Ничего не успеваю или как организовать свое время: Тайм-менеджмент ✔️ Как планировать свое время чтобы все успевать

Тайм-менеджмент ✔️ Как планировать свое время чтобы все успевать

«Ничего не успеваю, у меня ни на что не хватает времени!» — знакомая фраза? Если да, то вы пришли по адресу. Вам пора овладеть знанием о том, как всё успевать, при этом не только работать, но и жить.

Сегодня мы расскажем, что такое управление временем. Проанализируем основные причины нехватки часов и минут, опишем принципы и техники успешного тайм-менеджмента. А также подарим несколько несложных лайфхаков для мам с детьми и тех, кто хочет всё успеть.

Содержание:

• Почему я ничего не успеваю?
  • ТОП-7 причин
  • Важен баланс!
• Тайм-менеджмент: что это такое?
  • Правила и приёмы 
  • Основные принципы тайм-менеджмента
• Методики тайм-менеджмента
  • Принцип Брайна Трейси «Съесть лягушку на завтрак»
  • Метод «помидора»
  • «Правило трёх» Криса Бейли
• Как всё успеть?
  • Правила продуктивного дня
  • Успеваем всё с ребёнком
  • Несложные лайфхаки для повышения продуктивности
• Что почитать на тему эффективного управления временем?

Почему я ничего не успеваю?

Prostock-studio/Shutterstock. com

Успевать делать всё одинаково хорошо невозможно — современная жизнь предъявляет к человеку слишком завышенные требования. Главное сегодня — правильно выбирать и помнить: вы, в первую очередь, человек со своими биоритмами, колебаниями здоровья и работоспособностью.

ТОП-7 причин

Если вы думаете, что у вас одних такая проблема, то это не так. Но есть и хорошая новость — можно решить вопрос со временем, разобравшись в причинах, по которым вы не успеваете задуманное и срываете дедлайны. Психологи выделяют 7 главных ошибок.

Обобщение

«Я ничего не успеваю», — сокрушаетесь вы. Но неужели совсем ничего? Какие-то дела вы наверняка сделали: забрали ребёнка из садика, позвонили родителям. Да, вы закончили в срок не всё, что хотели. Но похвалить себя за уже выполненное не менее важно — это помогает избежать мысленной катастрофизации своей жизни.

Перфекционизм

Излишняя требовательность к себе и желание сделать всё на «отлично» оборачиваются либо затягиванием сроков, либо внутренним ощущением, что дело как будто не доделано. Внутренние часы сбиваются, возникает ощущение опоздания.

Переоценка своих ресурсов

Prostock-studio/Shutterstock.com

Быть может, на выполнение рабочего отчёта вам нужна неделя. А вы решили, что выполните его за два дня, откладывали — и, конечно, не успели. Неправильная оценка своих возможностей привела к срыву сроков.

«Я сам»

Самостоятельность — хорошее дело, но успеть всё в одиночку действительно невозможно. Не в силах человеческих работать больше 12 часов в сутки или не спать три ночи подряд. Возможно, вы тащите на себе воз, который под силу одолеть четверым, — и упрямо отказываетесь делегировать полномочия.

Неумение отказывать

Если у вас и без того горят сроки сдачи нескольких проектов, но вы берёте на себя ещё два, потому что попросил «хороший человек» или обещают хорошо заплатить, то, конечно, вы не завершите ни один. Как бы ни была высока оплата, куда хуже не справиться с обязательствами.

Неправильный учёт биоритмов

Prostock-studio/Shutterstock. com

Возможно, вы садитесь за работу в те часы, когда ваша продуктивность естественным образом снижается. У каждого из нас есть свой пик работоспособности, и важно уметь выполнять самые трудные и большие дела именно в это время. Мелкие и лёгкие можно отложить на более «слабые» часы или закончить между делом.

Нежелание и отвращение

Возможно, вам просто не нравится большинство дел, которые вы выполняете. Так бывает, если работа выбрана не по душе или человек «живёт не своей жизнью».

Важен баланс!

Одна из самых частых проблем, особенно для женщин, — несоблюдение равновесия между основными сферами жизни, чаще всего работой, и семьёй. Соответственно, возникает чувство вины — «я плохая мать / жена» или «я плохой работник», — на котором успешно играют окружающие: начальство, коллеги, супруги или дети и родители. Главное правило продуктивной, радостной и счастливой жизни — баланс между этими сферами. Он поможет не только всё успевать, но и прекрасно себя чувствовать.

Тайм-менеджмент: что это такое?

Prostock-studio/Shutterstock.com

Тайм-менеджмент (от англ. Time management — управление временем) — это учёт, грамотное распределение и организация временны́х ресурсов. Он даёт возможность использовать время своей жизни с максимальной пользой и выгодой для себя.

Тайм-менеджмент — не только самоорганизация, то есть учёт часов и планирование своей деятельности. Он включает ещё и работу с собственной мотивацией и приоритетами.

Ведь если какое-то дело для нас неинтересно или тягостно, мы будем откладывать его выполнение и рискуем не успеть. Тайм-менеджмент — это не просто структурирование, но и максимально выгодное использование времени.

Правила и приёмы

Управлять собственной эффективностью можно с помощью следующих последовательных действий:

• постановка цели — «Что я хочу сделать?»;
• составление плана — «Что и в каком порядке я буду делать?»;
• мотивация (самомотивация) — «Зачем мне это нужно?»;
• реализация намеченного — «Какими способами я стану пользоваться для достижения целей?»;
• контроль и самоконтроль.

Основные принципы тайм-менеджмента

Prostock-studio/Shutterstock.com

1. Правильно ставить цели

Цель должна быть важна и полезна не только другим людям (работе), но и вам лично. Неправильно поставленная цель потребует затрат сил и времени, но пользы не принесёт. Баланс между выгодой для вас и пользой для окружающих и дела придётся искать.

Для правильной постановки цели нужно:

1. Оценить свои возможности и ресурсы.
   Дело должно быть выполнимым.
2. Согласовать цель с вашими личными ценностями и желаниями. Если вы никогда не стремились стать руководителем, не стоит стараться получить должность руководителя отдела.
3. Учесть возможные препятствия на пути к выполнению. Они обязательно будут, и важно оставить на них некоторое количество ресурсов.
4. Понимать, зачем вам нужно достигать цели, каким будет конечный результат ваших усилий.

2. Расставлять приоритеты (что выполнять сначала, что потом)

Prostock-studio/Shutterstock. com

Приоритеты напрямую связаны с ценностями человека и зависят от них.

Один из способов определения приоритетов — матрица Эйзенхауэра. Эта техника всю предполагаемую работу делит на 4 категории: «Важные и срочные», «Важные, но несрочные», «Неважные, но срочные», «Неважные и несрочные».

Выполнение задач из первой категории не подлежит обсуждению, ими нужно заняться прежде всего. Вторые можно отложить, проверив сроки выполнения. Третьи, возможно, получится поручить кому-то. Ну а делами из четвертой группы вполне можно пренебречь, удалить их из перечня.

3. Цель должна быть максимально конкретной

Так нам не придётся, приступая к пункту «Разобрать бумаги», вспоминать, какие именно мы разбираем бумаги и где — в шкафу, или в ящиках стола, или вот ту кипу на подоконнике.

4. Планирование — ключ ко всему

Чёткий перечень дел на день позволяет «разгрузить» голову и не вспоминать лихорадочно, что сегодня ещё нужно успеть, а что уже сделано. Составлять его лучше письменно, ещё лучше — от руки на бумаге. Таким образом, вербализируя, синхронизируя двигательную (рука) и мыслительную (голова) активность, мы получаем от мозга сигнал к действию.

Большие и неопределённые задачи в плане лучше дробить на мелкие этапы и записывать каждый. Например, задача «Разобрать бумаги» включает в себя много мелких предварительных действий, о которых тоже нужно помнить: позаботиться заранее о наличии нужного количества папок; освободить место на полках или в ящике; решить, разобрать только те листы, которые относятся к уже законченным проектам или захватить и текущие тоже, и пр.

5. Определять конкретные, а главное — реалистичные сроки

Особенно в случае, если выполнение потребует больших затрат времени. Например, «Закончить к 12 января».

6. Не забывать про отдых!

Prostock-studio/Shutterstock.com

Нельзя превращаться в машину, которая трудится 24 часа в сутки и не знает усталости. Мы — живые люди, у которых есть персональные биоритмы, настроение, желания и состояние здоровья.

Если сегодня вы пренебрегаете отдыхом, то завтра организм может отомстить вам болезнью.

Важно не только помогать себе во время отпуска, но и выделять в течение рабочего дня время на небольшие перерывы для того, чтобы переключиться, дать отдых глазам и нагрузку телу, уставшему от неподвижности. Установлено, что человек не может концентрировать внимание дольше 45–60 мин подряд. Поэтому каждый час необходимо предоставлять себе возможность отдохнуть.

7. Оставлять резерв на форс-мажоры

Основной принцип планирования гласит: планом должно быть охвачено не более 60 % рабочего времени, а 40 % должно быть оставлено в качестве запаса для неожиданных дел. Потому что в течение дня наверняка произойдут мелкие срывы и неожиданности, которые к вечеру выльются в весомые задержки. И вы сами станете злиться и нервничать, если будете чувствовать, что опять ничего не успеваете.

8. Корректировать план

Список намеченного можно корректировать, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток важных задач должен быть либо перенесён на следующий день, либо вычеркнут, либо завершён за счёт сверхурочной работы, но завтра вы обязательно дадите себе отдохнуть.

Методики тайм-менеджмента

Prostock-studio/Shutterstock.com

Кроме вышеописанной матрицы Эйзенхауэра, предлагаем ещё несколько несложных способов эффективно управлять своим временем.

Принцип Брайна Трейси «Съесть лягушку на завтрак»

Если какое-то дело делать не хочется, но надо, начинать лучше с него — и весь день будет свободен от тягостной обязанности.

Метод «помидора»

Техника рекомендует работать в течение 20–25 минут, не отвлекаясь, а затем устраивать перерыв на 5–7 мин. Для удобства можно ставить таймер (собственно, от этого устройства в виде помидора метод и получил название).

После нескольких двадцатиминутных отрезков работы отдыхать нужно дольше — от 15 до 30 мин. Так вы сможете меньше уставать в течение дня.

«Правило трёх» Криса Бейли

Метод предлагает не тратить силы и время на множество разных задач, а ежедневно выбирать три самых главных. На следующий день выбирать ещё три и т. д. Способ позволит сосредотачиваться на том, что действительно важно, и удобен для тех, кто привык планировать всё заранее.

Как всё успеть?

Prostock-studio/Shutterstock.com

Советы психологов тем, кто хочет успевать всё и даже больше.

Правила продуктивного дня

Готовим с вечера

Чтобы не тратить время утром и ничего не забывать, соберите всё, что вам завтра будет нужно, заранее: одежду, сумку, документы или бумаги. Если предстоит поход в поликлинику с ребёнком, заранее уложите медицинский полис, запасную одежду, книжки или игрушки, которые позволят отвлечь и успокоить ребёнка, важные мелочи, детские «перекусы» — кроме скоропортящихся продуктов.

Хорошо «разгружает» голову заранее составленный список — перечень предстоящей работы. Так вы лучше выспитесь, потому что освободитесь от необходимости держать все вопросы в уме.

Пьём воду

Вода не только утоляет жажду, но и даёт возможность ненадолго отвлечься и отдохнуть. Для ясности ума и поддержания тонуса тела старайтесь выпивать хотя бы 1-1,5 литр чистой питьевой воды в день.

Убираем хронофаги

Немалую часть времени крадут мелкие дела, которые не только не важны, но иногда и вредны.

Поможет простой хронометраж. Выберите один день, в который будете записывать все выполняемые действия и временны́е затраты на них: вплоть до самых мелких, таких как «чистил зубы» или «мыл посуду». Так вы увидите, сколько часов или минут тратится на действительно полезные вещи, сколько — на настоящий отдых, а сколько крадут у вас такие занятия, как пролистывание новостей, соцсети или «залипание» в телефоне. Однако важно не только найти эти дыры, но и уничтожить — отказаться совсем или сократить количество дел-хронофагов.

Учимся отказывать

Prostock-studio/Shutterstock.com

Если вы чувствуете, что не успеваете сделать всё, намеченное на сегодня, отказывайтесь брать на себя дополнительную работу. Достаточно вежливого, но твердого «нет», иногда даже без объяснения причины. Ваше время и силы — ваше право.

Организуем рабочее место и быт

Если на столе беспорядок, часть времени тратится на то, чтобы найти нужную папку. Если одежда свалена горой в шкафу, утром вы не сразу отыщете нужную рубашку. Приучитесь класть вещи на свои места сразу после использования; рассортируйте рабочую «канцелярку» и бумаги; выбросите мусор.

Чистота и порядок вокруг не только упорядочивают мысли, но и возвращают душевное равновесие.

Помните, однако, что всё хорошо в меру. Не становитесь рабом чистоты и заложником аккуратности.

Награждаем себя

Выполнив очередной пункт, устройте маленький перерыв, похвалите себя, наградите за успешную работу, побалуйте. Заварите любимый чай, посмотрите несколько минут красивые картинки или хотя бы переведите взгляд за окно. Улыбнитесь, обнимите ребёнка или любимого человека. Разомнитесь, если перед этим вы работали за столом или компьютером. Съешьте маленькую порцию сладкого — так организм получит эндорфины, а вы поднимете себе настроение.

Иногда планы могут меняться, графики — срываться, в этом нет ничего страшного или вредного. Мы живые люди. Что-то пошло не так? Вы хозяин своего времени, а не наоборот. Улыбнитесь и скажите себе, что всё случившееся в конечном счёте обязательно пойдёт на пользу.

Успеваем всё с ребёнком

Prostock-studio/Shutterstock.com

Проблема «Я ничего не успеваю!» актуальна не только для руководителей, но и для домохозяек и молодых мам. Порой гораздо сложнее всё сделать, имея непоседливого дошкольника, чем спокойного грудничка. Особенно если детей несколько: кружки у младших, подготовка уроков со старшими, быт, работа… времени ни на что не хватает.

Выручат простые правила:

1. Я — важнее

От ваших сил и состояния зависит благополучие ваших детей. Поэтому если стоит выбор между сном рядом с младенцем и уборкой, смело выбирайте сон. Спите всё время, которое позволяет ребенок, и пусть остальное подождет. Ешьте достаточно, а не перекусывайте на бегу булкой и остатками детского яблока. Отдыхайте, если чувствуете усталость. Хотя бы раз в неделю найдите возможность побыть в одиночестве не меньше часа. Вы нужны живая — и себе, и семье.

2. Комплекс «я не идеальная мать» — долой!

У психолога и педиатра Д. Виннекота есть выражение «достаточно хорошая мать», отлично подходящее для всех подобных случаев.

Если вы откликаетесь на потребности ребёнка и чувствуете его, заботитесь о нём и любите — вы УЖЕ хорошая мать.

Успевать всё невозможно! Нельзя одновременно иметь блистающий чистотой дом, обед из пяти блюд, шикарный маникюр и спящего очаровательного младенца в кружевах. Вы не идеальны и тем хороши.

Отсюда вытекает правило 3.

3. Убираем необязательные дела

Prostock-studio/Shutterstock.com

В первую очередь в быту. Готовьте еду сразу на два дня. Сокращайте время на уборку (в разумных пределах и по мере необходимости). Ведь никто не умрёт, если пол в комнате будет не мыт уже несколько дней, а на столе грустит грязная посуда.

4.

Привлекаем науку и технику

В мультиварку можно закинуть продукты для несложного блюда, посудомоечная машина справится с залежами из раковины, кухонный комбайн нарежет овощи для салата. Полуфабрикаты выручат в будни, слинг позволит делать мелкую работу по дому с ребёнком, рюкзак — отличная замена тяжёлой коляске.

Избавьте себя от изматывающих переживаний за ребёнка, когда он не рядом с вами или гуляет/идёт один в школу. Постоянные звонки и СМС не только расходуют ваше время, но и раздражают школьника. Современные технологии вам в помощь: с приложением «Где мои дети» вы сможете смотреть по карте, где ваш ребёнок и каким маршрутом следует, слушать звук вокруг и быстро дозваниваться в любой ситуации. Экономьте время и силы!

5. Делегируем

Множество дел не обязательно выполнять самой — привлекайте членов семьи. Дошкольники в силах сложить игрушки, у школьников должны быть свои закреплённые обязанности, дедушка погуляет с ребёнком, а мужчина удержит в руках шланг пылесоса в воскресенье. Дом — совместное, а не одиночное плавание. Да, получится неидеально. Но — см.пункт 1.

Несложные лайфхаки для повышения продуктивности

Prostock-studio/Shutterstock.com

«Делу — время»

Если какие-то занятия требуют присутствия в одном месте или времени, лучше их объединить. Например, выполнять в субботу домашнюю работу: уборку, стирку, глажку белья. Или наметить на вторник дела, требующие присутствия в офисе; на утро — встречи, назначенные в одной и той же части города. Так вы сэкономите время на дорогу и создадите нужное настроение.

«Потехе — час»

Отключите уведомления из соцсетей в телефоне. Выделите для просмотра почты, новостей и соцсетей, например, 40 минут в день и старайтесь придерживаться правила.

Больше полезных советов от психологов:

1. Раз в несколько месяцев избавляйтесь от ненужных подписок, приложений, очищайте вкладку «Избранное», наводите порядок на рабочем столе. Это поможет не отвлекаться на ерунду.
2. Начав заниматься делом, какое-то время не отвлекайтесь на посторонние мелочи: просмотр соцсетей, разговоры с коллегами, телефонные звонки. Для этого можно использовать метод «помидора», а также убрать подальше телефон и заранее подготовить все нужное.
3. Долой перфекционизм. Сделать всё идеально невозможно. «Достаточно хорошо» — отличный результат.
4. Разумно организуйте пространство. Если какая-то вещь постоянно оказывается на одном и том же месте, значит, хранить её там удобнее всего. Например, поместите щётки для одежды в шкаф в коридоре, организуйте вешалку в комнате у ребёнка, выделите отдельные полки для свитеров. Интересные идеи найдутся в пособиях для fly-леди.
5. Если у вас много сумок, дублируйте часть содержимого, чтобы не тратить время на перекладывание. Бальзам для губ, расчёска, носовые платочки, таблетки — вам не придется судорожно вспоминать, не забыли ли вы что-то, собирая сумку утром.
6. Час тишины. В течение дня выделяйте возможность для отдыха. Уберите подальше телефон, ноутбук и посидите с книжкой; посмотрите в окно; полежите в ванной; не торопясь, выпейте чай с печеньем. Вы для себя главный.
7. Используйте время, проводимое в дороге, максимально продуктивно. Слушайте аудиокниги или полезные подкасты, смотрите обучающие или научно-популярные видео, читайте, просматривайте рабочую почту или рассылки. Если вам удобно набирать текст на телефоне, можно ответить на часть писем. А вот звонки в общественном транспорте лучше отложить на потом — не нарушайте личные границы других людей.

Что почитать на тему эффективного управления временем?

Брайан Трейси «Мастер времени»

Prostock-studio/Shutterstock.com

Книга описывает принципы и показывает основные методики управления временем.

Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»

Советы по организации работы и отдыха, рекомендации по повышению мотивации и постановке целей, разбор техник планирования от одного из самых известных российских авторов в сфере тайм-менеджмента.

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»

Prostock-studio/Shutterstock.com

Автор рассказывает, как правильно составлять списки, разрабатывать работоспособную систему планирования, учит определять приоритеты.

Людмила Петрановская «#Selfmama. Лайфхаки для работающей мамы»

Очень полезное пособие для молодых мам, как находящихся в декрете, так и работающих. Практические советы, тонкости и хитрости, написанные для тех, кто знает, как это — разрываться между семьёй, работой и бытом и всё успевать.

Екатерина Беспятых «Ресурсный тайм-менеджмент для женщин»

Prostock-studio/Shutterstock.com

Рекомендации для работающих мам и жен, знающих цену минутам.

Дональд Рос «Не делай это. Тайм-менеджмент для творческих людей»

Книга написана для тех, кто загорается новыми идеями, но не доводит их до конца. Она учит выделять главное, сосредотачиваться на нём и правильно организовывать свой день.

Тимоти Пичил. «Не откладывай на завтра»

Prostock-studio/Shutterstock.com

Книга для тех, кто часто откладывает все «на потом». Техники и приёмы помогут разобраться с этой привычкой и успокоить внутреннего критика и нытика.

Управлять своим временем совсем несложно.

Планирование и грамотная организация — вот основные приёмы тайм-менеджмента. Добавим немного внимания к себе, гибкости и здравого смысла — и всё отлично получится. Удачи!

Оцените, пожалуйста, статью

Нам это очень важно!

Средняя оценка: 4.8 / 5. Голосов: 4

Оценок пока нет. Оцените первым!

Получите чек-лист подготовки к школе на свою почту

Письмо отправлено!
Проверьте электронный ящик

3 простых шага / Хабр

Жить в режиме бесконечного цейтнота как минимум грустно, а как максимум — вредно для здоровья. Пропустив дедлайн по одной задаче, ты двигаешь все остальные и в итоге постоянно ничего не успеваешь. Нервничаешь и ненавидишь себя.

Вырваться из этого замкнутого круга сложно, но возможно. В статье — 3 простых шага с конкретными подходами, техниками и инструментами.

Шаг 1. Уделяйте время планированию

Садишься утром за компьютер и минут 20–40 тратишь на перелистывание чатов, перебор папок и попытки вспомнить, что нужно сделать и какая задача самая приоритетная. После завершения первой задачи процесс повторяется. Даже если это не 20–40, а 5–15 минут, за день все равно легко набегает пара часов, потраченных впустую. Знакомо?

Чтобы такого не происходило, стоит планировать рабочий день, тщательно и заранее.

Перейти от хаотичной работы к планированию и структурности бывает не так просто. Вот что поможет.

Выбрать систему планирования

Систем планирования сейчас существует великое множество. Выбрать и посоветовать какую-то одну единственно верную вряд ли получится. Все люди разные — то, что отлично работает у одних, у других не будет работать совсем. Мы рассмотрим три популярные системы, которые точно стоит протестировать, и приведем список других на случай, если ни одна из этих не подойдет.

1-3-5. Система позволяет запланировать задачи на день с расстановкой приоритетов таким образом, чтобы все успеть и вечером почувствовать себя молодцом — как много я всего успел.

Ее суть заключается в том, что на каждый день вы планируете:

• 1 самую важную, сложную и, вероятно, затратную по времени задачу;

• 3 менее важные задачи;

• 5 мелких дел.

Так на каждый день вы планируете 9 задач разной степени сложности и приоритетности — это немало. С другой стороны, действительно сложная и трудозатратная задача всего одна. Распределяя дела таким образом, легко успевать все запланированное, а значит — не чувствовать себя плохо из-за того, что опять что-то нужно переносить.

Так может выглядеть список дел специалиста по контекстной рекламе

Bullet Journal. Подход к планированию, основанный на быстрых записях и системе ключей-символов. Обычно ведется в бумажном ежедневнике с пронумерованными страницами и состоит из:

• карты ключей. На первой странице записываем, какими символами будем обозначать задачи, встречи, идеи, выполненные дела и т. д.;

• индекса. Это своего рода содержание. Записываем, на каких страницах что находится;

• ежемесячника. Сюда вносим ключевые дела на месяц, которые точно не отменятся и не изменятся;

• ежедневника. Здесь оформляем список задач, дел и встреч на день;

• коллекций. В этот раздел пишем тематические списки, например книг, которые надо почитать, полезных ссылок и т. д.

Благодаря индексу, пронумерованным страницам и аккуратному заполнению ежедневник по системе Bullet Journal может решить проблему продуктивности.

Пример записи по системе Bullet Journal

Теоретически, реализовать такую систему можно и в цифровом виде, например в Trello. А еще можно объединить ее с системой «1–3–5».

Матрица Эйзенхауэра. Методика определения приоритетов, которая помогает сфокусироваться на том, что действительно важно. Чтобы распланировать свой день по этому принципу, нужно рассортировать задачи на:

• важные и срочные — те, которые нужно сделать обязательно сегодня и в первую очередь. При грамотном планировании задач этой категории не должно быть вообще. Если они есть, значит вы что-то не успели в прошлые дни;

• несрочные, но важные — обычные задачи в списке дел на день;

• срочные, но неважные — дела, которые нельзя откладывать, но они не приближают к достижению целей;

• несрочные и неважные — дела, которые не приносят никакой пользы и тратят время впустую. Обычно их можно вычеркнуть без ущерба для прогресса и продуктивности.

Задачи по этому методу удобно записывать, разделив квадрат на бумаге или в электронной таблице на 4 сегмента.

Пример матриц Эйзенхауэра для таргетолога

Фиксировать дела и планы

Какую бы идеальную систему планирования вы не выбрали, она не будет работать, если все дела держать в голове. Кроме того, пытаясь удержать планы в памяти, вы снизите эффективность работы над задачами и будете все время нервничать, опасаясь что-то забыть. Поэтому фиксировать задачи точно надо, главное — выбрать для себя удобный способ.

Ежедневник. Казалось бы, с развитием технологий бумажная запись должна была остаться в прошлом. Но на деле многим удобнее планировать дела именно в таком формате. К тому же, писать от руки и вычеркивать выполненные задачи — это приятно.

Если все это про вас, не мучайте себя попытками привыкнуть к цифровым инструментам — купите красивый ежедневник на год, освойте Bullet Journal или другую эффективную систему записей и вперед.

Цифровые сервисы. Если писать от руки вы не любите, то альтернативой может стать онлайн-сервис для ведения дел. Они хороши тем, что:

• в отличие от бумажного ежедневника, записи можно редактировать;

• если есть кроссплатформенность, список дел всегда под рукой — в телефоне;

• удобно устанавливать напоминания, чтобы не забывать о важном.

Онлайн-инструментов для планирования великое множество. Главное, выбрать тот, который подойдет именно вам и впишется в выбранную систему планирования.

Пример цифрового планировщика дел

Календарь. Самый простой из цифровых инструментов — выбираете приложение и вносите списки дел на каждый день. Чтобы иметь доступ к задачам в любой момент, где бы вы ни находились, лучше выбрать кроссплатформенный инструмент, например Google Календарь.

Так может выглядеть список дел в Google Календаре

Маркерная доска. Еще один способ для тех, кто хочет вести список дел вручную. Правда, вернуться на неделю назад и посмотреть записи и пометки не получится — каждый день с чистого листа. Зато все крупно и на виду. К тому же, можно организовать планирование по системе Kanban так, как это изначально работало на заводе Toyota.

Правильно формулировать задачи

На первый взгляд, этот совет может показаться излишним — все мы взрослые люди и умеем складывать слова в предложения. На деле от конкретной формулировки действительно может зависеть продуктивность, особенно если задач много.

Сравните две задачи:

С первой формулировкой в любом случае придется потратить время, чтобы разобраться и вспомнить, что вообще нужно. Вторую можно сразу начинать делать, особенно если к задаче приложены ТЗ и переписка с клиентом.

В цифровых сервисах удобно прикреплять к задаче все необходимое: документы, переписки, схемы, макеты страниц и т. д.

Чтобы упростить себе жизнь и не тратить время на разгадывание ребусов в течение дня, старайтесь сразу формулировать задачи максимально конкретно. Сначала это может показаться лишней тратой времени, если вы привыкли записывать за 5 секунд первое, что пришло в голову. Но со временем формулировать правильно станет проще, а продуктивность увеличится.

Делить большие дела на простые и понятные части

Этот довольно простой, но действенный прием тоже призван упростить нашему мозгу восприятие задачи.

Сравните:

Первая формулировка — это даже не задача, а глобальный проект, который включает в себя десяток более мелких дел. На выполнение его целиком может уйти неделя. Вторая — конкретный этап процесса, который легко выполнить за один подход.

Делим большую задачу на простые этапы

Сталкиваясь с первой формулировкой мы тратим время на то, чтобы вспомнить, что уже сделано и на чем мы остановились. Кроме того, за такую глобальную вещь взяться психологически тяжелее. Мы подсознательно ее двигаем и в итоге делаем дольше, чем могли бы.

Шаг 2. Боритесь с прокрастинацией

Прокрастинация — это склонность откладывать даже важные и срочные дела на потом.

Причин у такого поведения множество:

• перфекционизм. Боитесь сделать неидеально и поэтому откладываете;

• отсутствие целей в жизни. Непонятно, зачем это все вообще;

• задач слишком много. Непонятно, за что браться, если все равно ничего не успеешь;

• нет четкого плана. Вместо того, чтобы выбрать задачу, посмотрим YouTube;

• усталость. Вы четыре дня работали без сна и отдыха, а в пятницу «сломались»;

• отвлекающие факторы. Нужно ответить на телефонные звонки, посмотреть уведомления на ноутбуке и смартфоне;

• соблазны. При выполнении сложной задачи, которая требует больших умственных усилий, перспектива отвлечься на выбор отеля для отпуска выглядит очень привлекательной, устоять трудно.

Не все эти причины в каждый момент времени актуальны для конкретного человека: кто-то прокрастинирует, потому что устал, другой — из страха сделать работу неидеально. Но итог один — вы опять провели в чатах два часа, а работа не сделана.

Вот несколько действенных способов побороть деструктивное поведение и сделать свой день продуктивнее.

Использовать Pomodoro. Подход к организации рабочего дня, основанный на разделении всего времени на небольшие равные промежутки — «помидоры». Классический «помидор» длится 25 минут, после чего следует пятиминутный перерыв, а после четырех помидоров — длинный перерыв в 15 минут. Длительность «помидоров» и перерывов можно менять под себя: кому-то удобнее работать 50 минут без перерыва, а потом отдыхать сразу 10 минут.

Чтобы четко следовать плану и не отвлекаться на отслеживание времени, можно использовать специальные «помидорные» таймеры: есть приложения для смартфона и компьютера, браузерные расширения. Они напоминают, когда заканчивается очередной «помидор» или перерыв. Браузерные расширения умеют блокировать доступ к заданным сайтам на время, пока тикает «помидор», чтобы избавить пользователей от соблазна залипнуть в соцсетях, когда надо работать.

Простой «помидорный» таймер в браузере

Вести хронометраж. Иногда человек даже не замечает, что стал заядлым прокрастинатором. Вроде целый день за компьютером, глаза устали, а даже половина запланированного на день не сделана. В таком запущенном случае полезно сначала выяснить, куда уходит время.

Для этого нужно понять, на что тратится буквально каждая минута, иначе какие-то «пожиратели времени» могут остаться незамеченными.

Сделать это можно двумя способами:

Последний способ подойдет, если вся ваша прокрастинация проходит в цифровом пространстве: соцсетях, YouTube, компьютерных играх. Если же вы отвлекаетесь с книжкой на диване, система просто зафиксирует, что вас не было за компьютером, а это не информативно. В этом случае лучше выбрать таблицу.

Таблица с хронометражем дня может выглядеть так, только для достижения цели стоит описывать каждый промежуток времени

Отключать уведомления. Современные смартфоны могут издавать звуки чуть ли не каждую минуту: родители общаются в школьном чате, брат написал в мессенджер, чтобы узнать как дела, банк списал деньги, а магазин дал скидку. Все это может потерпеть пару часов, но мы слышим уведомление и лезем в телефон смотреть.

Чтобы не отвлекаться по мелочам, стоит отключить уведомления. Но важно сделать это так, чтобы не упустить ничего важного. К примеру, если в Telegram, помимо каналов, у вас есть чаты с клиентами, на которые важно реагировать сразу, не стоит отключать уведомления для всего мессенджера. Поставьте каналы и флудильные чаты в режим Mute, остальное пускай работает. Или отключите уведомления для всех, оставив несколько исключений. По аналогии можно поступить с остальными приложениями.

Выделять время для проверки почты. В любой непонятной ситуации проверяйте почту. А еще ВКонтакте, Skype, Telegram и все остальные мессенджеры.

Желание быть на связи и сразу отвечать на важные письма похвально, но на деле мы без конца проверяем входящие не поэтому. А потому что мозг так и норовит переключиться со сложной задачи на что-нибудь попроще. Да и важные письма не приходят так часто, как мы проверяем почту, а на просмотр неважных тоже уходит время. К тому же, даже важные письма вполне могут подождать 2–3 часа, и ничего страшного не произойдет. Исключения довольно редки.

Поэтому нужно понять и принять, что бесконечные проверки входящих — лишняя трата времени. Можно установить график для этой задачи с периодичностью 2–3 раза в день, а в остальное время забыть про нее.

Шаг 3. Отдыхайте

Все просто — продуктивно работать без полноценного отдыха не получится. Даже если вы сможете неделю или месяц жить на пределе возможностей, потом это обязательно аукнется длительной прокрастинацией и подорванным здоровьем. Поэтому, если важно продуктивно работать на длинных дистанциях, без качественного отдыха не обойтись.

Вспомним три главные составляющие полноценного отдыха.

Сон

Он должен быть регулярным и полноценным. Кому-то хватает 6 часов, чтобы чувствовать себя бодрым и энергичным, другим мало 9. Важно определить свою потребность в сне.

Также для здорового и полноценного сна обычно рекомендуют:

• ложиться и вставать в одно и то же время;

• ложиться спать пораньше, потому что в первую половину ночи организм отдыхает и восстанавливается лучше. Это связано с действием мелатонина и фазами сна;

• не пользоваться гаджетами часа за 2 до сна.

Физическая активность

Работа в digital-сферах в основном сидячая. Многие трудятся из дома, а значит даже по дороге на работу не двигаются. Такой образ жизни чреват проблемами со здоровьем, которые в свою очередь приводят к вялости, апатии и сниженной работоспособности. Какая уж тут продуктивность.

Поэтому так важно организовать себе физическую активность:

• записаться в фитнес-клуб рядом с домом;

• выходить на улицу и гулять, кататься на лыжах, роликах, велосипеде;

• выполнять домашние тренировки или хотя бы делать зарядку.

Добавляем физическую активность в график

Включить физическую активность в свой график бывает непросто, особенно если вы давно на сидячей работе и привыкли к такому образу жизни. Но стоит первое время заставить себя через силу, чтобы потом почувствовать, что появилась энергия, мозг начал соображать быстрее, а желание прокрастинировать пропало.

Досуг и хобби

Хорошо, когда работа приносит радость и удовольствие, когда вы можете заниматься любимым делом и зарабатывать. Однако даже при таком идеальном раскладе в жизни должно быть что-то кроме работы. Просто потому что важно переключаться, в противном случае даже самая любимая работа может надоесть.

Попробуйте подобрать себе интересное хобби и выделить для него немного времени. Вы увидите, как возвращаться к работе станет еще приятнее, появятся новые идеи и цели, а также силы на их достижение и реализацию.

Бонус: 10 полезных инструментов

Вот, пожалуй, и все. Этих трех шагов должно хватить, чтобы сделать свою жизнь продуктивнее, насыщеннее и вместе с тем спокойнее. А напоследок — несколько полезных инструментов, которые помогут пройти эти три шага на пути к продуктивности.

1. Для планирования задач и проектов:

   • Trello

   • Todoist

   • Microsoft To-Do

   • Asana

   • Weeek

2. Для контроля времени:

   • Toggl

   • Timely

3. Для работы по технике Pomodoro:

   • PomoDone

   • PomoToDo

   • Focus To-Do

Желаем удачно построить систему личной эффективности и все успевать.

Как организоваться, если у вас мало времени

Организационные идеи

Эбби Лоусон 1 августа 2022 г.

Если ты еще не понял, у меня есть что-то вроде организации. Я не только люблю заниматься хорошим организационным проектом, но также люблю говорить об организации и писать об организации, а также слышать, что другие люди говорят об организации. И много раз, когда я веду с людьми дискуссию об организации, они заканчивают тем, что говорят мне одно и то же:

«Я бы хотел навести порядок, но у меня мало времени».

И о, я так тебя слышу. На расхламление и организацию всех наших вещей может уйти много времени. Но мы занятые люди. У нас могут быть рабочие обязанности, церковная или общественная деятельность, семейное время, спорт, уроки, хобби и, ну, жизнь! Итак, что мы делаем, когда хотим навести порядок, но не можем найти для этого достаточно времени в своем расписании?

Когда мы переживали особенно напряженный период в нашей жизни, и я чувствовал себя измотанным и неорганизованным, я начинал с того, что говорил себе одну простую вещь:

1.

Зафиксировать на 15 минут.

Независимо от того, насколько мы заняты, почти каждый из нас может найти способ выкроить 15 минут в своем расписании. Да, это может означать сокращение времени, проводимого в Facebook или Instagram. Это может означать просыпаться на несколько минут раньше или ложиться спать на несколько минут позже. Но я обнаружил, что если я могу выделить всего 15 минут организации каждый день , со временем это действительно может иметь большое значение.

2. Составьте список.

В первый день моего обязательства я использую свои 15 минут, чтобы составить план действий. Я беру лист бумаги и записываю список организационных задач, которые можно выполнить по дому примерно за 15 минут. Если работа занимает больше 15 минут, я просто разбиваю ее на более мелкие части. Некоторые примеры этих 15-минутных заданий могут быть такими:

• вычистить ящик для мусора
• просмотреть мою кухонную утварь
• просмотреть мои контейнеры для посуды
• разобрать один ящик с одеждой
• вычистить один ящик для игрушек
• разобрать мои чистящие средства

Некоторые задачи, которые вы возможно придется сделать не один раз. Например, у нас дома есть несколько ящиков для игрушек, так что я просто стараюсь браться за один в день, пока не переберу их все.

Чтобы помочь вам начать работу со своим списком, я создал печатную форму с кучей идей + несколько пробелов для добавления ваших собственных элементов. Вы можете скачать его ниже.

(Щелкните здесь, чтобы загрузить бесплатные задания для распечатки!)

3. Установите таймер.

Каждый день я выбираю один пункт из своего списка для решения. Я устанавливаю таймер на своем телефоне на 15 минут и обязуюсь в течение этого времени сосредоточиться только на своем организационном проекте. Если 15 минут истекли, а я не закончил работу, я решаю, есть ли у меня несколько дополнительных минут, чтобы закончить ее, или мне нужно закончить ее на следующий день.

(Меня всегда поражало, как часто у меня есть несколько дополнительных минут, чтобы закончить задачу — иногда самая большая битва — это преодоление этого ментального блока и начало работы!)

4.

Безжалостно очистить.

Когда я выполняю свои 15-минутные организационные задания, я стараюсь как можно больше очиститься. Если я нахожу сломанные, испачканные или изношенные вещи, я их выбрасываю. Если это что-то, чем я просто больше не пользуюсь, но оно в хорошем состоянии, я стараюсь его пожертвовать. (Хранение ящика для пожертвований в незаметном месте в нашем доме помогает мне лучше справляться с этой задачей. Когда он наполняется, я просто бросаю его в ближайший центр пожертвований.)

Я знаю, что иногда трудно расстаться с вещами, особенно с теми, которые еще находятся в хорошем рабочем состоянии. Но я обнаружил, что чем больше я очищаю и избавляюсь от хлама, тем легче становится 9.0011 содержать моих пространств в порядке. Если я просто складываю все, что у меня есть, в более красивые коробки, я не организую; Я просто переделываю свой беспорядок. И когда это происходит, вещи снова становятся беспорядочными и неорганизованными, поэтому я стал БЕСПОЛОВИННЫМ чистильщиком!!! 🙂

5.

Найди всему место.

Я обнаружил, что когда у каждого предмета есть свой «дом», куда можно вернуться, у меня гораздо больше шансов сохранить все в порядке. Если у меня возникают проблемы с поиском места для чего-либо, это обычно означает, что я не провел чистку так безжалостно, как должен был (см. № 4!) или мне нужно проявить больше творчества в том, как я использую свое пространство.

(Если вы живете в маленьком пространстве, я точно знаю, как вы себя чувствуете! Мы жили в маленьком таунхаусе 7 лет, и я научился проявлять очень творческий подход к ограниченному пространству, которое у меня было. Вы можете посмотреть мои советы для организации небольшого пространства в этом посте.)

Но что, если мне нужно больше мусорных ведер или ящиков?!

Много раз, когда я выполняю свои 15-минутные задания по организации, я обнаруживаю, что мне нужна какая-то корзина или контейнер для хранения, чтобы помочь собрать предметы, которые я пытаюсь организовать. Когда это происходит, я сначала пытаюсь осмотреть свой дом, чтобы увидеть, есть ли у меня подходящие контейнеры. (Часто я это делаю, потому что я немного помешан на контейнерах для хранения! 😉) Они не должны быть причудливыми или красивыми. Я использовал обувные коробки или коробки Amazon. Я даже отрезал дно у коробок с хлопьями, чтобы в них можно было поместить мелкие предметы. (Иногда я заворачиваю их в оберточную бумагу, если действительно хочу, чтобы они выглядели мило.)

Но организованность не равносильна трате кучи денег на красивые мусорные баки. (Помните, мы не хотим просто переставлять наш беспорядок!) Если и только если я искал в своем доме повсюду и использовал свой творческий мозг настолько, насколько мог, и все еще не получил нужного контейнера, тогда я сделаю пометку в моем ежедневнике или на моем телефоне, чтобы забрать мусорное ведро в магазине. Но в большинстве случаев я могу использовать то, что у меня уже есть, и, держу пари, вы тоже можете!

(Я собрал этот шкаф для ванной, используя только те предметы, которые были у меня под рукой – общая стоимость 0 долларов!!)

Итак, вы готовы принять 15-минутное испытание?! Если организация — это действительно та область, в которой вы хотите разобраться в этом году, я рекомендую вам распечатать мой список выше, добавить некоторые из ваших собственных идей и выделить 15 минут организации в день. (Бонусные баллы, если вы сможете убедить мужа и детей присоединиться к веселью! Я не гнушаюсь взяточничества. Просто говорю. 😉 )

Я знаю , может показаться, что 15 минут не так много времени, чтобы выполнить некоторые из этих сложных задач, но я всегда поражаюсь тому, как много я успеваю, когда я последовательна и делаю маленькие шаги каждый божий день. И если я смогу это сделать, я обещаю, что и вы сможете!!

Удачной организации!

Управляйте временем с помощью этих 20 мощных советов по тайм-менеджменту

У всех нас есть 24 часа в сутках. Но почему кажется, что некоторые люди способны извлечь максимальную пользу из каждой минуты дня? Хотите верьте, хотите нет, но они не способны замедлить время. Однако они умеют правильно распоряжаться своим временем.

Хотите узнать, как стать мастером тайм-менеджмента? Начните с использования этих 20 супермощных советов по тайм-менеджменту.

1. Создайте учет рабочего времени.

Когда дело доходит до тайм-менеджмента, первый шаг, который вам нужно сделать, это выяснить, куда на самом деле уходит ваше время. Вы можете думать, что отправляете электронные письма только 30 минут, но на самом деле эта задача съедает час вашего дня.

Самый простой способ следить за своим временем — загрузить приложение, например RescueTime, Toggl или приложение «Календарь», чтобы отслеживать все, что вы делаете в течение недели. Затем вы можете получить доступ к отчету, чтобы узнать, что крадет ваше время. С помощью этой информации вы сможете внести соответствующие коррективы.

2. Установите ограничение по времени для каждой задачи.

Я обнаружил, что установка ограничения по времени для каждой задачи не позволяет мне отвлекаться или откладывать дела на потом. Например, если я хочу написать статью для своего блога, я даю себе два часа. Так что, если я начал в 8 утра, я стараюсь написать его к 10 утра.

В каком-то смысле это становится игрой.

Поскольку я устанавливаю буферы между задачами и действиями, если я не выполняю задачу вовремя, я все равно могу работать над ней, не тратя время, зарезервированное для чего-то другого.

3. Используйте список дел, но не отказывайтесь от задач.

«Все цели и проекты состоят из более мелких частей, которые необходимо выполнить, чтобы достичь цели или завершить проект. Создавайте списки дел для каждой цели и проекта, перечисляя все измеримые шаги, которые необходимо выполнить», — предлагает Уильям Липовски.

«Помимо того, что вы сосредоточены, это также мотивирует вас, поскольку вы можете видеть, чего вы уже достигли, и что осталось».

В то же время будут прерывания, которые могут помешать вам выполнить задание. Уильям рекомендует вам «всегда возвращаться к этим задачам и выполнять их, как только вы сможете это сделать. Это может потребовать от вас установить ограничение на количество задач, над которыми вы работаете в любой момент времени».

4. Планируйте заранее.

Одна из худших вещей, которые вы можете сделать, это проснуться без плана на день. Вместо того, чтобы сосредоточиться на том, что нужно сделать, вы бесцельно блуждаете и занимаетесь более тривиальными делами.

Вот почему вы всегда должны планировать заранее, используя один из этих вариантов;

• Накануне вечером. Прежде чем уйти с работы, потратьте последние 15 минут на то, чтобы навести порядок в офисе и составить список самых важных дел на завтра.
• Первым делом с утра. Во время утренней рутины запишите 3 или 4 самых срочных и важных дела, которые нужно решить сегодня, и работайте над ними, когда вы наиболее продуктивны.

5. Проводите утро на MIT.

Марк Твен однажды сказал: «Если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку, лучше всего сделать это первым делом с утра. А если ваша работа состоит в том, чтобы съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую».

Брутто? Конечно. Но смысл, который подчеркивал Твен, заключается в том, что вы должны позаботиться о своих самых больших и сложных задачах утром, то есть о самых важных задачах (MIT) дня.

Есть несколько причин, по которым это такой эффективный трюк управления временем. Во-первых, у вас обычно больше всего энергии в AM. Так что лучше решать эти задачи, когда вы не истощены. Кроме того, вы можете использовать это чувство выполненного долга, чтобы прожить остаток дня.

6. Научитесь делегировать/аутсорсингу.

Делегирование и аутсорсинг могут быть немного сложными. Некоторым трудно позволить кому-то другому делать работу, которую раньше делали они. У других нет времени обучать кого-то выполнять определенные задачи.

Дело в том, что делегирование или аутсорсинг реально экономят время, поскольку уменьшают рабочую нагрузку, а это значит, что у вас остается больше времени для более важных задач или выполнения меньшего объема работы. Либо передайте обязанности квалифицированным членам команды, либо наймите опытного фрилансера. И, если вы решите пройти внутреннее обучение, первоначальные инвестиции в конечном итоге окупятся.

7. Устранить полуработу.

«В наш век постоянных отвлекающих факторов до глупости легко разделить наше внимание между тем, что мы должны делать, и тем, чем нас бомбардирует общество», — пишет Джеймс Клир.

«Обычно мы уравновешиваем потребности в сообщениях, электронных письмах и списках дел, одновременно пытаясь что-то сделать. Мы редко полностью погружаемся в стоящую перед нами задачу».

Клир назвал это «полуработой», и вот несколько примеров;

• Вы пишете отчет, но случайно останавливаетесь, чтобы проверить свой телефон без причины.
• Вы пробуете новый режим тренировки, но через пару дней переключаетесь на новую программу, потому что прочитали об этом в Интернете.
• Во время разговора по телефону ваши мысли блуждают по электронной почте.

«Независимо от того, где и как вы попадаете в ловушку половинчатой ​​работы, результат всегда один: вы никогда полностью не погружаетесь в поставленную задачу, вы редко беретесь за нее в течение длительного периода времени и вам потребуется в два раза больше времени, чтобы сделать в два раза меньше», — добавляет Клир.

Клир обнаружила, что лучший способ избавиться от половинчатой ​​работы — выделить «значительное время, чтобы сосредоточиться на одном проекте и исключить все остальное». Например, он выберет одно упражнение и сосредоточится только на нем во время тренировки. Он также выкроит несколько часов, чтобы посвятить их важному проекту, но оставит телефон в другой комнате.

«Это полное устранение отвлекающих факторов — единственный известный мне способ погрузиться в глубокую, сосредоточенную работу и избежать фрагментарных сеансов, когда вы просто выполняете половину работы».

8. Измените свое расписание.

Если вы читаете эту статью, то, очевидно, вы хотите открыть для себя что-то полезное в тайм-менеджменте, и я буду более чем счастлив помочь вам в этом. Но если вы боретесь с тайм-менеджментом, решение может быть таким же простым, как изменение вашего графика.

Например, вместо того, чтобы спать до 6:30 утра, проснуться на час раньше. Лично я считаю 5:15 утра самым продуктивным временем дня, поскольку это дает мне время заниматься спортом, планировать свой день, просматривать электронную почту и даже работать над сторонними проектами, не отвлекаясь.

Кроме того, подумайте о том, чтобы вставать раньше по выходным и, возможно, сократить количество просмотров телевизора.

9. Оставьте буферное время между задачами и встречами.

Мгновенное перескакивание с одной задачи или встречи на другую может показаться хорошей тратой времени, но на самом деле это имеет противоположный эффект. Нам нужно время, чтобы очистить свой разум и перезарядиться, отправившись на прогулку, помедитировав или просто помечтав. В конце концов, человеческий мозг может концентрироваться только около 90 минут за раз.

Без этого перерыва труднее оставаться сосредоточенным и мотивированным. Планирование буферного времени также может предотвратить опоздание на следующую встречу. Я считаю 25 минут между задачами и встречами идеальным запасом времени.

10. Будьте организованны и выполняйте одну задачу.

Средний американец тратит 2,5 дня в году на поиски потерянных вещей. В результате мы ежегодно тратим более 2,7 миллиардов долларов на замену этих элементов. Вместо того, чтобы тратить время и деньги, наведите порядок.

Для начала создайте дом для всего и убедитесь, что вещи лежат на своих местах. В конце дня уберите свое рабочее место и создайте систему управления документами.

И запустите однозадачность. Большинство людей называют многозадачность главной причиной потери предметов.

11. Следуйте правилу 80-20.

«Принцип Парето, также известный как правило 80-20, предполагает, что 80% результатов приходятся на 20% вложенных усилий. Это обычно используется в продажах, поскольку 80% продаж обычно приходится на 20% клиентов, — пишет Ренцо Костарелла в предыдущем посте календаря.

«Когда дело доходит до того, как вы должны управлять своим временем, этот принцип также может быть применен. 80% ваших результатов зависит от 20% ваших действий».

Ренцо предлагает начать с ежедневного просмотра своего расписания или списка дел. Для простоты попробуйте записать пять задач, которые вам нужно выполнить. Используя этот принцип, вы, вероятно, сможете исключить большинство пунктов из своего списка. Поначалу это может показаться неестественным, но со временем это заставит вас активнее работать над наиболее важными задачами».

12. Используйте онлайн-календарь.

Календари долгое время были основным инструментом управления временем. Однако онлайн-календари подняли это на новый уровень. Это потому, что вы можете получить к нему доступ с нескольких устройств, легко планировать собрания и встречи, настраивать напоминания, создавать временные блоки и планировать повторяющиеся события.

Лично я использую Календарь Google. Я думаю, что это лучшее. Но Outlook и Apple Calendar также работают хорошо.

13. Перестаньте быть идеальным.

Если вы перфекционист, ничто никогда не будет достаточно хорошим. Это означает, что вы будете возвращаться к одной и той же задаче снова и снова. Как вы думаете, насколько продуктивным будет ваш день в результате?

Так что перестань быть идеальным. Его не существует. Делайте все возможное и двигайтесь дальше.

14.

Просто скажи «Нет».

Я знаю, что ты не хочешь никого расстраивать. Но вы можете справиться только с таким количеством. Если у вас уже есть полная тарелка, откажитесь от приглашения на ужин или помощи коллегам по проекту, пока у вас не появится свободное время.

15. Прививать ключевые привычки.

Чарльз Дахигг, автор книги «Сила привычки», ввел термин «ключевые привычки». Но какие они? Проще говоря, это привычки, которые могут изменить вашу жизнь, такие как физические упражнения, отслеживание того, что вы едите, разработка распорядка дня и медитация.

Эти привычки заменяют плохие привычки и побуждают к другим хорошим привычкам. В результате вы станете здоровее, сосредоточеннее и лучше сможете управлять своим временем.

16. Не тратьте время на ожидание.

Буду честен. терпеть не могу ждать. Дело не в том, что я нетерпелив. Просто я знаю, что это время лучше потратить в другом месте.

Однако вместо того, чтобы тратить это время впустую, я нашел способ извлечь из него максимум пользы. Например, сидя в зале ожидания, я читаю вдохновляющую книгу, слушаю подкаст или планирую будущую публикацию в блоге.

17. Работа на дому.

Знаете ли вы, что в среднем в Америке поездка на работу занимает более 26 минут? И, что еще хуже, ежедневные поездки на работу становятся все длиннее. Добавьте к этому время, необходимое для подготовки, и вы легко увидите, сколько времени тратится впустую на то, чтобы добраться до работы и с работы.

Хотя это возможно не для каждой работы, удаленная работа даже два раза в неделю может в конечном итоге сэкономить вам несколько часов в неделю.

18. Найдите вдохновение.

Когда я перетаскиваю, я использую источники вдохновения, такие как TED Talk или биографии. Это простой способ разжечь этот огонь, чтобы мотивировать меня и вернуться в нужное русло.

19. Объединяйте похожие задачи вместе.

Если у вас есть связанные работы, объедините их вместе. Например, не отвечайте на электронные письма и телефонные звонки в течение дня.