Организатор совместных покупок это: Организатор совместных покупок продуктов — индивидуальный предприниматель, у которого всегда есть на хлеб с маслом — Андрей Судник на vc.ru

Будни организатора совместных покупок — Облачный парсер

Здравствуйте! Напишу, как я из участника совместных закупок стала организатором и снова стала участником. В совместных закупках я с 2013 года, 2 из них я была организатором. Опыт небольшой, но понимание работы организатора есть и есть желание поделиться.

Я не искала возможности стать организатором, меня пригласил администратор сайта СП. Мне очень нужна была одна вещь, я обратилась с вопросом к администрации «Будет ли в этом году закупка ***** ?» Мне ответили, что организатор больше не работает на этом сайте и предложили самой провести эту закупку. Пригласили на собеседование. От меня требовалось желание работать, наличие свободного времени, владение word \excel, умение искать информацию на просторах интернета, внимательность, коммуникабельность, аккуратность. Сразу было дано пояснение, что можно работать только на одном сайте СП, параллельно вести закупки на других площадках нельзя.

Первое, что мне объяснили, это «Что такое совместные покупки?». Для того, чтобы было четкое понимание и всегда готовый ответ для интересующихся людей.

Совместные покупки – это возможность приобретать товар в розницу с небольшой наценкой. Каждый сайт\группа\организатор устанавливают свою наценку, как правило, в пределах 10-20%.

На практике это выглядит так: группа людей (участники совместной закупки) через посредника (организатора СП) объединяются, чтобы купить товар по оптовой цене. Для этого необходимо выполнить несколько условий: набрать минимальную партию, сформировать заказ, выполнить оплату, организовать доставку и раздать товар. Выполнение этих условий возлагается на организатора и за их выполнение, он получает организационный сбор. Для удобства буду называть участников СП «узами», организаторов «оргами» а совместные закупки «СП».

Совместные закупки на сайте СП.

Сайт СП совмещает в себе интернет-магазин и форум по обсуждению всех проводимых закупок.  Узы выбирают нужный товар, ориентируясь по каталогам закупок, при этом самостоятельно принимают решение по выбору товара его размера\количества и далее отслеживают все этапы закупки.

Главное отличие сайта СП от интернет-магазина, в том, что здесь нельзя купить вещь и потом ее вернуть, хотя закон, предусматривает возврат товара в течение 14 дней.

Необходимо понимать, что сайт СП — это не магазин, а организатор СП — это не продавец. Это принципиально донести до всех участников СП, чтобы они понимали, что организатор как посредник, выкупает для участников товар на складе поставщика, но на средства и с согласия самих участников.  Просто взять и вернуть товар организатору нельзя.

Еще одна отличительная особенность – администрация сайта может штрафовать участников СП или вообще отказывать им в участии в закупках (внесение в черный список). Если участник СП ведет себя некорректно, вовремя не оплачивает счета, скандалит, оскорбляет, срывает закупку, то он может подвергнутся штрафу или вовсе отстранен от участия в СП.

На мой взгляд, участвовать и работать в закупках на сайте СП очень удобно.

Сейчас, наверное, уже в каждом городе есть не один сайт СП, поэтому можно посмотреть, как они выглядят. Самый быстрый способ их найти, это задать вопрос в поисковой системе «Купить в\через совместные покупки»

Сайты СП, корзины участников и ЛК организатора выглядят примерно одинаково. Пример:

Корзина участника

Формирование выкупа у организатора

Кто главный на сайте СП.

У каждого сайта есть владелец (он же, чаще всего и администратор), технический помощник, кладовщики и организаторы. Главный на сайте – администратор. Организатор обязан следовать правилам, установленным на сайте. Обычно составляется договор между администрацией и организатором. Возможны и устные соглашения, но в этом случае могут очень сложно разрешатся различные вопросы (чаще всего конфликтные)

В обязанности администрации входит техническая поддержка и развитие сайта, реклама ресурса, привлечение новых участников, регулирование деятельности организаторов, разрешение конфликтных ситуаций между организаторами и участниками а также контроль за пунктами выдачи.

Организаторы, чаще всего общаются с администратором, между собой могут быть и не знакомы, тем более если это большой сайт СП.

Что входит в обязанности организатора? Только создание и ведение закупки.

Поиск поставщика

Создание каталогов

Ответы на вопросы узов

Сбор заказа

Согласование всех вопросов с поставщиком

Выкуп заказа

Разбор заказа

Доставка заказа

За все вышеперечисленное организатор получает свое вознаграждение — организационный сбор. 

Выше установленного на сайте СП орг сбор ставить нельзя, ниже — на усмотрение организатора. У меня не было установленного единого орг сбора, всегда ориентировалась на саму закупку, стоимость товара, стоимость доставки. Иногда снижала, если нужно было срочно собрать закупку или в виде поощрения, если уз заказывал на определенную сумму. Обычно орг сбор был 15%. Конечно, не все эти деньги идут организатору. Обязательно нужно было за каждую закупку отчислять 4% на развитие сайта. Знаю, что на других сайтах СП, был такой же процент, но были и дополнительные условия, например, 4% от закупки, но не менее 5000 р в месяц. У нас таких условий, к счастью, не было. Хотя, организаторы с других сайтов, говорили, что подобные суммы стимулируют делать больше закупок, чтобы было безболезненно выплачивать администрации.

Этапы закупки

Поиск поставщика. Обзор товара. Рассмотрение условий работы. Запрос оптовых цен.

Подготовка закупки. Формирование\актуализация каталогов.

Открытие закупки. Ответы на вопросы участников СП. Контроль за закупкой.

Завершение сбора заказов. Формирование заявки для поставщика.

Выставление и контроль оплаты товара участниками.

Оплата счета и контроль отгрузки\доставки товара.

Получение и разбор товара.

Доставка в ЦВЗ (цент выдачи заказа)

Разрешение спорных вопросов.

Напишу чуть подробнее, как я проходила все эти этапы закупки.

Самое первое — это определиться с направлением, в котором будут собираться закупки, если сразу не получается, значит начинаем поиск себя и закупок. По правилам СП, за каждым организатором закрепляется поставщик и другой организатор уже не может вести такую же закупку. Есть сайты перекупщики, у которых ассортимент состоит из разных поставщиков\брендов, поэтому может быть пересечение, но это не является нарушением.

Поставщиков, каждый организатор ищет самостоятельно, но можно обратиться к администратору сайта, за советом и рекомендациями, как правило, у них есть список рекомендуемых или свободных поставщиков. Нельзя открывать закупки, которые не разрешены к продаже законодательством (сигареты, спиртное, лекарства, наркотики и т.д), все остальное можно. Но, обязательно учитывайте габариты грузов (чтобы можно было доставить), условия хранения (если это продукты или растения).

У нас организаторы делились на тех, кто ведет дорогие и сложные закупки (брендовые вещи, закупки с иностранных сайтов) и тех, кто вел бюджетные закупки. Новичку, даже не стоит зариться на сложные закупки, там миллион нюансов, которые крайне важны, и, если их не учесть, можно нажить неприятности и навсегда отбить охоту быть организатором. Поэтому начинаем с простых закупок, учимся и нарабатываем опыт.

Если какие-то закупки идут очень тяжело, возможно нужно от них отказаться и отдать другому организатору. Не секрет, что одна и также закупка может быть провальной у одного орга и топовой у другого. Объяснения разумные, наверно есть, но мы считали, что это просто «не мое», потому что даже активная реклама, размещение отзывов, всякие акции не имели действия, закупка стояла. Иногда, это зависит от размеров сайта. Если сайт маленький, участники знают своих оргов очень хорошо по никам, к новому организатору относятся настороженно и поэтому дорогие вещи, вряд ли рискнут сразу заказывать. Вначале нужно примелькаться на сайте, на быстрых недорогих, с небольшой минималкой закупках а в дальнейшем уже расширять свои закупки, пробуя сложных поставщиков.

Поиск поставщика, это целый квест. Нужно не только мониторить интернет, другие сайты СП а иметь цепкий взгляд, хорошую память. Для чего? Просто часто можно увидеть интересную вещь на человеке, интересный предмет в магазине, привлекательный образ в соцсетях и нужно постараться узнать, увидеть бред\производителя, подсмотреть бирку. Затем используя все это отыскать нужного поставщика и открыть закупку.Сейчас много форумов для СП, есть парсеры, на которых уже собраны каталоги поставщиков и разделены по категориям, можно использовать эти ресурсы.

Когда я выбирала поставщика, то всегда руководствовалась только тем, что мне лично нужно. Получала закупку, разбирала товар, обращала внимание на качество, если не нравилось, больше не проводила, даже если других нареканий не было. Для меня качество, все-таки важнее цены и качества обслуживания.

Сейчас, много пишется о поставщиках – мошенниках, я не столкнулась с такими. Всегда, проверяла сайт по реквизитам на сайте налоговой инспекции, оплата была на р\с, до отправки счета несколько раз созванивалась и переписывалась с поставщиком, чтобы понимать, что он на связи. Если вдруг менялись  данные по смене адреса или вариантов оплаты, всегда созванивалась. Конечно, лучше работать с производителями, больше гарантий, но это не значит, что перекупщики под большим вопросом, половина поставщиков — это перекупщики и львиная доля порядочные компании.

Я бы рекомендовала, искать поставщиков с большими складскими запасами и всегда актуальным наличием на сайте. Если найдете поставщика, который отшивает\готовит заказ специально под вас – замечательно. Все это экономит ваше время (не нужно делать дозаказы\замены\ждать поступления) и гарантировано получение именно заказанных товаров.

Когда определились с поставщиком, нужно открыть закупку.  У каждого организатора на сайте СП есть свой личный кабинет, в котором отображается вся его деятельность.  Открытие новой закупки, заполнение каталогов, описание условий закупки – это обязанность организатора.  На нашем сайте была возможность автоматически залить каталоги, заполнить вручную и дать возможность самим участникам добавлять нужные товары. Самый лучший вариант -это автозагрузка каталогов с помощью парсеров (сервисов по автоматическому формированию и выгрузке каталогов). Парсеры  — это колоссальная экономия времени, возможность редактирования, обновления каталогов и главное, уважение к своим участникам закупки, которые могут комфортно и удобно ознакомиться со всем ассортиментом. Ссылку на сайт поставщика давала всегда. Мне нечего было скрывать и, главное, это избавляло от многих вопросов.

Когда все каталоги готовы, условия прописаны, важные акценты расставлены – открываем закупку. На нашем сайте СП все основные условия (старт – стоп — орг сбор – штрафы – условия доставки) были прописаны автоматически, название закупки и рекламный текст, организатор готовит сам. Здесь, очень ответственный момент наступает, потому что 60% успешного старта —  это правильно написанный заголовок и привлекательный текст. Фантазию лучше не ограничивать шаблонам, только морально-этическими нормами. Много писать и пытаться рассказать все и сразу не нужно, только самое важное и интересное, потому что потом в закупке пойдут вопросы, и вы все сможете уже более подробно описать. Обязательно, напишите особые условия по закупке, например: «Отказаться после СТОПа нельзя», «Бронирование сразу после заказа» и т.д.

Когда закупка стартанула, вы обязаны следить за темой, отвечать на вопросы. В закупке могут принимать участие и новички, им отдельное внимание и не только в объяснение, но и в оплате. На нашем сайте, было принято брать предоплату до получения счета, после трех полностью выполненных закупок, такой участник уже был на общих условиях. Такая же практика и с участникам из черного списка, если вы решите с ними сотрудничать.

Периодически вам нужно мониторить, собирается ли минимальная партия, если срок СТОПа уже близко а минимальная партия не набрана, обязательно предупреждайте. Достаточно часто, я не обозначала сразу дату СТОПа, ориентировалась на скорость сбора минималки, потому что иногда достаточно быстро набиралась нужная сумма и ждать даты СТОПа не имело смысла. Я предупреждала, что через 2-3 дня СТОП и закрывала закупку. Иногда лучше следом открыть новую, чем затягивать текущую. Тем более, чаще всего организаторы подгадывают СТОП сразу для нескольких закупок, чтобы с оплатить все счета, а главное потом сразу все забрать из ТК (транспортной компании) Если доставка с одной ТК, то удобно потом заказать доставку сразу нескольких грузов в пункт назначения (домой или центр выдачи)

Когда набрали товар на нужную сумму уведомляем еще раз участников и в день СТОПа, фиксируем заказы, готовим отправку заказа поставщику. Я, иногда, после объявления СТОПа ждала пару дней, потому что обязательно кто-нибудь «проспит» закупку или срочно нужно что-то добавить. Полученный счет от поставщика сверяем со счетом сформированным в вашем ЛК (такая возможность есть на сайте СП) и если все сходится, то рассылаем уведомления участникам по оплате.

Идеально, собрать все оплаты с участников и затем оплатить счет поставщику. Но ВСЕГДА есть участники, которые не оплачивают вовремя счета, и чаще, не по злому умыслу. На практике, 90% организаторов, вкладывают свои деньги, чтобы ускорить отгрузку. Если среди задержавших оплату, попадаются конфликтные участники и при разъяснении правил закупки, продолжают настаивать на своем «оплачу, когда возьму в руки товар», то скорее всего они не заберут товар и вы его оставите себе. Конечно, в следующей закупке этого участника у вас не будет…ну или вы экстремальный организатор)

Когда груз отправлен, вам присылаются ТТН (товарно-транспортная накладная) и вы можете составить для себя график получения груза, лучше фиксировать на удобном для вас носителе, чтобы можно было дописать\внести изменения и таким образом, как-то объединять поездки в транспортные.   Лучше самой ездить в ТК, чтобы в случае брака по доставке, сразу на месте разъяснить все проблемы.

Когда вы получили товар, в ЛЮБОМ СЛУЧАЕ сразу делайте фото или видео съемку: упаковка груза, наличие сопроводительных документов, внешний вид товара.

Если вдруг попался некачественный товар, обязательно зафиксируйте, вам это пригодится при разрешении споров с поставщиком или участником.

Обязательно заранее распечатайте списки заказа, этикетки и подготовьте пакеты (предварительно не наклеивайте этикетки). Старайтесь разобранный товар, также аккуратно подготовить к транспортировке в ЦВЗ (центр выдачи заказов), чтобы потом не разрешать вопросы с кладовщиками и водителями, если нарушится упаковка. У меня груз отвозил муж, поэтому с водителем не было проблем)) Только после того, как груз доставлен в пункт выдачи, сообщаем участникам, что можно забирать.

Если все разобрали и все всем довольны, закупка состоялась и считается закрытой. Если у участников возникли вопросы, значит принимаем участие в их разрешении. Для вас — это опыт и имидж, для участника – понимание, что он сделал не так и какие могут быть риски, для администрации – цивилизованное разрешение конфликтных ситуаций, плюс в карму сайта СП.

К, счастью, за все два года, что я работала организатором, никаких серьезных, спорных, сложных закупок не было. Может быть так и работала дальше, но не смогла совмещать основную работу с организаторской. На основной добавилось обязанностей и на СП просто не осталось ни сил, ни времени. Сейчас, я вновь участник СП, наверно самый примерный)))

Как стать организатором совместных покупок: обязанности и принцип работы

Если вы хотите стать организатором совместных покупок, обратите внимание на такую востребованную нишу, как детская одежда оптом.

На такую продукцию всегда есть спрос, поэтому вы легко сможете построить прибыльный бизнес, причем сделать это без каких-либо затрат со своей стороны.

Обязанности организатора совместных покупок (СП)

Для начала давайте разберемся, что представляют собой совместные покупки.

Это такой выгодный способ купить интересующие вас вещи в розницу по оптовым ценам с незначительной наценкой.

Работает это следующим образом:

1. Несколько людей, желающих приобрести определённый товар, объединяются в группу.
2. Необходимо набрать такое количество вещей, чтобы получить оптовые цены на них.
3. Далее эти люди находят посредника, который выкупает товар на сайте у производителя.

Часто посредники сами размещают объявления на различных торговых площадках о том, что они готовы выкупить те или иные вещи по оптовым ценам и собирают группу людей, готовых поучаствовать в таких покупках.

В обязанности организатора СП входит:

• Поиск поставщиков, предлагающих приобрести товары по оптовым ценам.
• Подготовка каталогов детской одежды оптом, которые можно выкупить в ходе СП.
• Сбор заказов.
• Коммуникация с участниками: вы должны отвечать на все сопутствующие вопросы о продукции и схеме выкупа.
• Коммуникация с поставщиком изделий.
• Непосредственно выкуп продукции.
• Разбор заказов и их дальнейшая отправка участникам СП.

Сколько можно заработать на совместных покупках

За свою работу организатор СП получает оргсбор или он устанавливает определенный процент от суммы вашего заказа. Размер наценки зачастую определяется вами лично. Как правило, он редко превышает 5-10% от общей суммы.

Как мы уже говорили ранее, в этом плане выгоднее всего заниматься реализацией детской одежды оптом. Но такой товар всегда есть спрос: дети быстро растут, им часто приходится обновлять гардероб, поэтому вы можете быть уверены в том, что будете обеспечены постоянным притоком клиентов.

Чтобы такой бизнес был успешным, следует заранее подыскать надежных поставщиков.

Среди всех производителей, предлагающих детскую одежду оптом, особого внимания заслуживает ТМ Виктория Стиль.

• Качественные трикотажные вещи, которые понравятся вашим покупателям. Мы уверены – на них будет спрос!
• Демократичная ценовая политика.
• Компания представлена на рынке более 15 лет и за это время получила репутацию надежного и современного бренда.
• Удобная схема работы для оптовиков: информирование обо всех скидках и новинках, дополнительные скидки в зависимости от объема заказа, постоянная связь с менеджером и др.

Виктория Стиль

– проверенный поставщик детской одежды оптом. Попробуйте сами и убедитесь во всех перспективах и выгодах от такого сотрудничества!

Подробное руководство по организации процесса закупок в вашей компании

В рамках управления операциями закупки — одна из наиболее игнорируемых и малоизученных областей. Из-за этих факторов закупки представляют собой проблему для большинства компаний, которые неизбежно сталкиваются с произвольными и неэффективными процессами закупок.

Понимание процесса закупок

 

На самом базовом уровне закупки предполагают баланс качества, количества и ценообразования таким образом, чтобы гарантировать эффективное удовлетворение потребностей вашей компании в рамках бюджета, который она для себя установила.

Прежде чем планировать модернизацию процесса закупок в вашей компании, крайне важно иметь четкое представление о различных этапах процесса закупок.

Начиная с определения потребности в чем-то, что необходимо приобрести, до принятия решения о продукте/услуге, создания специальной группы по закупкам, планирования количества и определения требований к качеству, составления бюджета, выбора поставщиков, логистики, оценки эффективности, а затем, чтобы, наконец, реализовать фактический контракт, сначала необходимо создать организованный и информированный процесс закупок.

Этапы процесса закупки

• Выявление спроса или потребности.
• Создание заявки, включающей спецификацию потребности.
• Размещение запроса котировок (RFQ).
• Рассмотрение предложений, полученных в ответ на запрос цен.
• Выбор лучшего предложения на основе заданных критериев, таких как цена, доступность и качество.
• Размещение заказа на покупку, который после принятия продавцом становится договорным соглашением, включающим важные условия.
• Проверка поставки товаров или услуг на предмет их полноты и соответствия указанным требованиям покупателя.
• После этого поставщик создает счет-фактуру.
• Счет-фактура сверяется с заказом на поставку, и необходимые документы/записи регистрируются.
• Оплата произведена поставщику.

Преимущества оптимизированного процесса закупок для предприятий

Один большой вопрос, на который предприятия хотят получить ответ: каковы преимущества системы закупок с точки зрения доходов бизнеса?

Простой ответ заключается в том, что хотя закупки в самых строгих терминах связаны с приобретением товаров для удовлетворения бизнес-требований, их влияние на бизнес-результаты может быть значительным и легко выйти за пределы отдела закупок. Вот некоторые области, в которых закупки могут повлиять на другие области бизнеса:

Операционная эффективность: Оптимизированная система заказов на покупку может сэкономить время, деньги и максимизировать денежный поток. Простой и быстрый доступ к заказу на поставку, возможность принудительного исполнения бюджета и обеспечение подотчетности в вашей компании являются ключом к лучшему процессу покупки и, в свою очередь, к экономии.

Сокращение случаев мошенничества: Мошенничество является серьезной проблемой для любого бизнеса. Случаи внутреннего мошенничества высоки при отсутствии организованного процесса закупок. Однако, если компания вкладывает средства в построение организованного процесса закупок, ей гарантирован контрольный журнал для каждой транзакции, который можно использовать для точного определения того, кто пытается обмануть компанию, и удержать других от мошеннических действий.

Легкий доступ к важной информации: Это не только ведет к повышению эффективности и подотчетности, но также позволяет бизнесу лучше видеть области улучшений. Например, компания, имеющая доступ к записям о закупках за определенный период времени, сможет записывать тенденции закупок, поведение поставщиков и использовать эту информацию для планирования и согласования бюджетов будущих заказов.

Улучшение бюджетного контроля: Опять же, это вызов для бизнеса. Прежде чем совершить покупку, важно знать, достаточно ли средств для ее оплаты. Организованный процесс закупок улучшает финансовое планирование и управление, что приводит к лучшему ценообразованию, лучшему планированию и, конечно же, к лучшему контролю над денежными потоками.

Организация процесса закупок

Организованный процесс закупок предоставляет бизнесу четкую и подробную структуру, в рамках которой он может работать, и позволяет подобрать правильное решение для конкретных потребностей бизнеса.

Используйте технологии: Автоматизировав процесс закупок, вы сможете сэкономить время, снизить бизнес-риски, упростить процессы и сократить административные расходы. Например, приняв функцию Procure-to-Pay (P2P), предприятия могут получить выгоду от более быстрой обработки, большей прозрачности в отношении отслеживания заказов на покупку и сокращения трудоемких инвестиций.

Расширьте возможности отдела закупок: Своевременно предоставьте отделу необходимый набор спецификаций продуктов/услуг и требования к заказам. Такая информация, как прайс-лист, список утвержденных поставщиков или даже подробная информация о продукте/услуге по мере необходимости, должна быть легко доступна во избежание ненужных задержек.

Улучшение взаимоотношений с поставщиками: С акцентом на повышение ценности не только для вашего бизнеса, но и для поставщиков. Большинство поставщиков не возражают против пересмотра условий контракта, если они считают, что это поможет вам привлечь больше клиентов в будущем. Кроме того, управление рисками в отношении поврежденных товаров или задержек поставок — это область, в которой становится легче ориентироваться, если обе стороны поддерживают здоровые отношения, а не враждебные условия. С надежным и готовым к сотрудничеству поставщиком необходимость переоценки поставщиков, условий и контрактов снижается, появляется возможность для переговоров о цене, и вашему отделу закупок не придется спешить с заказами в последнюю минуту.

Создание операционной модели:  Сосредоточьтесь на делегировании ответственности на основе сильных сторон членов команды по закупкам как для коммерческих задач, так и для технических ролей. Убедитесь, что у вас есть оценочная карта и задокументированная цель закупок, видение и стратегии, которые периодически пересматриваются высшим руководством. Попросите вашу команду по закупкам присутствовать на важных собраниях, касающихся продаж и удовлетворенности клиентов, чтобы они были связаны с работой и результатами различных отделов отдела.

 

Роль отдела закупок

Отдел закупок предприятия имеет несколько ключевых обязанностей. Наличие команды, способной выполнять эти обязанности, имеет первостепенное значение для успеха в бизнесе. Ниже приведены некоторые из основных обязанностей отдела закупок предприятия:

• Координация потребностей в закупках с пользовательскими отделами.
• Изучение и проведение маркетинговых исследований для закупок.
• Идентификация поставщиков.
• Анализ предложений.
• Выбор поставщиков.
• Выдача заказов на покупку.
• Встреча с торговыми представителями.
• Переговоры о цене, сроках и условиях.
• Управление контрактами.
• Выявление и устранение проблем, связанных с закупками.
• Ведение полных записей о закупках.

Прежде чем делегировать обязанности отделу закупок, важно определить политику закупок для вашего бизнеса. Он может служить руководством в отделе закупок, а также использоваться в качестве инструмента знаний для новых членов команды. Объем закупочной политики, конечно, специфичен для каждого бизнеса. В малом бизнесе политика относительно проста, ее легче создавать и поддерживать. Очевидно, что в крупном бизнесе он должен быть более подробным и обширным.

Вот простое руководство к тому, что должна содержать политика закупок:

• Кто будет главным уполномоченным по закупкам товаров для бизнеса?
• Какие предметы может купить этот человек?
• Каковы ограничения расходов/утвержденный бюджет?
• Каковы требования бизнеса к конкуренции поставщиков?
• По каким критериям будут выбираться потенциальные поставщики?
• Какие типы контрактов может заключать отдел закупок с окончательными участниками торгов или поставщиками?
• Какова позиция бизнеса в случае возникновения конфликта интересов?
• Какова позиция бизнеса по вопросу личных кредитов от поставщиков?
• Какова позиция компании в отношении принятия подарков?
• Какая информация будет рассматриваться бизнесом как конфиденциальная?
• Какова процедура решения любого рода юридических вопросов и/или вопросов?

Как упоминалось выше, это простая политика закупок, которая хорошо подходит для малого или среднего бизнеса. Крупный бизнес более комплексно подходит к созданию политики закупок.

Оценка поставщиков

Оценка поставщиков происходит до размещения заказа. Однако роль отдела закупок не ограничивается простым определением лучшего поставщика, но и обеспечением того, чтобы в течение определенного периода времени получаемая ими ценность соответствовала затратам. Один из лучших способов убедиться в этом — периодически оценивать работу поставщиков.

В качестве ориентира при оценке работы поставщика можно использовать следующие точки:

• Сроки доставки.
• Качество отгружаемых товаров.
• Комплектность отгруженных заказов.
• Цены.
• Качество обслуживания клиентов.
• Финансовая мощь.
• Более раннее исполнение с аналогичными заказами.
• Способность соответствовать спецификациям заказа/продукта/услуги.
• Квалификация торговых представителей и технического персонала.

Что вы думаете?

Как настроить организацию для отдела закупок | Малый бизнес

Лори Бреннер

Закупка сырья, инвентаря, предметов или услуг, необходимых компании для ведения бизнеса, обычно находится в ведении бухгалтерского отдела, пока компания не станет достаточно большой, чтобы содержать отдел закупок. Когда это произойдет, настройте организацию для отдела закупок, сначала установив политики и процедуры закупок и изменив эти процедуры по мере необходимости.

1. Составьте список лиц, которым разрешено совершать закупки компании, подписывать заказы на поставку, подписывать контракты от имени компании или утверждать расходы компании в определенных пределах. Это может включать установление лимитов в размере 500, 1000, 5000 долларов и более.

2. Разработка политики отдела закупок. Некоторые компании, например, придерживаются политики, согласно которой сотрудники не могут принимать подарки или услуги от поставщиков, которые могут повлиять на решение человека о покупке. Установите политику, применимую к компании и отрасли, в которой она ведет бизнес.

3. Установить процедуры для всех закупок компании. Это может включать в себя установку лимитов расходов, которые не требуют заказа на покупку. Другие покупки сверх этой суммы потребуют заявки на заказ на покупку, которая должна пройти через соответствующие каналы утверждения в зависимости от суммы покупки.

4. Просмотрите предыдущие покупки, сделанные компанией, и установите лимиты авторизации для установленных сумм покупок. Например, менеджеры, которым разрешено совершать покупки на сумму до 1000 долларов США, должны будут требовать одобрения расходов сверх этой суммы от руководителей отделов или другого высшего руководящего персонала.

5. Создайте систему заказов на покупку. Заказы на поставку разрешают расходы, но также предоставляют суммы расходов или согласованную цену между отделом закупок и продавцом. Поскольку заказы на покупку разрешают расходы в пределах указанной суммы, это позволяет поставщику быстрее обрабатывать платежи. Заказы на покупку также позволяют отслеживать расходы и дают возможность сократить расходы путем заключения контрактов с поставщиками.

6. Рассчитайте необходимое количество копий заказа на поставку. Одна копия будет отправлена ​​продавцу, одна в бухгалтерию, одна в отдел закупок, еще одна — лицу, формирующему запрос на покупку, и еще одна — получателю.

7. Установить приемный отдел и порядок получения товаров по заказу на поставку.

8. Определите уровни запасов сырья или других предметов, необходимых для эффективной работы компании. Используйте их при планировании покупок предметов инвентаря. Проанализируйте использование компанией запасов в течение года и отметьте тенденции закупок, чтобы установить необходимые запасы.

9. Проведите инвентаризацию сырья или других материалов на месте, чтобы установить отправную точку для уровней запасов.

10. Составьте список заслуживающих доверия поставщиков. Просмотрите отчеты бухгалтерских поставщиков, чтобы проверить текущих поставщиков. Убедитесь, что поставщики соответствуют требованиям компании, например, предоставляют необходимую документацию и резервные копии. Это будет состоять из W-9, страховых документов, прайс-листов, дат платежей и информации, а также выяснения, применяются ли какие-либо скидки, если платежи производятся раньше, например скидка 2%, если платеж производится в течение 10 дней.

    Установите критерии отбора поставщиков для предоставления услуг компании.

11. Создайте систему регистрации на основе имени поставщика, номера заказа на поставку или типа расходов.

12. Встретьтесь с соответствующим высшим руководящим персоналом, чтобы получить одобрение политики и процедур отдела закупок.

13. Внедрение политик и процедур путем встречи с соответствующими менеджерами и руководителями отделов и предоставления им бумажных копий политик и процедур.

14. Определить количество сотрудников, необходимых для эффективной работы отдела закупок, установить бюджеты и цели.

Ссылки

• Интернет-архив; Закупки и трудоустройство; А.В. Шоу Компания; 1914
• Мое руководство по управлению; Управление закупками — организация и контроль закупок и закупочной деятельности наилучшим образом; Дэниел Линман; Апрель 2010 г.
• Предприниматель: Как создать официальную программу закупок

Советы

• Присоединяйтесь к закупочным организациям или ассоциациям в отрасли вашей компании, чтобы быть в курсе тенденций.