План как делать: Как составить план текста? — Рекомендации молодому педагогу

В ситуации, описанной выше, когда вы обнаружили себя с ощущением перегрузки и незнанием, что же делать сейчас, рецепт прост: берите лист бумаги и пишите. Пишите все, что сидит в вашей голове и не дает покоя. Все дела, которые вам необходимо сделать сегодня, на этой неделе, в этом месяце и даже в этом году. Распишите все, что вас мучает.

Когда список будет готов, я уверена, что вы почувствуете облегчение. Теперь нам требуется распределить дела по важности и срочности.

Посмотрите внимательно ваш список и отметьте звездочкой (или как вам угодно) те дела, которые нужно было выполнить “еще вчера”. Кружочком отметьте те дела, которые важно сделать сегодня, но не прямо сейчас. Стрелочкой отметьте то, что можно перенести или вообще выкинуть из списка. Проделайте это для всех дел на неделю.

Теперь, когда вы провели сортировку дел, вы видите, с чего вам нужно начать. Не откладывайте, берите первое дело с экстремальной срочностью (дело из категории “нужно было еще вчера”) и принимайтесь за его исполнение. Далее переходите к делам, которые нужно завершить сегодня. Если после этих дел остается время, сделайте что-нибудь из списка со стрелочками. Если времени нет — перенесите дела на другие дни.

Год назад я решилась провести вебинар по теме новогодних желаний. Идея меня вдохновляла, желание свернуть горы бурлило внутри, но я ничего не делала. Почему? Потому что не знала, как подступиться к этой новой для меня теме — проведение вебинара. Я, как и многие, была слушателем многих вебинаров, но как организовать процесс с той другой стороны, я не имела представления.

Чтобы не дать себе возможности соскочить, я проанонсировала вебинар, повесила его на TimePad и попросила друзей о перепосте в соцсетях. Начались регистрации. Назад дороги не было. Но дело не двигалось.

С приближением даты вебинара я поняла, что откладывать больше нельзя. Я села и написала все, что я знаю о вебинарах (что нужна презентация, хороший интернет и т.п.), все дела, которые я уже могу сделать, и все, что я не знаю (как выбрать площадку, как провести трансляцию и т. п.). У меня получилось 2 списка — список задач и список вопросов.

Далее я села и ответила на все свои вопросы. Да, даже если вам кажется, что вы ничего не знаете, на самом деле какой-то ответ у вас все равно имеется. Например, на вопрос “как выбрать площадку для проведения вебинара?” я ответила “спросить Дашу, Лену и Аню (поскольку у них есть опыт вебинаров)”. Эти ответы я также дописала в список задач. В итоге, у меня получился большой список дел, которые я УЖЕ могла начать делать. Задача перестала казаться нереальной. Процесс пошел.

Если сейчас перед вами стоит новая или сложная задача, пугающая вас, сядьте и напишите эти 2 списка, о которых я писала выше. Ответьте на свои вопросы и переходите к чтению текста ниже.

Что сделать со списком

Получив первоначальный список дел, нам необходимо расставить приоритеты, наметить промежуточные результаты и поставить сроки. Если вы проделали упражнение из статьи “Повышение продуктивности: как взломать свой поведенческий код” и определили свои условия продуктивности, начинайте внедрять их на этапе планирования (для меня был важен четко определенный конечный срок и результат). Также на этом этапе важно отсечь те дела, которые делать необязательно. Приступая к чему-то новому, мы часто хотим сделать все идеально, поэтому добавляем в список много дел, которые на первом этапе лучше не пытаться реализовать.

Посмотрите на свой список дел и примените к нему правило Паретто. Отсеките все то, что можно отсечь. Когда вы закончите более важные дела и ваша цель будет близка как никогда, тогда вы сможете добавить “красоты”, но пока оставьте лишь самое необходимое, то, без чего ваша цель не будет реализована. Не гонитесь за идеальным решением, начните с прототипа.

Теперь выберите составляющие вашей цели. В примере с вебинаром я выбрала следующие промежуточные подцели:

— составление презентации,

— написание речи и репетиция,

— техническая подготовка к вебинару (выбор площадки, тест функций, подгрузка презентации и т.п.).

Все свои задачи я разнесла по этим трем категориям.

После этого определите, какая подцель идет первой, какая за ней, а какая параллельно. Написание и репетицию речи я оставила на самый конец, поэтому дела из этого списка я делала в самую последнюю очередь и не отвлекалась на них в начале. Часть дел из технической части я поставила в главный приоритет (выбор площадки), далее пошла подготовка презентации.

Разбейте крупные дела на конкретные действия, запишите все ресурсы, которые вам необходимы…и приступайте! Ваш первый план готов!

1. Чтобы помочь себе в дни, когда совсем ничего не хочется делать и нет сил, составьте план на “ленивые дни”. Запишите в него задачи, которые можно сделать легко и быстро, и задачи, которые не требуют серьезных усилий, механическую работу, не загружающую мозг. В дни, когда вы чувствуете, что не можете ничего делать, нет сил, доставайте свой “ленивый” план и делайте 1-2 дела из него. Вечером вы будете гордиться собой, вот увидите 🙂
2. Ежедневно перед началом работы потратьте 5 минут, запишите свои цели и приоритеты. Это вернет фокус внимания на текущие задачи и поможет избежать зависания в соц.сетях. После того, как вы запишите свои цели и приоритеты, перечислите задачи, которые вы сегодня сделаете.
3. Оформляйте ваши планы таким образом, чтобы вам хотелось на них почаще смотреть. Используйте стикеры, цветные маркеры, красивую бумагу.
4. Не перегружайте свой ежедневный план. Лучше написать меньше, но выполнить список, чем изо дня в день переносить одни и те же задачи, на которые у вас не хватило времени.
5. Заведите себе партнера по планированию и раз в неделю обсуждайте с ним свои задачи и проблемы. Вместе с единомышленниками процесс идет легче.

В вопросах планирования важно найти “свои” инструменты. Пробуйте разные способы ведения плана — бумажный, электронный, списки, таблицы, майнд-карты.

Сегодня я веду план в бумажном ежедневнике + Trello. Некоторые задачи для наглядности я планирую через майнд-карты на сайте www. mindmeister.com.

В бумажном ежедневнике я использую систему Bullet Journal. Она претерпела некоторые изменения, но в общем, очень мне нравится. Также у меня есть мини-блокнот, в который каждое утро перед работой я переписываю цели и записываю список дел на день.

В дни, когда я не чувствую высокой концентрации, я начинаю планирование с фрирайтинга. Пишу свои приоритеты и спрашиваю себя, что я могу сделать сегодня, чтобы приблизиться к желаемой цели. Сначала со скрипом, но дела появляются, а фокус становится четче.

В Trello я веду несколько досок, они носят стратегический характер. Туда я записываю все идеи и дела, которые мне нужно обдумать, задачи на дальнее будущее. Там же у меня имеется список клиентов, доработок по сайту и прочее.

Майнд-карты для меня достаточно новый инструмент, но он позволяет по некоторым задачам прописать последовательность действий. Я не использую его повседневно, но для сложных задач он помогает мне наметить главные составляющие и разделить дела по категориям.

Никто не сможет дать вам идеальный рецепт того, как именно вам стоит составить план и вести свою систему планирования, однако без опробования разных методик, прийти к своей собственной будет практически невозможно.

Пробуйте, экспериментируйте с разными методами, планируйте и, конечно же, действуйте! Я надеюсь, что статья «Как составить план» станет вашим помощником на пути к желаемому результату.

Как Составить План Проекта: Подробное Руководство

В основе каждого проекта лежит фаза планирования. На этом этапе закладывается фундамент, от прочности которого зависит, насколько успешно и своевременно команда завершит работу.

По данным Международной ассоциации управления проектами (IPMA, 2019), только 19% организаций успешно завершают проекты на регулярной основе, 30% укладываются в установленные сроки и 36% не превышают бюджет.

Планирование — одна из важнейших фаз жизненного цикла проекта. Во время работы над ней менеджер собирает подробную информацию о готовящемся к запуску проекте и размещает ее в плане-графике проекта.

Что значит план проекта? В нашей статье вы получите ответ на этот вопрос, а также узнаете, как грамотно составить календарный план реализации проекта, и в чем его преимущества.

Итак, приступим.

Что такое план проекта

План проекта — это документ, содержащий подробную информацию о проекте: его объемах и целях, исполнителях и задачах, сроках и бюджетах.

Документ является конечным результатом этапа планирования, утверждается до начала любых работ и становится самым главным и достоверным источником информации о грядущем проекте. 

Одним из инструментов, который менеджеры используют при создании графика проекта, является диаграмма Ганта. Она упрощает обмен информацией с заинтересованными сторонами и помогает участникам иметь перед глазами общую рабочую картину. 

Однако существуют и другие способы создания и визуализации календарного плана проекта: 

В пятом издании «Руководства по управлению проектами» говорится, что процесс составления графика проекта состоит из создания вспомогательных планов:

• Управления человеческими ресурсами в команде проекта, учитывая их доступность и профессиональные навыки.  
• Управления расходами, включая всевозможные закупки и обязательства перед подрядчиками. 
• Процессов коммуникации с указанием того, как, когда и в каком формате будет происходить общение с командой и заинтересованными лицами.
• Работы с возможными рисками.
• Оценки качества, в котором указаны основные показатели качества для проекта.

Немного пугающий объем документации, правда? На самом деле, менеджеры редко оформляют такие отдельные документы. В этом нет особого смысла. 

Чтобы составить удачный график, достаточно в одном документе рассказать обо всех перечисленных выше элементах.

Документ обычно включает информацию о:

В основном график проекта используется для документирования договоренностей, облегчения взаимодействия между заинтересованными сторонами, а также фиксирования объемов работ и финансовых вложений.

Документ должен содержать ответы на 4 вопроса:

Опытные менеджеры для создания графиков проекта используют системы управления проектами. Такие решения автоматизируют многие процессы, тем самым экономя рабочее время и облегчая контроль за ходом работы.

Использование программного обеспечения для управления командой проекта и рабочими процессами — дело довольно привычное для многих менеджеров, особенно в крупных компаниях.

И не зря: согласно исследованиям PWC (PricewaterhouseCoopers, международная консалтинговая и аудиторская компания) 77% высокоэффективных проектов используют ПО для управления рабочими процессами.

Перед вами пример плана в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO.

С помощью инструмента вы сможете:

Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO

Планируйте, создавайте и работайте с проектами любой сложности и профессиональной области.

Готовые шаблоны помогут вам не начинать этап планирования с нуля каждый раз. В GanttPRO вы найдете бесплатные шаблоны диаграммы Ганта, которые подойдут многим профессиональным индустриям:

Кроме того, в нашем планировщике онлайн вы найдете шаблоны планов проекта для различных сфер в Excel и Google Таблицах.

Каждый шаблон вы всегда можете скачать в популярных форматах PDF и PNG. Также вы можете сохранить любой ранее созданный документ и использовать его в будущем.

Опытный менеджер знает все о команде и ее участниках. Кроме того, он готов ответить на все возможные вопросы, которые могут возникнуть во время рабочего процесса.

Итак, давайте приступим к созданию календарного плана-графика проекта, чтобы быть уверенными в максимальной проработке и подготовке каждого его этапа.

Общение — главный помощник в достижении успеха. Познакомьтесь с теми, с кем будете работать, представьте участников друг другу и обсудите организационные моменты. Оцените потребности и ожидания коллег, а также обсудите, как в ходе работы реализовывать обратную связь между командой и клиентами.

В будущем это поможет минимизировать недопонимания и поддерживать приятную рабочую атмосферу.

2. Определите основные цели проекта

Менеджер должен иметь четкое представление, для чего нужен этот проект, какие цели он преследует и почему стоит вложенных денег. Ответы на эти вопросы помогут команде, руководству, инвесторам и другим заинтересованным лицам убедиться, что идея достойна внимания, а ее реализация принесет не только удовлетворение, но и выгоду.

Определение объема — ключевой элемент разработки документа. На этом этапе менеджер:

Вы определили цели, сроки и фазы проекта, а также обозначили его ключевые моменты. Самое время создать подробный график, в котором будет прописана каждая задача и время на ее выполнение. 

Не будьте слишком оптимистичными, моделируя наилучшую возможную ситуацию. Реально оценивайте силы коллег, не забудьте об отпусках, праздниках и возможных задержках по другим причинам.

Ресурсы — это сотрудники либо привлеченные специалисты, а также средства, необходимые для достижения бизнес-целей компании. Выделите и назначьте сотрудников на задачи, четко сформулируйте область ответственности и ожидания, которые на них возлагаете. 

Учитывайте опыт каждого специалиста, их профессиональные качества и так называемые «soft skills». Все это способствует грамотному распределению и управлению ресурсами, а также повышает эффективность команды.

Опытный менеджер всегда заранее предусматривает возможные внештатные ситуации и обдумывает пути их решения. Это могут быть:

Заранее обсудите возможные риски с командой, чтобы сотрудники были к этому готовы. 

Итак, детальный план реализации проекта готов. Проведите презентацию, ознакомьте с ним абсолютно каждого участника и коллегу. Теперь это основной документ, содержащий самую точную и свежую информацию о проекте.

Поделитесь документом с сотрудниками и заинтересованными сторонами. В этом вам поможет инструмент управления рабочими процессами онлайн. С ним каждый получит круглосуточный доступ к документу, а также сможет вносить корректировки и следить за изменениями в режиме реального времени.

Планирование — неотъемлемая часть работы каждого менеджера. Без заранее составленного детального графика сложно представить работу команды слаженной, завершенной успешно и в заданные сроки.

Участие членов команды в нескольких проектах, а также работа с международными организациями и удаленка требуют еще более тщательных процессов планирования и управления.

Подробный план проекта станет отличным решением. С ним менеджер может быть уверен, что сотрудники и заинтересованные стороны имеют общие бизнес-цели и видение рабочих процессов, а также будут в курсе всех изменений.

4.4 7 голоса

Рейтинг статьи

Как составить план на год, который получится выполнить — Work.ua

Ежегодно составляете список задач на новый год? Подводя итоги года, всегда ли планируемое совпадает с реальностью? Возможно, изменив подход к планированию, и результат порадует больше.

Как показывают исследования Statistic Brain, только 8% людей могут похвастаться успешным выполнением поставленных на год целей. Хотите тоже войти в это число? Тогда вам следует избежать распространенных ошибок планирования и следовать советам Work.ua.

1. Подведите итоги прошедшего года

Первое правило успешного планирования — правильный настрой. Устройтесь поудобнее, возьмите любимый блокнот, ручку, и проанализируйте свой год на предмет своих достижений, провалов, новых знакомств. Уже после этого этапа в голове начнет созревать план на следующий год.

Если составляли план на год ранее — обязательно подведите итоги: как много выполнили, почему не удалось воплотить что-то из задуманного. Если вы из года в год ставите перед собой одну и ту же цель, но никак не можете сдвинуться с мертвой точки — возможно, это вам на самом деле не очень-то нужно и цель навязана окружением или рекламой, а может проблема в неточной формулировке цели.

2. Определите концепт года

Хорошо, если вы можете сформулировать основную цель или тему года, прежде чем приступите к детальному планированию. Перед постановкой любой цели убедитесь, что это именно то, что вы желаете всей душой, что это отвечает вашим интересам и привязанностям.

3. Разбейте цели на задачи

Каждую из целей протестируйте вопросами, ответы на которые, как правило, позволяют сократить список целей: «Что будет, если этого не будет?», «Что я готов заплатить?», «Что я создаю в себе и в мире достижением этой цели?».

Если цель действительно важна, то разбейте ее на конкретные задачи. Для удобности можете поделить их на условные 6 списков: «работа», «семья», «отношения», «деньги», «интересы», «духовное развитие».

4. Проверьте задачи на соответствие главным критериям

Если ваши задачи не соответствуют хотя бы одному из критериев — её нужно либо переформулировать, либо убрать из плана вовсе:

• Конкретность и измеряемость: в вашем списке должно быть не абстрактное «заниматься спортом», а конкретное «пробежать за год 1200 км».
• Ограниченность во времени: нужно бегать по 25 километров в неделю, чтобы успеть пробежать 1200 километров в год, а не бегать судорожно весь декабрь на пролет.
• Достижимость: могу ли я теоретически пробежать столько?
• Релевантность: а нужно ли мне бегать вообще, если я планирую усиленно лечить сердце?

5. Составьте план к плану

Первый шаг к началу выполнения — распределить подзадачи во времени, составив списки задач на месяц, неделю, день с периодическими напоминаниями. Используйте для этого любой удобный вам функционал: приложения-планировщики для смартфонов, google-календарь, бумажные списки.

Конечно, вы не сможете распланировать весь год по часам, но наметить общий план и периодически возвращаться к нему для уточнений — задача посильная.

6. Создайте систему учета и контроля достигнутых успехов

Обязательно отмечайте все свои промежуточные успехи, будь то сброшенные килограммы, преодоленные километры, заработанные деньги или прочитанные книги. «Галочка» за выполнение намеченного стимулирует продолжать в том же духе и просто подымает настроение. Награждайте себя за достижения.

7. Корректируйте планы

Только идеальные люди из кинофильмов никогда не ошибаются. Вы можете ставить завышенные цели или наметить неправильные пути их достижения. Не бойтесь это признать и корректировать свои планы.

Например, вы хотите похудеть и разработали для этого доскональный план беговых тренировок. Но если уже в процессе выяснилось, что бег — это не ваше, то добивайтесь своего с помощью другого способа. Но ни в коем случае не отказывайтесь от цели!

8. Верьте в себя

«Если вы думаете, что вы способны на что-то, вы правы, если вы думаете, что у вас не получится что-то, вы тоже правы», — Генри Форд.

Вера в себя и свои возможности является одним из главных секретов успеха. Дайте двум людям одинаковые цели и тот, кто верит, найдет пути к ее достижению, а тот, кто не верит, будет искать оправдания и отговорки. Посмотрите еще раз на список своих будущих свершений на этот год. Вы действительно верите в то, что сможете сделать это?

Постановка основных задач на год служит маяками, которые показывают направление движения и развития при более детальном планировании. Лучше меньше запланировать и все выполнить — так ваше настроение к концу года явно будет хорошим. Готовы? Work.ua желает вам успешного планирования!

Статья по теме: Правило 10 000 часов

Читайте нас в Telegram

Чтобы оставить комментарий, нужно войти.

План действий (Action Plan): 6 шагов внедрения

План действий (Action plan) в менеджменте — это инструмент планирования и контроля за выполнением планов.

В отделе продаж план действий должен применяться ежедневно — руководителем отдела для контроля за разного типа работами менеджеров; менеджерами для самоконтроля реализации мини-проектов помимо ежедневных стандартных обязанностей по работе с клиентами.

Узнайте, как применять простую таблицу плана действий для того, чтобы ваш отдел продаж шел планомерно к намеченной цели.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): ЧТО ЭТО ТАКОЕ

Что такое план действий (Action plan)?

Это обязательный элемент стратегического планирования и регулярного менеджмента. Экшн план может применяется в управлении отделами, подразделениями и проектами. А может контролировать регулярные действия по отношению к тому или иному сегменту клиентов или к тому или иному сотруднику.

План действий — обязательный элемент для того, чтобы добиться стабильного роста продаж. Любой рост — это внедрение каких-то стратегических улучшений в отделе. И эти улучшения всегда являются микро-проектами. Их приходится делать помимо стандартных обязанностей.

План действий описывает шаги или мероприятия, которые должны быть выполнены, чтобы вы смогли достичь цели.

План действий может формироваться локально, на каждую неделю, с корректировкой выполнения задач за предыдущую неделю. Разработка плана действий на следующую неделю осуществляется в пятницу.

А может быть частью глобального стратегического планирования. Цель такого плана действий — долгосрочная. И в этом случае вы формируете план действий после того, как сделали SWOT анализ, выбрали стратегию развития и сформулировали SMART цель.

Читать подробнее «SWOT-анализ в увеличении продаж»

Почему важно составлять план действий?

Без четких планов действий управление продажами неэффективно. Как и управление любой другой деятельностью в компании.

Однако очень часто составление плана действий часто воспринимается как утомительная процедура по сравнению с ранними этапами стратегического планирования (SWOT-анализ и SMART цель).

Поэтому часто Action plan игнорируется.

Как результат работа на этапах анализа и формирования целей оказывается бесполезной, хотя на нее потрачено силы и время. SMART цель остается на бумаге в виде «воздушного замка». Четкого плана действий по шагам не разработан и не контролируется.

Значит нет продвижения вперед.

Привычка составлять план действий в управлении продажами и в целом организацией подтверждает, что а) компания действительно совершает определенные действия для достижения цели и б) использует многочисленные методы проверки и оценки масштаба реализации плана действий.

План действий (Action plan) в управлении продажами обычно бывает двух видов:

1. план действий по стратегическому развитию отдела продаж;***
2. план действий по развитию клиентов.

Без плана действий (Action plan) развитие и управление продажами в компании невозможно

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): В ЧЕМ ПОЛЬЗА ДЛЯ РОПА

Если у вас сложные продажи и ваш цикл сделки превышает 2 недели, таких инструментов управления как контроль отчетности в CRM и планерки, будет недостаточно.

Особенно на стадии Account management процесса продажи при развитии ключевых клиентов продавцу нужен четкий план действий: что и когда он будет делать именно с этим клиентом для того, чтобы подвести его к сделке.

В продажах есть проектная работа: например привлечение клиентов на выставке или конференции, различного рода networking. С помощью какого инструмента менеджмента вы будете контролировать подготовку мероприятия и обработку результатов?

Если вы внедряете стратегические изменения в вашем отделе продаж, у РОПа обычно в разработке от 5 до 10 проектов: от подбора кадров до внедрения или оптимизации CRM. Как вы проконтролируете работу РОПа по усилению системы продаж?

В чем польза Action plan для руководителя?

План действий (Action plan) — это обязательный элемент ежедневного управления отделом

1. План действий структурирует рабочий день: action plan это ежедневная шпаргалка, которая наглядно демонстрирует как шаг за шагом реализуется цели одного или нескольких отделов или менеджеров;///

2. План действий является инструментом тайм менеджмента : управляет вашим временем и помогает существенно снизить временные затраты на тот или иной проект или активности.///

3. План действий существенно сокращает цикл PDCA: за счет снижения временных издержек вы быстрее проходите цикл, внедряете изменения и достигаете целей.

Читать подробнее «Цикл Деминга (PDCA): как увеличить продажи

План действий (Action plan) в обоих случаях является обязательным элементом ежедневного управления отделом.

План действий — это четкая дорожная карта вашего дня.

План действий поддерживает ваш тонус и эффективность. Он назначает вам временные рамки для каждого отдельного шага процесса. 

Вы отслеживаете прогресс, сохраняя проекты в соответствии с графиком и бюджетом.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): ТРЕБОВАНИЯ

План действий должен содержать следующую информацию:

• Какое действие следует сделать;***
• Кто будет выполнять это действие;***
• Когда оно состоятся и как долго продлится;***
• Какие ресурсы (персонал, деньги, другое) необходимы для осуществления этого действия;***
• Какая коммуникация должна происходить между участниками плана (кто должен знать и что?)

Ваш план действий должен отвечать следующим требованиям:

1. Быть исчерпывающим***План действий должен содержать все необходимые действия для реализации той или иной задачи.
2. Быть понятным***План действий должен быть понятно изложен и быть доступным в изложении для менеджеров.
3. Быть релевантным***План действий должен отражать текущую работу над задачей, использовать все новые возможности и решать все появляющиеся проблемы.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): ПРИМЕР

Многие CRM-системы сегодня позволяют вести контроль за реализацией задач, проектов и планов. В случае, если ваша CRM-система не имеет такого функционала, используйте таблицу Excel.

Разработка плана действий в «электронно-бумажного» виде — это первый шаг. После того, как он будет освоен, переносите шаблон в CRM.

Важно: бумажная версия плана действий стимулирует общаться с подчиненными лично. Автоматизированный план действий в CRM хуже мотивируют сотрудников на решение задач чем распечатанная таблица плана действий в Excel и личное совещание с Руководителем.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ОТДЕЛОМ ПРОДАЖ

План действий (Action plan) для управления отделом продаж в табличной форме:

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): РАЗВИТИЕ КЛИЕНТА

План действий по развитию клиентов мы используем в своих проектах по развитию отделов продаж. План формирует мероприятия по следующим направлениям:

1. Определение вероятности долгосрочного сотрудничества***Это этап квалификации клиента. В случае, если клиент сложный и собрать информации для оценки его потенциала не удалось, продавец составляет план действий для сбора нужной информации и оценки потенциального клиента.///
2. Формирование стратегии работы с ЛПР, ЛВПР и/или ГПР (группа принятия решения)***На сложных рынках решение о покупке принимает не один сотрудник. Продавец должен оценить приоритеты в системе управления клиента, цели и задачи, стратегию бизнеса и прочие факторы для того, чтобы сформулировать ценностное предложение клиенту.///
3. Утепление клиента***Действия по утеплению клиента: какие встречи и с кем из ГПР необходимо провести? Командировки, визиты на производство — все это мероприятия, необходимые для подготовки клиента к подписанию договора.///
4. Развитие ассортимента***После подписания договора необходимо разработать шаги по стратегии развития клиента с целью увеличения продаж. ///
5. Развитие ресурсов***Количество требуемых ресурсов для работы особенно с ключевым клиентом может изменяться. С целью долгосрочного планирования и эффективного контроля в план действий необходимо закладывать новые данные по этому разделу.

План действий по развитию и управлению клиентом:

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): 6 ШАГОВ ВНЕДРЕНИЯ

Во многих компаниях даже собственники не умеют применять инструменты регулярного менеджмента. Ниже приводим алгоритм внедрения плана действий.

Используйте его для того, чтобы приучить сотрудников детально отчитываться и самостоятельно контролировать свои действия.

Шаг 1: Сформулируйте или выберите цель. Разработайте список мероприятий, которые на ваш взгляд должны быть сделаны для реализации цели.

Шаг 2: Поставьте менеджерам сформулировать по каждой задаче:

1. Список мероприятий, необходимых для выполнения;***
2. Период, необходимый для выполнения и количество часов, требуемых для выполнения;***
3. Ресурсы, необходимые для выполнения;***
4. Сотрудники других подразделений, участие которых требуется для выполнения.

Шаг 3: Согласуйте список мероприятий, задачи и все параметры по ним с исполнителем.

Шаг 4: Назначьте дату промежуточной проверки по выполнению задач и корректировке.

Шаг 5: Следуйте принятому расписанию промежуточной проверки выполнения задач, их корректировки и окончательной приемки.

Шаг 6: Помечайте выполненные задачи как выполненные. Закрывайте то, что сделано.

Шаг 7: Обсуждайте отложенные или просроченные задачи. Анализируйте, почему возникли препятствия или причины, по которым некоторые задачи не выполняются. Иногда они нуждаются в дополнительном сопровождении с вашей стороны или от другого сотрудника.

Используйте план действий (Action plan) для регулярного управления отделом продаж.

Как создавать простые и эффективные планы проектов

Хорошие проектные планы — это больше чем список того, что и когда нужно сделать

Просмотр тем

Что такое план проекта? Это результат процесса планирования проекта, в ходе которого менеджер проекта принимает решения, расставляет приоритеты и распределяет задания и ресурсы, необходимые для реализации проекта. В планах проекта указываются имена участников исполнительной команды, перечень необходимых инструментов и материалов, а также порядок действий, которые требуется выполнить для достижения успеха.

Услышав «план проекта», большинство представляет себе некий список, в котором по пунктам перечислено, что и когда нужно сделать. Однако это лишь малая часть плана проекта.

Хороший менеджер проекта составляет план, который охватывает все аспекты — от проблемы, которую требуется решить, до объема работ, конечных результатов, рисков и зависимостей. После этого он намечает порядок действий для успешного завершения проекта.

Без плана проекта у участников проекта нет детального представления о том, как и когда все будет выполнено. Они запутываются в ворохе задач и потребностей и часто просто не знают, с чего начать. Или же, что еще хуже, они рвутся вперед, при этом абсолютно не представляя, как (или когда) их работа впишется в рамки проекта.

Пошаговое составление плана проекта

Есть в этом некая рекурсия — выполнить пошаговый процесс, чтобы создать план, который по сути является пошаговым процессом. Однако это ключевой момент создания надежного и успешного плана.

Прежде чем приступить к составлению плана, проанализируйте все, что вам известно о команде, организации, ресурсах и о том, что вы пытаетесь сделать. Как только начнется планирование, важно достичь общего понимания с командой.

Шаг 1. Представьте свой план в виде карты проекта.

Составляя карту, полезно задать себе следующие вопросы:

• Какой путь назначения? Как вы поймете, что проект завершен?
• Кто пойдет по этой карте?
• Какие контрольные точки предстоит пройти по пути и какое между ними примерное расстояние?
• С какими препятствиями можно столкнуться? Есть ли альтернативные маршруты?

Шаг 2. Познакомьтесь с заинтересованными сторонами.

Ознакомьтесь с неприятными фактами организационной политики, трудными личностями и возможными дискуссионными вопросами, которые могут влиять на процесс управления проектом. Ларри В. Смит, PMP и менеджер проектов в Software Technology Support Center, подчеркивает важность проведения анализа заинтересованных сторон. По словам Смита, все участники хотят, чтобы проект увенчался успехом, но забыв о потребностях хотя бы одного влиятельного участника, можно все испортить.

Смит рекомендует уделить время следующему:

• Уточнить, кто заинтересованные стороны проекта.
• Понять их ожидания и уровень влияния.
• Решить, как реализовывать обратную связь от коллег и заинтересованных сторон по мере продвижения проекта.
• Соотнести все потребности и ожидания с мероприятиями по планированию рисков и реагированию на риски.
• Добросовестно спланировать все стратегии коммуникации в рамках проекта.

Коммуникационную составляющую трудно переоценить. Берни Фергюсон, эксперт в области управления проектами компании Atlassian, начинает общение с заинтересованными сторонами на самых ранних этапах проекта. Он рассказывает: «Мы используем метод карты проекта для достижения общего понимания между участниками и заинтересованными сторонами. Чем мы занимаемся? В чем ценность для клиентов и бизнеса? Почему мы считаем это решение правильным? Мы получаем обратную связь по ответам на все эти вопросы до того, как что-либо попадет в дорожную карту команды».

Шаг 3. Без лишних иллюзий составьте календарный график работ.

Одной из распространенных ошибок менеджеров проектов при планировании является их чрезмерный оптимизм. Не предполагайте наилучшую возможную ситуацию, а внимательно изучите проблемы, которые могут возникнуть, и их потенциальное влияние на график управления проектом. Обязательно выполняйте основную комплексную проверку. Проведите семинар по инсценировке краха или серию встреч один на один с основными участниками и заинтересованными сторонами.

Вы можете составить график, спросив у других менеджеров проектов, сколько времени потребовалось на планирование аналогичных проектов. Можно встретиться с командами, с которыми будете работать, чтобы понять, сколько потребуется времени для выполнения конкретных заданий. Если у вас есть инструмент управления проектами, проверьте в архиве графики старых проектов.

Затем общайтесь и еще раз общайтесь. Сообщите подробности всем заинтересованным сторонам. Зачем? А разве вам бы хотелось оставаться в неведении? Упрощенные диаграммы Ганта — это распространенный и эффективный способ визуализации графика, его легко поймет каждый.

Шаг 4. Привлеките помощников.

Вы, как менеджер проекта, обязаны составить план проекта (и в итоге выполнить проект). Но это не значит, что вы должны скрыться в своем кабинете и там его составлять. При разработке плана проекта крайне важно привлекать к этому все заинтересованные стороны. Взаимодействуйте с ними как можно чаще. Вы увидите, что они отличные специалисты.

Выслушивая свою команду и вместе прорабатывая идеи, вы сможете своевременно прийти к разумным выводам. Такая совместная работа способствует созданию более эффективного плана и мобилизации сил для поддержки всего проекта.

Сотрудники Atlassian используют шаблоны, чтобы сократить накладные расходы, связанные с процессом планирования, и инициировать обсуждения, необходимые для оптимального планирования проекта. Шаблоны для составления плана проекта — это отличный способ заставить сотрудников обратить внимание на те аспекты управления проектами, которые раньше они, возможно, не рассматривали.

Одно дело подготовить для проекта хорошую «речь в лифте», но создание надежного плана — это совсем другое. Шаблоны заставляют тщательно продумывать свои действия и убедиться, что ничего не упущено. Следует честно признать, что размышлять о зависимостях и рисках не так уж интересно. При отсутствии некоего инструмента принуждения легко упустить из виду эти составляющие плана.

Совет. Шаблон плана проекта доступен бесплатно. Не требуется даже указывать адрес электронной почты.Получить PDF-файл.

Шаг 5. Определите цели и объем работ.

Сформулируйте суть проблемы, конкретно указав, что именно вы пытаетесь решить. Затем разработайте гипотезу о том, что, по вашему мнению, должно произойти в результате проекта. Далее набросайте объяснение предпосылок проекта и обосновывающие их данные или аналитические выводы. Определите показатели для оценки достигнутого успеха — они, возможно, станут основой для нескольких областей плана.

Спросите себя и участников команды, что вам требуется, что желательно иметь, а что попросту не нужно. Согласовав область проекта на раннем этапе, а также определив, что в нее не входит, вы тем самым уменьшите вероятность возникновения недопонимания между заинтересованными сторонами. Вы знаете, сколько времени надо попросить уделить проекту у других людей, которые в нем участвуют. И сможете легко распознать изменения в области проекта.

Неконтролируемое расширение области проекта — это реальное явление. Главное — сбалансировать область проекта, график и ресурсы таким образом, чтобы ничего не вышло из-под контроля.

Шаг 6. Спрогнозируйте (и предотвратите) неожиданные ситуации.

Во всех планах проектов указаны фактические данные о бюджете, графике и области проекта. Однако хороший план также отвечает на важные вопросы о проекте, в том числе:

• Ресурсы: какие требуются навыки и кто занят на проекте? Каков бюджет?
• Решения: кто предоставляет рекомендации и кто в итоге принимает решение?
• Коммуникация: кто получает сообщения о проекте, когда и в каком формате?
• Риски: на что участники команды должны обращать внимание, и что собой представляет процесс регистрации и отслеживания рисков?
• Проверки: каким образом вы собираетесь получить отзывы, прежде чем выпустить проект?
• Утверждения: кто еще должен подписать данный план? Кто выносит окончательное решение?
• Сроки: соответствует ли ваш график работы графику проекта? Каким образом вы определили срок выполнения проекта?

В плане не нужно вдаваться в подробности по каждому из этих вопросов, но в нем должно быть достаточно информации, чтобы вы могли беспрепятственно реализовать проект без особых сюрпризов.

Совет. Воспользуйтесь методом DACI для своевременного принятия обоснованных решений по проекту.

Шаг 7. Выберите предпочтительный подход к управлению проектом.

Вы, как менеджер проекта, можете выбрать каскадную модель или agile-подход для управления проектом. Agile-подход позволяет быстро получать результаты посредством выполнения небольших итерационных заданий и постоянной оценки требований, планов и результатов. Этот метод предусматривает, что ресурсы и сроки фиксированы. Если от чего-то нужно отказаться, область проекта сокращается до обязательных компонентов, по крайней мере для текущей итерации. Дальнейшие итерации можно добавить позже, дополнив желательными компонентами.

Каскадная модель — это более традиционный, последовательный (словно водопад) линейный процесс поэтапного выполнения проекта одной командой за другой. В данном методе фиксированной является область проекта, а сроки и ресурсы — гибкими.

Шаг 8. Напишите и проверьте план.

После того как вы ответили на все вопросы, провели все обсуждения и создали ворох стикеров, пришло время написать план проекта. При его написании и оформлении придерживайтесь принципа «чем проще — тем лучше».

Ниже приведены некоторые полезные подробности, которые должны быть в составе любого плана, независимо от его формата.

• Название проекта
• Срок сдачи
• бюджет;
• Цели плана
• Обозначенные контрольные точки и ожидаемое измеримое воздействие
• Запланированные сроки начала и завершения каждого задания
• Выноски с указанием исполнителей отдельных заданий
• Подробности заданий и уточняющие замечания
• Выноски, в которых указаны зависящие друг от друга риски и задания (или команды) с целью предотвращения задержек

Когда план проекта завершен, наступает момент триумфа и можно порадоваться своим успехам вместе с окружающими. Однако прежде чем праздновать, погодите немного. Попросите кого-нибудь, кто не участвовал в составлении плана, проверить его.

Совет. При оценке объема каждого задания постарайтесь не слишком вдаваться в детали. Не забывайте: это только предположения, а не клятвы на крови.

Шаг 9. Поделитесь своим планом… и держитесь 😉

Ваш план проекта составлен и проверен. Настало время показать его сотрудникам, которые вместе с вами будет работать над проектом, а также заинтересованным сторонам, которые должны быть в курсе. Затем готовьтесь к самому интересному — начинается проект, а вместе с этим — по-настоящему серьезные дела. Помните, будут изменения и трудности, вы просто должны быть готовы справиться с ними.

Чтобы ни случилось, всегда придерживайтесь плана. Сосредоточившись на намеченной области проекта и согласованных поэтапных действиях, вы сможете выполнить проект.

Вам также может понравиться

Шаблон карты проекта

Одностраничник совместного пользования для согласования действий вашей проектной команды с заинтересованными лицами.

Воспользуйтесь инструментами

Confluence — это пространство для эффективной командной работы, где можно обсуждать любые концепции, планы и цели, документировать и хранить результаты.

Узнайте, как Confluence может преобразовать

Получить бесплатно

Как составить план и получить то, что вы хотите в жизни | Блог Evernote

Производительность • Использование Evernote

Энтони Бартлетт • 25.02.2020

Представьте, что однажды вы проснулись и решили построить себе дом.

Как бы вы начали? Взять молоток и несколько гвоздей и просто взяться за дело? Или составить чертежи, расчистить землю и сначала подготовить прочный фундамент?

Если мысль о том, чтобы начать без плана, кажется смешной, вы правы. Это прямой путь к катастрофе или, по крайней мере, к очень нестабильной структуре. Но это именно то, что вы делаете, если не создаете план действий для своей жизни.

Чтобы было ясно, наличие плана отличается от наличия цели . У многих людей есть цели, такие как найти новую работу, заработать больше денег или похудеть. Но исследования показывают, что без плана достижения этих целей 92 процента из них в конечном итоге потерпят неудачу.

Что восемь процентов преуспевших понимают, чего не понимают остальные из нас (очевидно)? Они узнали, что «Цель без плана — это просто желание».

Преимущества планирования

Составление плана может показаться неудобством, когда вы хотите начать свое путешествие к лучшей жизни сейчас. Но путешествовать по новой территории легче, когда у вас есть карта — будь то отпуск, повышение по службе или открытие нового бизнеса.

Вот четыре конкретных преимущества планирования:

• Повышение производительности. Когда вы знаете, как добраться из одного места в другое, вы с меньшей вероятностью будете страдать от «паралича анализа». Планирование не дает вам тратить энергию на ненужные задачи, и, как говорит писатель Брайан Трейси, «каждая минута, потраченная на планирование, экономит целых десять минут на выполнении».
• Повышенная концентрация. Планирование помогает вам сосредоточиться на текущей задаче — вы знаете, что вам нужно сделать сегодня и почему. Это поможет вам чувствовать себя лучше, показывая, что вы можете изменить, а что находится вне вашего контроля.
• Больше уверенности в себе. Если ваши цели всегда были за пределами вашего понимания, это может быть потому, что вы никогда не создавали эффективный план их достижения. Если у вас есть план, вы будете удивлены тем, как много вы можете сделать.
• Повышение самосознания. Создать план — значит начать понимать себя. Это помогает раскрыть ваши увлечения и приоритеты, а также понять, отражают ли они ваши истинные ценности. Вы приходите, чтобы узнать о своих личных склонностях, наклонностях и антипатиях — и о том, как их преодолеть!

Когда вы составляете план, вы создаете схему того, где вы находитесь сейчас, туда, где вы хотите быть в будущем. Это переносит вашу цель из мира фантазий в реальность.

Как составить план, который будет работать

Теперь, когда важность наличия плана ясна, вот четыре шага, которые вы можете предпринять, чтобы создать собственную основу для действий.

1. Запишите свою цель

Как только вы определились со своей целью, запишите ее. Доктор Гейл Мэтьюз из Доминиканского университета в Калифорнии обнаружила, что простое написание цели увеличивает вероятность ее достижения на 42 процента.

Начните с представления своей цели. Увидьте это в своем воображении… почувствуйте это, вкус это. Теперь зафиксируйте его как можно подробнее, используя функцию S.M.A.R.T. формула:

• Конкретный . Это «кто, что, когда, где и почему» вашей цели. Опишите, как именно вы определяете успех, и действия, которые вы готовы предпринять для его достижения.
• Измеримый . Как вы будете измерять свой прогресс? Например, если ваша цель — сэкономить деньги, насколько вам нужно сократить свои расходы? Как говорит писатель Пауло Коэльо: «Никто не может попасть в цель с закрытыми глазами».
• Достижимый . Есть ли у вас навыки, необходимые для достижения вашей цели? Если нет, то можете ли вы их приобрести? Это не должно обескураживать вас; скорее, это должно мотивировать вас ставить реалистичные цели и обращаться за помощью, если это необходимо.
• Релевантный . Эта цель действительно то, что вы хотите? Соответствует ли это вашим более широким амбициям? Создание «карты жизни» с использованием швейцарского подхода PDP может помочь вам понять, что действительно важно для вас.
• Ограниченный по времени . Когда ты достигнешь своей цели? Без дедлайна всегда будет больше времени, поэтому нет ощущения срочности. Установка ограничения по времени мотивирует вас действовать теперь , пока не поздно.

Советы профессионалам:

• После того, как вы определились с целью, зафиксируйте ее с помощью шаблона «Годовые цели» Evernote. Или, если вы записали его на бумаге, отсканируйте его в Evernote, чтобы вы могли вернуться к нему в любое время.
• Используйте Web Clipper для сохранения любого контента, который вы найдете в Интернете, который мотивирует вас и помогает приблизиться к вашей цели.

Определение цели — первый важный шаг. Но большие цели могут быть ошеломляющими, и может показаться, что вы просто не знаете, как их достичь. К сожалению, именно здесь многие люди сдаются.

Вместо этого, теперь, когда вы знаете, где хотите закончить, разбейте его на куски. Если ваша цель — иметь успешный бизнес через два года, где вы должны быть через год? Шесть месяцев? Следующая неделя?

Создайте план, который разделит вашу цель на маленькие, поэтапные шаги. Запишите каждый шаг и установите крайний срок для его завершения. Таким образом, вы не ошеломлены горой, на которую взбираетесь, вы просто ставите одну ногу перед другой. Каждое утро, когда вы встаете, вы знаете, что вам нужно сделать в этот день и почему.

Совет для профессионалов:

• Используйте шаблоны ежедневника и еженедельника Evernote, чтобы разбить свою цель на управляемые части. Создайте запись для каждого шага, который вам нужно сделать, и не забудьте вознаградить себя за прогресс, которого вы достигли на этом пути!

План бесполезен, если вы никогда не смотрите на него. Чтобы не сбиться с пути, обязательно просматривайте его регулярно — если возможно, ежедневно.

Зачитывайте свою цель вслух каждый день, желательно сразу после пробуждения. Это отличный способ определить свое намерение на день и сосредоточиться на том, что ему принадлежит: на плане, который вы разработали, и на конкретных действиях, которые приблизят вас к вашей цели.

Советы для профессионалов :

• Установите напоминание о своей цели в одно и то же время каждый день. Когда вы получите напоминание, найдите время, чтобы просмотреть свою заметку и спросить себя, что вы можете сделать в этот день, чтобы добиться прогресса в своем плане.
• Добавьте свой план в список ярлыков в Evernote. Таким образом, он всегда будет отображаться в верхней части списка в левой части экрана.

Если ваша цель достаточно велика, вам нужно оставаться сосредоточенным, чтобы достичь ее — в конце концов, мы говорим о плане на жизнь .

Выполняя каждый «блок» своего плана, найдите минутку, чтобы определить веху. Это возможность отпраздновать свой прогресс и переоценить свой план: он все еще практичен? Есть ли какие-либо корректировки, которые вам нужно внести? Переориентация на вашу цель напомнит вам о том, почему вы начали в первую очередь, и даст вам столь необходимый заряд энергии.

Советы для профессионалов :

• Поделитесь своим планом с другом. Наличие кого-то, кто возьмет на себя ответственность, может помочь вам сохранить мотивацию, когда может возникнуть соблазн сдаться, и даст вам кого-то, кто поддержит вас в трудные времена.
• Наряду с поставленной целью просматривайте ежедневные и еженедельные планировщики каждый день, чтобы убедиться, что вы используете свое драгоценное время с максимальной пользой.

Достижения в жизни не случаются случайно; это результат тщательного планирования и решимости добиться успеха. Как только вы создадите надежный план достижения своих целей, вы будете удивлены тем, как повысится ваша мотивация. Достижение, таким образом, является лишь вопросом времени.

Примечание автора: Хотя я не цитировал его в этой статье, я обязан классической книге Наполеона Хилла «Думай и богатей» за вдохновение. Несмотря на то, что написано в 1937, многие из принципов, которые он определил как необходимые для достижения успеха, остаются в силе и сегодня. Этот язык может показаться анахронизмом по современным меркам, но если смотреть через призму своего времени, он по-прежнему является отличным руководством о том, как спланировать свою жизнь для достижения успеха.

Организуйте свою работу и наведите порядок в жизни с помощью Evernote.

Больше продуктивности • Использование Evernote

Производительность • Использование Evernote

Повысьте продуктивность и перезагрузите свой день с помощью Brain Dump

Чувствуете тревогу? Не можете сосредоточиться? Успокойте безостановочный водоворот мыслей с помощью простого упражнения, которое облегчает их обработку и управление.

Продуктивность • Использование Evernote

Как создать цифровой буллет-журнал: подробное руководство

Думаете о том, чтобы попробовать буллет-журнал? Узнайте, как создать цифровой буллет-джорнал, основные преимущества и почему вам понравится его использовать.

Продуктивность • Использование Evernote

Полный список фильмов, посвященных Хэллоуину [+ Бесплатный контрольный список!]

Подготовьтесь к Хэллоуину с помощью этого окончательного списка фильмов, посвященных Хэллоуину. Используйте этот бесплатный контрольный список фильмов, чтобы отслеживать свои успехи!

How to Do to Planning

© Copyright Carter McNamara, MBA, PhD, Authenticity Consulting, LLC.
Адаптировано из Полевого руководства по стратегическому планированию и содействию некоммерческим организациям и Полевого руководства по разработке, маркетингу и оценке некоммерческих программ.

Одним из наиболее распространенных наборов действий в управлении является планирование. Проще говоря, планирование — это установка направления для чего-то (некой системы), а затем направление системы в нужное русло. В организациях существует множество видов планирования. Общими для этих многих видов планирования являются различные этапы планирования и рекомендации по их максимально эффективному выполнению. На информацию в этом документе можно ссылаться как на основу для выполнения различных видов планирования, от очень сложных до простых и базовых. (В разделе библиотеки «Планирование» описывается широкий спектр планов.)

Чтобы сделать следующую информацию применимой к как можно большему количеству ситуаций, областью действия следующей информации по планированию является «система», которая полностью объясняется ниже. Следующий процесс должен быть адаптирован планировщиками в соответствии с потребностями и характером планировщиков и их организаций.

Разделы этой темы включают

Контекст планирования

• Планирование в его более широком контексте (работа в обратном направлении через любую «систему»)
• Краткий обзор некоторых основных терминов планирования

Типовые общие этапы планирования

Общий обзор типовых этапов планирования

Рекомендации по успешному планированию и реализации

• Пошаговая процедура
• Вовлеките нужных людей в процесс планирования
• Запишите информацию о планировании и широко распространите ее
• Цели и задачи должны быть РАЗУМНЫМИ
• Создайте подотчетность (регулярно проверяйте, кто что делает и когда?)
• Отметить отклонения от плана и соответствующим образом перепланировать
• Оценка процесса планирования и плана
• Осознайте, что повторяющийся процесс планирования не менее важен, чем документ плана
• Убедитесь, что природа процесса совместима с природой планировщиков
• Критический, но часто упускаемый шаг — признание и празднование результатов

Общие ресурсы

• Основные типы планов
• Другие типы планов
• Дополнительные точки зрения на планирование

Также обратите внимание на

• Планирование (много типов)
• Бизнес-планирование
• Управление проектами
• Стратегическое планирование

Связанные темы библиотеки

Узнайте больше в блогах библиотеки, связанных с планированием

В дополнение к статьям на текущей странице также см. следующие блоги, в которых есть сообщения, связанные с планированием. Просканируйте страницу блога, чтобы увидеть различные сообщения. Также см. раздел «Последние сообщения в блоге» на боковой панели блога или нажмите «Далее» в нижней части сообщения в блоге. Блог также содержит ссылки на многочисленные бесплатные ресурсы по теме.

• Блог библиотечного бизнес-планирования
• Библиотека создает бизнес-блог
• Блог руководства библиотеки
• Блог управления проектами библиотеки
• Блог библиотеки о стратегическом планировании
• Блог надзора за библиотекой

Планирование в его более широком контексте (системное планирование)

Работа в обратном направлении через любую «систему» ​​

Прежде чем мы перейдем к типичным этапам стандартного «общего» процесса планирования, давайте остановимся и кратко рассмотрим роль планирования в его общем контексте. Это больше, чем просто академическое упражнение — понимание этого общего контекста планирования может очень помочь читателю разработать и осуществить процесс планирования практически в приложении к планированию.

Одним из наиболее распространенных наборов действий в управлении является планирование. Проще говоря, планирование — это установка направления для чего-то — какой-то системы — и затем работа над тем, чтобы система следовала этому направлению. Системы имеют входы, процессы, выходы и результаты. Чтобы объяснить, входы в систему включают ресурсы, такие как сырье, деньги, технологии и люди. Эти входные данные проходят через процесс , где они согласовываются, перемещаются и тщательно координируются для достижения целей, поставленных перед системой. Выходы — это материальные результаты, производимые процессами в системе, такие как продукты или услуги для потребителей. Другим видом результатов являются исходы , или выгоды для потребителей, например, рабочие места для работников, повышение качества жизни клиентов и т. д. Системами могут быть вся организация или ее отделы, группы, процессы и т. д. (для обзора различных систем в организациях, см. «Основное определение организации» и «Различные способы рассмотрения организаций». Они начинают с результатов (результатов и результатов), которые они предпочитают, и работают в обратном направлении через систему, чтобы определить процессы, необходимые для получения результатов. Затем они определяют, какие входы (или ресурсы) необходимы для выполнения процессов.

Краткий обзор некоторых основных терминов

Планирование обычно включает использование следующих основных терминов.

ПРИМЕЧАНИЕ. Совершенно точное определение каждого из следующих терминов не обязательно. Планировщикам важнее понимать разницу между целями/задачами (результатами) и стратегиями/задачами (методами достижения результатов).

Цели

Цели — это конкретные достижения, которые должны быть достигнуты в совокупности или в некоторой комбинации для достижения какого-либо более крупного общего результата, предпочтительного для системы, например, миссии организации. (Возвращаясь к нашей ссылке на системы, цели — это результаты работы системы.)

Стратегии или действия

Это методы или процессы, необходимые в целом или в некоторой комбинации для достижения целей. (Возвращаясь к нашей ссылке на системы, стратегии — это процессы в системе.)

Цели

Цели — это конкретные достижения, которые должны быть достигнуты в целом или в некоторой комбинации для достижения целей в плане. Цели обычно являются «вехами» на пути реализации стратегии.

Задачи

Людям, особенно в небольших организациях, поручаются различные задачи, необходимые для реализации плана. Если объем плана очень мал, задачи и действия часто по существу одинаковы.

Ресурсы (и бюджеты)

Ресурсы включают людей, материалы, технологии, деньги и т. д., необходимые для реализации стратегий или процессов. Затраты на эти ресурсы часто изображаются в форме бюджета. (Возвращаясь к нашей ссылке на системы, ресурсы являются входными данными для системы.)

Базовый обзор типичных фаз планирования

Независимо от того, является ли система организацией, отделом, предприятием, проектом и т. д., базовый процесс планирования обычно включает в себя действия аналогичного характера, выполняемые в аналогичной последовательности. Фазы выполняются тщательно или — в некоторых случаях — интуитивно, например, при планировании очень небольшого, простого усилия. Сложность различных фаз (и их дублирование по всей системе) зависит от масштаба системы. Например, в крупной корпорации следующие этапы будут выполняться в корпоративных офисах, в каждом подразделении, в каждом отделе, в каждой группе и т. д.

ПРИМЕЧАНИЕ. Различные группы планировщиков могут иметь разные названия для следующих действий и группировать их по-разному. Однако характер мероприятий и их общая последовательность остаются прежними.

ПРИМЕЧАНИЕ. Ниже приведены типичные этапы планирования. Они составляют , а не полный, идеальный процесс планирования.

1. Ссылка на общую отдельную цель («Миссия») или желаемый результат от системы
Во время планирования планировщики имеют в виду (сознательно или бессознательно) некоторую общую цель или результат, которого должен достичь план. Например, во время стратегического планирования очень важно указать миссию или общую цель организации.

2. Подведение итогов снаружи и внутри системы
Это «подведение итогов» всегда осуществляется до некоторой степени, сознательно или бессознательно. Например, во время стратегического планирования важно провести сканирование окружающей среды. Это сканирование обычно включает в себя рассмотрение различных движущих сил или основных факторов, которые могут повлиять на организацию.

3. Анализ ситуации
Например, при стратегическом планировании планировщики часто проводят «SWOT-анализ». (SWOT — это аббревиатура для рассмотрения сильных и слабых сторон организации, а также возможностей и угроз, с которыми сталкивается организация.) Во время этого анализа планировщики также могут использовать различные оценки или методы для «измерения» работоспособности систем.

4. Постановка целей
На основе анализа и согласования с общей миссией системы планировщики устанавливают набор целей, которые основаны на сильных сторонах для использования возможностей, а также наращивании слабых сторон и отражении угроз.

5. Разработка стратегий достижения целей
Конкретные стратегии (или методы достижения целей) выбираются в зависимости от доступности, практичности и эффективности.

6. Ставьте задачи на пути к их достижению
Задачи выбираются так, чтобы они были своевременными и отражали прогресс в достижении целей.

7. Связать обязанности и временные рамки с каждой задачей
Распределены обязанности, в том числе за выполнение плана, а также за достижение различных целей и задач. В идеале для выполнения каждой обязанности устанавливаются сроки.

8. Написание и передача документа плана
Вышеупомянутая информация организована и записана в документе, который распространяется по всей системе.

9. Признайте завершение и празднуйте успех
Этот важный шаг часто игнорируется, что в конечном итоге может подорвать успех многих ваших будущих усилий по планированию. Целью плана является решение текущей проблемы или достижение цели развития. Кажется упрощением утверждать, что вы должны признать, что проблема решена или цель достигнута. Однако этот шаг в процессе планирования часто игнорируется вместо перехода к следующей проблеме, которую необходимо решить, или к следующей цели. Пропуск этого шага может вызвать апатию и скептицизм — даже цинизм — в вашей организации. Не пропускайте этот шаг.

Руководство по обеспечению успешного планирования и реализации

Обычный сбой многих видов планирования заключается в том, что план никогда не реализуется. Вместо этого все внимание сосредоточено на написании документа плана. Слишком часто план пылится на полке. Таким образом, большинство следующих руководящих принципов помогают гарантировать, что процесс планирования выполняется полностью и реализуется полностью, или отклонения от намеченного плана распознаются и управляются соответствующим образом.

Привлекайте нужных людей к процессу планирования

Возвращаясь к ссылке на системы, важно, чтобы все части системы продолжали обмениваться отзывами для эффективного функционирования. Это верно независимо от типа системы. При планировании получите информацию от всех, кто будет нести ответственность за выполнение частей плана, а также от представителей групп, на которых план повлияет. Конечно, люди также должны быть вовлечены в процесс, они будут нести ответственность за рассмотрение и утверждение плана.

Записывайте информацию о планировании и широко ее распространяйте

Новые менеджеры, в частности, часто забывают, что другие не знают того, что знают эти менеджеры. Даже если менеджеры сообщают о своих намерениях и планах в устной форме, велика вероятность того, что другие не услышат и не поймут, чего хочет менеджер. Кроме того, по мере изменения планов крайне сложно вспомнить, кто что должен делать и согласно какой версии плана. Ключевые заинтересованные стороны (сотрудники, руководство, члены совета директоров, спонсоры, инвестор, заказчики, клиенты и т. д.) могут запрашивать копии различных типов планов. Поэтому очень важно записывать планы и широко их распространять. Дополнительные рекомендации по этому поводу см. в разделе 9.0199 Основы написания и передачи плана

Цели и задачи должны быть SMARTER

SMARTER — это аббревиатура, т. е. слово, состоящее из соединения букв из разных слов во фразе или наборе слов. В этом случае БОЛЕЕ РАЗУМНАЯ цель или задача:

Конкретно:

Например, трудно понять, что должен делать кто-то, если он хочет преследовать цель «работать усерднее». Легче распознать «Написать статью».

Измеряемый:

Трудно понять, каков на самом деле объем «Написание статьи». Эти усилия легче оценить, если цель — «Написать статью на 30 страниц».

Приемлемый:

Если я должен взять на себя ответственность за достижение цели, цель должна быть приемлемой для меня. Например, я вряд ли буду следовать указаниям кого-то, кто скажет мне написать 30-страничную статью, когда мне нужно написать еще пять статей. Однако, если вы вовлекаете меня в постановку цели, чтобы я мог изменить свои другие обязательства или изменить цель, я с гораздо большей вероятностью соглашусь и на достижение этой цели.

Реалистичный:

Даже если я возьму на себя ответственность за достижение конкретной и измеримой цели, эта цель не будет полезна ни мне, ни другим, если, например, цель состоит в том, чтобы «Написать 30-страничную статью на следующие 10 секунд».

Сроки:

Для других это может значить больше, если я поставлю перед собой реалистичную цель «Написать 30-страничную статью за одну неделю». Однако для других будет иметь большее значение (особенно если они планируют помочь мне или направить меня к достижению цели), если я укажу, что буду писать по одной странице в день в течение 30 дней, а не включу возможность того, что я буду писать все 30 страниц в последний день 30-дневного периода.

Расширение:

Цель должна расширить возможности исполнителя. Например, я мог бы быть более заинтересован в написании статьи на 30 страниц, если тема статьи или то, как я ее пишу, расширит мои возможности.

Вознаграждение:

Я более склонен писать статью, если статья будет способствовать усилиям таким образом, что я могу быть вознагражден за свои усилия.

Также рассмотрите
Интересный взгляд на УМНУЮ постановку целей!

Внедрение подотчетности (регулярно проверяйте, кто что делает и когда?)

В планах должно быть указано, кто несет ответственность за достижение каждого результата, включая цели и задачи. Также должны быть установлены даты завершения каждого результата. Ответственные стороны должны регулярно проверять статус плана. Обязательно попросите кого-нибудь из уполномоченных «подписать» план, в том числе поставить свою подпись на плане, чтобы указать, что они согласны с его содержанием и поддерживают его. Включите обязанности в политики, процедуры, должностные инструкции, процессы оценки эффективности и т. д.

Обратите внимание на отклонения от плана и перепланируйте соответственно

Отклонение от плана — это нормально. План – это не свод правил. Это общее руководство. Так же важно, как следовать плану, замечать отклонения и соответствующим образом корректировать план.

Оценка процесса планирования и плана

В процессе планирования регулярно собирайте отзывы участников. Согласны ли они с процессом планирования? Если нет, то что им не нравится и как это можно было бы сделать лучше? В крупных непрерывных процессах планирования (таких как стратегическое планирование, бизнес-планирование, планирование проектов и т. д.) крайне важно регулярно собирать такого рода отзывы.

Во время регулярных обзоров выполнения плана оцените, достигаются цели или нет. Если нет, то были ли цели реалистичными? Имеют ли ответственные стороны ресурсы, необходимые для достижения целей и задач? Стоит ли менять цели? Следует ли уделять больше внимания достижению целей? Что должно быть сделано?

Наконец, уделите 10 минут тому, чтобы записать, как можно было бы улучшить процесс планирования. Сохраните его и прочтите в следующий раз, когда будете проводить процесс планирования.

Повторяющийся процесс планирования не менее важен, чем плановый документ

Слишком часто основное внимание уделяется плановому документу. Это очень прискорбно, потому что настоящее сокровище планирования — это сам процесс планирования. Во время планирования планировщики многому учатся в результате постоянного анализа, размышлений, обсуждений, дебатов и диалогов по проблемам и целям в системе. Возможно, нет лучшего примера неправильно расставленных приоритетов в планировании, чем деловая этика. Слишком часто люди делают акцент на письменных кодексах этики и кодексах поведения. Хотя эти документы, безусловно, важны, по крайней мере, не менее важным является постоянное общение на основе этих документов. Непрерывное общение — это то, что побуждает людей понимать и следовать ценностям и поведению, предлагаемым в кодексах.

Характер процесса должен быть совместим с характером плановиков

Ярким примером потенциальной проблемы этого типа является то, что планировщики не предпочитают «сверху вниз» или «снизу вверх», «линейный» тип планирования (для например, переход от общего к частному в процессе сканирования окружающей среды, SWOT-анализа, миссии/видения/ценностей, проблем и целей, стратегий, задач, сроков и т. д.) Существуют и другие способы планирования. Обзор различных методов см. (далее модели применяются к процессу стратегического планирования, но обычно их можно использовать в других местах):
Базовый обзор различных моделей планирования

Критический — но часто отсутствующий шаг — признание и празднование результатов

Планировщики легко утомляются и даже цинично относятся к процессу планирования. Одна из причин этой проблемы, весьма вероятно, заключается в том, что слишком часто акцент делается на достижении результатов. Как только желаемые результаты достигнуты, новые быстро устанавливаются.

Может показаться, что процесс решает одну проблему за другой, и конца этому не видно. Тем не менее, если по-настоящему задуматься об этом, это большое достижение — тщательно проанализировать ситуацию, вовлечь других в план действий по ее устранению, работать вместе над выполнением плана и фактически увидеть некоторые результаты. Так что признайте это — отпразднуйте свое достижение!

Существует множество типов планов для людей, команд, процессов и организаций. Все они — если они хорошо сделаны — обычно следуют приведенным выше рекомендациям.

Основные типы планов

• Бизнес-планирование (план новой организации бизнеса, продукта, бизнес-отдела и т. д.)
• Основные принципы успешного планирования (основа для многих типов планов)
• Управление по целям (комплексный процесс обеспечения достижения целей организации)
• Планирование программы (разработка и выполнение основной, внутренней или внешней организационной функции)
• Планирование проекта (разработка и выполнение конкретной разовой работы, например, строительство, продукт и т. д.)
• Стратегическое планирование (установить организационные цели и способы их достижения)

Другие виды планов

• Планирование рекламы и продвижения
• План действий на случай стихийных бедствий
• Планирование карьеры
• Планирование компьютерных систем
• Планы по сбору средств (некоммерческие)
• Планирование развития лидерства
• Планирование развития менеджмента
• Маркетинговое планирование
• Планирование эффективности (для организаций, групп, сотрудников и т. д.)
• Планирование повышения эффективности (организаций, групп, сотрудников и т. д.)
• Планирование исследования дизайна
• Кадровое планирование
• Надзорное планирование развития
• Планирование обучения и развития

Дополнительные точки зрения на планирование

• Большая собака на планирование
• Продуктивность: делаете ли вы то, что действительно важно?
• Производство проекта: Мой путь
• Двенадцать причин, почему планирование важнее в трудные времена

Для категории «Планирование и управление проектами»:

Чтобы пополнить свои знания по этой теме библиотеки, вы можете просмотреть некоторые связанные темы, доступные по ссылке ниже. Каждая из связанных тем включает бесплатные онлайн-ресурсы.

Также отсканируйте рекомендованные книги, перечисленные ниже. Они были выбраны за их актуальность и очень практичный характер.

• Связанные разделы библиотеки
• Рекомендуемые книги

7 советов по планированию дня

• Твиттер
• Facebook

Твои дни когда-нибудь уходят от тебя?

Вы когда-нибудь подходили к концу дня и думали: «Что, черт возьми, я делал весь день?»

Вам иногда кажется, что вы дрейфуете от одного кризиса к другому, и у вас нет времени сосредоточиться на собственных приоритетах?

Если ответ на любой из этих вопросов утвердительный, читайте дальше. Этот пост даст вам 7 советов по планированию дня. Используйте эти советы, чтобы расставить приоритеты, а затем составьте план, чтобы ваш день (и жизнь) не ускользал от вас.

Этот пост содержит партнерские ссылки, а это значит, что я получаю небольшую комиссию, если вы совершаете покупку по этой ссылке. Для получения дополнительной информации см. мой полный отказ от ответственности здесь.

1. Записывайте свой план каждый день

Мой самый важный совет, как планировать свой день, это на самом деле записывать свой план. Написание нашего плана на день — это хорошая практика тайм-менеджмента. И да, это означает каждый день.

Главное, найти время, чтобы записать то, что вы хотите сделать сегодня.

Каковы ваши приоритеты? Приближается крайний срок?

Составьте список важных вещей, которые вам нужно сделать. Процесс написания плана очищает ваш мозг, чтобы он не был занят попытками вспомнить, что вы хотите сделать. Неважно, делаете ли вы это в цифровом формате, используя что-то вроде программного обеспечения для управления проектами Asana, или на бумаге.

Ключ к успеху — использовать то, что работает на вас. Я использую бумагу Asana и .

Провожу мозговой штурм (см. совет №3) на своем iPad, затем пишу окончательный список на бумаге. Я обнаружил, что ежедневный список дел на бумаге заставляет меня отчитываться перед самой собой. Слишком легко забыть о списке, спрятанном в устройстве. У меня есть ежедневный план, разделенный на категории, с удобными флажками. Я ЛЮБЛЮ отмечать эти флажки.

2. Планируйте каждый день в одно и то же время

Когда вы планируете в одно и то же время дня, вы создаете привычку. А хорошие привычки способны держать вас на правильном пути.

Вы можете планировать свой день накануне вечером или утром. Я предпочитаю планировать утром, после того как выпью хотя бы одну чашку кофе и мой мозг хоть немного заработает. Одна из причин, по которой я предпочитаю утреннее планирование, заключается в том, что я часто думаю о том, чем заняться ночью. Если я уже выписал свой план, то мне надо придумать, что снять, чтобы осталось место для нового предмета.

Вечер или утро не имеет значения. Опять же, это то, что работает для вас.

Related Post

Я решил собрать все свои лучшие бесплатные планировщики для блоггеров и индивидуальных предпринимателей в одном месте.

3. Продумайте быстрый список дел

Включите все, что вам нужно сделать, что вы хотите сделать, что можете сделать. У вас приближаются сроки? Подумайте, кому вам нужно позвонить или отправить электронное письмо. Какие поручения вам нужно выполнить сегодня? Есть ли что-то из вчерашнего плана, который не был выполнен? Пересмотрите свой недельный план, если он у вас есть (и я надеюсь, что он у вас есть).

Все, что вы придумали во время мозгового штурма, может не попасть в ваш окончательный план на день. Но так вы сведете к минимуму вероятность того, что к вам что-то подкрадется. Обязательно просмотрите свой календарь на предмет встреч — не только на сегодня, но и на ближайшие несколько дней. Я ненавижу составлять план на день, а потом осознавать, что на следующий день у меня встреча, требующая нескольких часов подготовки.

4. Разделите свой список задач между работой и личной жизнью

Слишком просто позволить рабочим задачам взять верх и отложить в сторону жизненные задачи. Недавно я пересмотрел свой ежедневный план с заголовками «Работа и жизнь». Я сделал это по двум причинам:

1. Чтобы я мог легко видеть, что я хочу сделать в каждой области. Это помогает мне группировать элементы по временным интервалам, если это необходимо. Например, когда я работал в офисе, мне нужно было делать большую часть дел Life по вечерам.
2. Чтобы сбалансировать деловую и личную жизнь. У меня столько же строк в Life, сколько и в Work. И я наполняю их оба каждый день.

5. Определите две вещи, которые ДОЛЖНЫ быть выполнены сегодня.

Выберите один пункт из вашего рабочего списка и один пункт из вашего списка жизни, которые вы должны сделать. Это не обязательно должны быть ваши самые сложные задачи или задачи, выполнение которых займет больше всего времени. Это два пункта, которые наиболее важны для достижения ваших долгосрочных целей. Те, которые действительно двигают иглу.

Займитесь ими первыми (или в свой первый блок времени для этой области – Работа или Жизнь). Таким образом, даже если ваш день пойдет под откос, вы будете знать, что самые важные задачи были выполнены. Например, моя самая важная рабочая задача на сегодня — написать этот пост в блоге, поэтому я делаю это в первую очередь (конечно, после планирования дня).

6. Включите несколько быстрых задач

Не все в вашем ежедневном плане должно быть большим проектом. То, что что-то займет всего 10 или 15 минут, не означает, что это не должно быть в вашем списке. В моем ежедневном плане есть 10 строк дел. Если бы я ставил в свой план только «большие» задачи, то было бы очень сложно сделать все за день.

Ранее я упоминал, что люблю ставить галочки. Очень приятно оглянуться назад в конце дня и увидеть, что все (или почти все) галочки отмечены. Включение быстрых задач повышает вероятность того, что вы сможете выполнить все в своем списке. И действительно, является ли количество времени, необходимое для того, чтобы что-то сделать, мерой его важности? Я так не думаю.

Быстрые задачи также отлично подходят для малоэнергичных часов дня. Когда вы выдыхаетесь, здорово иметь возможность выбрать что-то, что не займет много времени или энергии.

Еще одним преимуществом добавления в список нескольких быстрых задач является то, что если вы обнаружите, что прокрастинируете, вы можете выбросить несколько из этих более мелких задач и вернуться к задаче.

7. Часто возвращайтесь к своему списку

Еще одна эффективная практика тайм-менеджмента — часто возвращайтесь к своему списку. Это сводится к организованности. Держите список в таком месте, где вы сможете легко обращаться к нему в течение дня. Это может быть приложение со списком дел на вашем смартфоне, записная книжка, которую вы держите на столе, планировщик или другое место, где это будет на первом месте.

Я использую Filofax, который стоит в углу моего стола и открывает мой ежедневный план. Когда я завершаю задачу, я отмечаю ее и легко вижу другие задачи, запланированные на день. Это позволяет очень легко выбрать следующий пункт для работы, и мне не нужно ломать голову, чтобы вспомнить, чего я хотел достичь.

Мои любимые советы по ежедневному планированию

Это мои любимые советы по ежедневному планированию. Используя их, я слежу за тем, чтобы мои дни шли по плану.

Если планирование дня вызывает у вас затруднения, попробуйте один или два из этих советов по повышению продуктивности. Обещаю, ты сможешь контролировать свой день.

И для простоты я даю вам копию моего ежедневного плана. Его размер подходит для органайзера формата A5 или классического планировщика. Просто нажмите ниже, чтобы скачать бесплатную копию!

Другие сообщения о планировании и управлении временем, которые могут быть вам полезны:

• Раскройте потенциал 90-дневного бизнес-плана
• Как увидеть общую картину в малом бизнесе
• 5 простых приемов управления своим временем и будьте счастливы
• Как использовать электронные таблицы для ваших идей контента
• 11 лучших бесплатных планировщиков для развития вашего бизнеса

Хотите запомнить это? Сохраните статью «Как спланировать свой день» на свою любимую доску Pinterest.

• Твиттер
• Facebook

6 эффективных правил планирования и организации

Предыдущий Следующий

«Я хотел добраться до него, но у меня не хватило времени!»

Знакомо? Мы все виноваты в этом. Время ускользнуло от нас, и мы не успели сделать все, что хотели. Помните Илона Маска? Его постановка целей была мягким навыком, который мы выделяем; однако именно его организация и планирование помогли ему добиться такого успеха.

Следуйте этим 6 правилам, чтобы быть более эффективным в планировании и организации. Эти простые правила могут сделать вашу жизнь намного проще и успешнее, чем вы могли себе представить. Дайте нам знать, как они работают для вас!

Правила планирования и организации

Правило № 1 Расстановка приоритетов
Даже если вы не можете сделать все сразу, расстановка приоритетов поможет вам понять, какие задачи являются наиболее важными, а какие могут подождать. Если вы знаете, как расставить приоритеты, вы сможете разбить свою работу на более мелкие части. Затем вы можете сосредоточиться на каждой задаче, по одной, начиная с самой важной.

Есть миллион дел? Составьте список всего, что вам нужно сделать. Затем расположите список в порядке наиболее важного. Начните заниматься делами из вашего списка в том порядке, в котором вы его создали.

Правило № 2 Тайм-менеджмент
Нет никакого способа увеличить имеющееся у вас время, но вы можете найти способы его более эффективного использования. Тайм-менеджмент — это уверенность в том, что ваши действия помогут вам закончить то, что вы должны сделать. По мере того, как вы будете лучше управлять своим временем, вам будет казаться, что у вас больше времени.

Уловка управления временем идет рука об руку со списком приоритетов. В свой список приоритетов добавьте оценки времени для каждой задачи в вашем списке.

Ответить на электронные письма – 20 минут
Встретиться с Сарой – 60 минут
Подобрать зубную пасту – 20 минут

Ваши расчеты времени в сумме намного больше, чем у вас есть на самом деле? Переставить приоритеты. Что можно переместить или уменьшить? Если вы будете максимально честны, это поможет вам спланировать более успешный день.

Правило № 3 Координация ресурсов
Каждый проект и задание требует использования определенного типа ресурсов. Ресурс — это то, что вам нужно для выполнения задачи. Когда большинство людей думают о ресурсах, они думают о деньгах. Но ресурсы не всегда должны быть в денежной форме. Иногда для проекта потребуются человеческие ресурсы или рабочие. Для других проектов могут потребоваться ресурсы пространства или времени. Для более крупных проектов может потребоваться множество различных видов ресурсов.

При работе над проектом или задачей разбейте проект на несколько более мелких разделов. Какие ресурсы вам нужны? Подумайте о людях или материалах, которые вам нужны для завершения проекта. Опять же, будьте честны. Вам нужно найти графического дизайнера-фрилансера для создания контента? Используйте свои ресурсы для создания лучшего продукта или стратегии.

Правило № 4 Делегирование
Это может быть самым сложным. Делегирование является обычной и важной практикой на рабочем месте. Когда вы делегируете, вы отдаете часть своей работы другим людям. Затем эти люди отвечают за выполнение этой работы. Делегирование просто означает, что вы нашли лучший способ распределить работу.

Вернемся к предыдущему примеру. На вашей встрече команда решила найти внештатного графического дизайнера для создания новых маркетинговых материалов? Делегируйте эту задачу другому члену вашей команды. Делегирование может быть очень трудным, но доверяйте своей команде. Если что-то пойдет не так, оцените и учитесь на примере.

Правило № 5 Создание систем
Когда машина работает правильно, работа выполняется автоматически. Машина повторяет процесс снова и снова с очень небольшим количеством ошибок. Хотя люди не машины, мы можем создавать системы или процессы, которые помогут нам работать так же, как машина.

Вы выполняете те же задачи? Потратьте время, чтобы записать свою систему того, как вы это делаете – контрольный список. После того, как вы создадите свой контрольный список, теперь у вас есть руководство на случай, если вы какое-то время не выполняли задачу, и теперь у вас есть процесс, который можно делегировать кому-то другому.

Правило № 6 Планирование наперед
Успешный планировщик и организатор во многом зависит от вашей способности планировать заранее. Обычно, чем больше времени у вас есть на то, чтобы что-то спланировать, тем большего успеха вы добьетесь. Иногда вы не можете контролировать количество времени, которое вам нужно для завершения проекта. Может появиться неожиданный проект, и ваш менеджер попросит вас позаботиться об этом. В этих случаях все, что вы можете сделать, это максимально использовать имеющееся у вас время.

За исключением этих неожиданных проектов, постарайтесь планировать работу заранее. Когда вы планируете заранее, эти неожиданные проекты будут намного более управляемыми.

Планируйте крупные проекты как можно лучше. Вы составляете ежеквартальный отчет? Планируйте заранее, чтобы убедиться, что у вас есть все необходимое для заполнения отчета заранее.

Майк является президентом Conover Company, оценочной компании, которая фокусируется на переходном этапе, социальном/эмоциональном обучении и навыках самостоятельной жизни.

Поиск:

• Почему СЭЛ? И почему сейчас?

  11 апреля 2022 г.

• SEL и психическое здоровье

  22 марта 2022 г.

• Навыки межличностного общения необходимы для успешного дистанционного обучения, особенно для уязвимых учащихся

  29 марта 2021 г.

• Чем Conover Online отличается от мира дистанционного обучения

  16 сентября 2020 г.

• Исследование: Повышение социальных навыков лучше, чем повышение результатов тестов

  9 марта 2020 г.

Категории

• Управление гневом
• Управление тревогой
• Предотвращение издевательств
• Оценка карьеры
• Корпоративный
• Образование
• Эмоциональный интеллект
• Постановка целей и их достижение
• Жизненные навыки
• Новости
• ПБИС
• Профессиональное развитие
• ВЫБОР
• Мягкие навыки
• СКОРОСТЬ
• Без категории
• Предотвращение насилия
• Готовность к работе

Ссылка для загрузки страницы Перейти к началу Цикл PDCA

— Что такое цикл «Планируй-Делай-Проверяй-Действуй»?

• Дом /
• Качественные ресурсы /
• Цикл PDCA

Глоссарий по качеству Определение: цикл «Планируй-делай-проверяй-воздействуй» (PDCA)

Вариации: цикл «планируй-делай-изучай-действуй» (PDSA), цикл Деминга, цикл Шухарта. Поймите эволюцию этих вариаций.

Цикл «планируй-делай-проверяй-воздействуй» (рис. 1) представляет собой четырехступенчатую модель осуществления изменений. Так же как у круга нет конца, цикл PDCA следует повторять снова и снова для постоянного совершенствования. Цикл PDCA считается инструментом планирования проекта.

Рис. 1. Цикл «планируй-делай-проверяй-воздействуй»

• Когда использовать цикл PDCA
• Пример PDCA
• Ресурсы PDCA

Используйте цикл PDCA, когда:

• Запуск нового проекта улучшения
• Разработка нового или улучшенного дизайна процесса, продукта или услуги
• Определение повторяющегося рабочего процесса
• Планирование сбора и анализа данных для проверки и определения приоритетности проблем или основных причин
• Внедрение любого изменения
• Стремление к постоянному совершенствованию

Процедура «Планируй-делай-проверяй-воздействуй»

1. План: Признай возможность и запланируй изменение.
2. Сделать: Проверить изменение. Проведите небольшое исследование.
3. Проверить: Просмотрите тест, проанализируйте результаты и определите, чему вы научились.
4. Действие: Примите меры на основе того, что вы узнали на этапе изучения. Если изменение не сработало, пройдите цикл еще раз с другим планом. Если вы добились успеха, включите то, что вы узнали из теста, в более широкие изменения. Используйте полученные знания для планирования новых улучшений, начиная цикл заново.

Школьный округ Перл-Ривер, штат Нью-Йорк, получивший в 2001 году Национальную премию качества Малкольма Болдриджа, использовал цикл PDCA в качестве модели для определения большинства своих рабочих процессов, от зала заседаний до классной комнаты.

Модель PDCA была базовой структурой для округа:

• Общее стратегическое планирование
• Анализ потребностей
• Разработка и реализация учебного плана
• Постановка целей и оценка персонала
• Предоставление студенческих услуг и вспомогательных услуг
• Обучение в классе

На рис. 2 показан их «подход A+ к успеху в классе». Это непрерывный цикл разработки учебного плана и проведения занятий в классе. Улучшение не является отдельной деятельностью — оно встроено в рабочий процесс.

Рис. 2. Пример «Планируй, делай, проверяй, действуй»

Планирование

Подход A+ начинается с шага «планирования», который школьный округ называет «анализом». На этом этапе потребности учащихся анализируются путем изучения ряда данных, доступных в «хранилище» электронных данных Pearl River. Рассмотренные данные включают в себя все, от оценок до выполнения стандартизированных тестов. Данные могут быть проанализированы для отдельных учащихся или стратифицированы по классу, полу или любой другой подгруппе. Поскольку в PDCA не указано, как анализировать данные, здесь используется отдельный процесс анализа данных (рис. 3), как и в других процессах по всей организации. 9Рис. 3. Процесс анализа Pearl River . Преподавательский состав также планирует учебные программы с учетом того, что преподается в младших и поздних классах, а также по другим дисциплинам, чтобы обеспечить четкую непрерывность обучения на протяжении всего обучения учащегося. Учителя разрабатывают индивидуальные цели для улучшения своего обучения там, где этап «анализ» выявил какие-либо пробелы.

На этапе «действия» дается обучение в соответствии с учебным планом и целями обучения. В рамках заданных параметров учителя варьируют способ обучения в зависимости от темпов и стилей обучения каждого учащегося.

Чек

Формальные и неформальные оценки проводятся постоянно, от ежедневных оценок учителей до шестинедельных отчетов о проделанной работе и ежегодных стандартизированных тестов. Учителя также могут получить доступ к сравнительным данным в электронной базе данных для выявления тенденций. За особо нуждающимися учащимися следит специальная группа по изучению детей.

В течение учебного года, если оценки показывают, что учащиеся не учатся должным образом, в середине курса вносятся исправления (такие как повторный инструктаж, изменение методов обучения и более прямое наставничество учителей). Данные оценки становятся входными данными для следующего шага цикла.

Действие

В этом примере шаг «действие» — это «стандартизация». Когда цели достигнуты, дизайн учебного плана и методы обучения считаются стандартизированными. Учителя делятся передовым опытом в формальной и неформальной обстановке. Результаты этого цикла становятся входными данными для фазы «анализа» следующего цикла подхода A+.

Вы также можете искать статьи, тематические исследования и публикации для ресурсов PDCA.

Статьи

Систематический обзор ( Обзор бережливого производства и шести сигм ) Модульный кайдзен — это подход к совершенствованию, который интегрирует качественные методы в напряженный график повседневной деятельности. Модульный подход Кайдзен дополняет модели улучшения качества PDCA и DMAIC, как описано в этой статье.

Бережливый подход к продвижению предложений сотрудников  ( Качественный прогресс ) Этот простой низкотехнологичный подход поддерживает визуальный процесс и легко сообщает, где находится каждое предложение в процессе PDCA, без необходимости использования электронной почты, баз данных или других технологических средств.

Возвращаясь назад ( Улучшение качества ) Кажется, до сих пор существует много путаницы, связанной с циклом У. Эдвардса Деминга «планируй-делай-изучай-действуй» (PDSA). В этой статье рассматриваются три основных заблуждения, связанные с циклами PDSA и PDCA.

Преимущества PDCA ( Улучшение качества ) Краткая история PDCA и пример PDCA в действии помогают установить использование этого цикла для непрерывного улучшения процесса.

Расскажите мне об этом ( Улучшение качества ) В этой статье, основанной на цикле PDSA, представлен цикл «планируй-делай-изучай-действуй-экспорт» (PDSA-X), который поддерживает совместное стремление к совершенству вне границ организации. , географии и времени.

Практические примеры

Управление и устойчивое развитие: Путь компании Serigraph к ISO 14001 ( Журнал качества и участия ) Используя ISO 14001 и Lean Six Sigma, включая цикл PDCA, в качестве шаблонов для постоянного улучшения окружающей среды, предпринимаются различные действия для стать социально ответственной организацией (SRO) и свести к минимуму воздействие Serigraph Inc. на окружающую среду

Получено сообщение ( Журнал Six Sigma Forum ) Наука планирования экспериментов позволяет прогнозировать воздействие многих факторов путем тестирования нескольких из них. их. Если проект следует процессу DMAIC, вы можете внести некоторые коррективы в план PDCA, который является подходом, принятым Deemsys Inc., учебной организацией, которая хотела лучше понять скорость отклика своих маркетинговых усилий по электронной почте.

Курсы

Прикладное бережливое производство

Качество ASQ 101

Основы бережливого производства

Интернет-трансляции

«Введение в цикл PDCA», серия веб-трансляций, состоящая из трех частей. истоки цикла PDCA в научном методе, а также его связь с циклами Деминга-Шухарта.

, часть 2. Эта веб-трансляция сравнивает и связывает PDCA с другими методологиями, включая DMAIC, бережливое производство и ISO 9.001.

Часть 3. Последняя веб-трансляция представляет собой пример применения PDCA и исследует преимущества использования PDCA.

Адаптировано из The Quality Toolbox, Second Edition , ASQ Quality Press.

Избранные рекламодатели

---

Полное руководство по ежедневной продуктивности

Большинство из нас понимает ценность планирования и подготовки. Спортивный матч без плана на игру – это возня на поле. Большое событие без всех деталей приводит к хаосу.

Несмотря на это знание, мы часто не уделяем должного внимания тому, что важнее всего: нашей повседневной жизни. Начинать работу утром без четкого плана — значит потерпеть неудачу.

Мы ставим цели в порядке сезонов и лет, но то, что мы делаем каждый день — привычки, которые мы приобретаем, задачи, которые мы выполняем, и то, что мы расставляем по приоритетам, — со временем приводит к успеху или неудаче. Несколько бесцельных дней в месяц могут помочь нам перезагрузиться и обрести баланс. Но когда наши дни без намерений превышают наши дни с целью, мы в конечном итоге упускаем из виду наши цели и задаемся вопросом, куда ушло все это время.

Лучшая защита от лихорадочных, но непродуктивных дней — хорошее нападение в виде ежедневного ритуала планирования. В этой статье вы узнаете, как планировать свои дни для более спокойной и целенаправленной работы, которая приблизит вас к вашим целям. Планирование дня должно занимать всего 10-15 минут, однако базовые стратегии осмысленного планирования дня с намерением заслуживают полного изучения.

Сделайте регулярное планирование привычкой

Джеймс Клир, автор бестселлера «Атомные привычки», считает, что мотивация переоценена: «Перестаньте ждать, пока мотивация или вдохновение поразят вас, и установите график для своих привычек». Мотивация вытекает из действия, а не наоборот.

Вот почему ежедневный ритуал планирования так важен. Иногда утром мы чувствуем мотивацию, чтобы воспользоваться днем ​​​​и составить список дел, который отражает наши большие амбиции. Но эти дни — исключение. Нам нужно делать дела, даже когда мы просыпаемся уставшими и отстраненными, желая вернуться в постель или тоскуя по пятнице в 17:00. В эти дни наиболее важно подходить к этому дню с планом.

Начните с установки будильника для ежедневного планирования в одно и то же время каждый день — либо во время ритуала завершения работы, либо первым делом с утра. Чтобы упростить выработку привычки, свяжите новую сессию ежедневного планирования с существующей привычкой, такой как употребление утреннего кофе или прослушивание музыки.

Объедините ежедневную сессию планирования с существующей привычкой.

Используйте приложение со списком дел, например Todoist, чтобы установить повторяющуюся задачу для планирования дня или просто установите будильник на телефоне.

Используйте приложение со списком дел, например Todoist, чтобы установить повторяющуюся задачу для планирования дня.

Привычки легче вырабатывать, когда мы сразу видим результаты нашей самоотверженности. К счастью, планирование дня — это привычка, которая сразу же окупается. Вы почувствуете себя более организованным, сосредоточенным и мотивированным с планом на несколько часов вперед. Со временем планирование дня станет второй натурой.

Не можете превратить ежедневное планирование в привычку? Не рвите цепь!

Сохраняйте привычку ежедневного планирования на выходные, даже если вы стремитесь к спокойному дню. Добавьте поручения, кино или ужин в свой ежедневный список дел на субботу или воскресенье, чтобы освободить место в своем расписании для отдыха, досуга и побочных проектов.

Составьте список дел на основе ваших целей

Выработать привычку ежедневного планирования — это одно. Обеспечение того, чтобы ваш план действительно продвигал вас к вашим более крупным целям, — это другое. Используйте сеанс ежедневного планирования, чтобы убедиться, что ваши ежедневные задачи соответствуют вашим долгосрочным целям. Вот несколько шагов, чтобы получить вас там:

Шаг первый: разбейте свои большие цели

Разбейте свои цели на ежедневные задачи. Например, вы не можете добавить «Привести себя в форму» в свой ежедневный список дел, но вы можете добавить такие задачи, как «провести 30 минут на моем Peloton» или «выйти на ночную прогулку». Пересматривайте свои личные и профессиональные цели, когда садитесь планировать свой день, и добавляйте задачи, которые приближают вас к обоим.

Разбейте долгосрочные цели на ежедневные задачи.

Если вы изо всех сил пытаетесь создать реалистичные списки ежедневных дел, отражающие все ваши цели, возможно, у вас их слишком много. Перенапряжение не только утомительно, но и означает, что вы вряд ли добьетесь значительного прогресса во всех этих областях. Заполните инвентаризацию обязательств, чтобы отточить меньшее количество целей, которые наиболее важны для вас. Как правило, не ставьте более 5 больших целей одновременно и рассмотрите сочетание краткосрочных и долгосрочных целей.

Шаг второй: посмотрите на свою неделю в целом

Планирование дня начинается с рассмотрения вашей недели в целом. Скорее всего, у вас есть несколько целей, множество потенциальных задач для их достижения и ограниченное количество часов в день. Это нормально. В то время как некоторые цели выигрывают от ежедневных действий, работа над достижением других несколько раз в неделю может создать импульс. Может быть, вы тренируетесь по понедельникам, средам и пятницам. В некоторые дни вам может понадобиться группировать задачи и сосредоточиться только на задачах, связанных с одной конкретной профессиональной целью. В качестве альтернативы вы можете сложить свои личные целевые задачи на выходные. Выделите время в воскресенье вечером или в понедельник утром, чтобы уменьшить масштаб и сделать небольшой набросок своей недели, чтобы знать, на каких целях вы сосредоточитесь и в какие дни. Сохраните детали для ежедневных сеансов планирования.

Планируйте свой день, рассматривая свою неделю в целом и группируя задачи.

Шаг 3. Добавляйте свои дела в последнюю очередь

Это шаг, с которого большинство людей начинают планировать свой день. Они начинают с назначенных встреч, обязательных встреч, срочных сроков, а затем пытаются подогнать под них целевые задачи. Вместо этого рассмотрите возможность сохранения этого шага до конца. Таким образом, вы вынуждены подгонять свои задачи под цели, а не наоборот.

В идеальном мире мы сосредоточились бы только на повседневных задачах, которые продвигают нас к нашим долгосрочным целям. На самом деле у нас есть обязательства и обязательства, которые мы должны выполнять, некоторые из которых мало влияют на наш личный или профессиональный рост. Откажитесь от этих обязательств и обязанностей как можно больше: пересмотрите повторяющиеся встречи, подумайте о делегировании обязанностей и привыкните говорить «нет». Тем не менее, вполне нормально иметь в своем списке дел то, что просто необходимо сделать. Просто убедитесь, что они не отнимают у вас слишком много времени и энергии.

Узнайте больше о согласовании вашего дня с вашими долгосрочными приоритетами в нашем руководстве по созданию списка обязательств. Этот метод заставляет вас реалистично смотреть на свои обязанности, постоянно сокращать список приоритетов и выделять время на наиболее важные задачи.

Познакомьтесь с вашим новым компаньоном по ежедневному планированию

Присоединяйтесь к более чем 30 миллионам людей, которые доверяют Todoist, чтобы быть в курсе всего, от рабочих проектов до напоминаний о днях рождения и всего, что между ними.

Попробуйте Todoist

Имейте один ежедневный приоритет

Многие из нас начинают утро с десятков дел, которые нам нужно сделать, только для того, чтобы в конце дня понять, что мы не вычеркнули ни одно из них из своего списка. Конечно, мы кое-что сделали, но ничего из запланированного. Противоречащее здравому смыслу решение, позволяющее сделать больше? Выбирайте только одну большую задачу в день.

Вы можете подумать: «Как я могу достичь всех своих целей, если я сосредотачиваюсь только на одной задаче в день?». В книге «Найди время: как каждый день сосредотачиваться на том, что важно» Джейк Кнапп и Джон Зерацки обсуждают коварное явление занятости без продуктивности. В перерывах между встречами и специальными запросами может показаться, что мы находимся на беговой дорожке, с которой не можем сойти.

Многие из нас начинают утро с десятков дел, которые нам нужно сделать, только для того, чтобы в конце дня понять, что мы не вычеркнули ни одно из них.

В качестве бальзама против беспокойных дней, которые проходят без прогресса, они вводят понятие «Изюминка»:

«Первый шаг… это решить, на что вы хотите уделить время. Каждый день вы будете выбирать одно действие, которое будет приоритетным и защищенным в вашем календаре».

Если вы изо всех сил пытаетесь выбрать, что может быть вашим главным событием или главным приоритетом дня, Кнапп и Зерацки предлагают следующую простую эвристику:

«Начинайте каждый день с размышлений о том, что, как вы надеетесь, станет ярким пятном. Если в конце дня кто-то спросит вас: «Что было самым ярким событием вашего дня?», каким вы хотите, чтобы был ваш ответ? Когда вы оглядываетесь на свой день, какое действие, достижение или момент вы хотите насладиться? Это ваша изюминка».

Если быть честными, окончание дня хотя бы с одной большой задачей — это заметное улучшение по сравнению с тем, что многие из нас делают сейчас. В долгосрочной перспективе важно завершать 5-7 больших дел в неделю. Означает ли это, что вы будете выполнять только одно задание в день? Как правило, нет. Однако выбор и выполнение одной важной задачи наполняет нас чувством выполненного долга, что создает импульс для решения других задач.

Воспользуйтесь диспетчером задач, например Todoist, чтобы пометить самое важное для вашего дня как высокоприоритетное и переместить его в начало списка.

Используйте диспетчер задач, например Todoist, чтобы сосредоточиться на повседневных задачах.

В качестве альтернативы, если вы предпочитаете работать с ручкой и бумагой, просто пометьте, выделите или подчеркните самую важную задачу в своем списке дел в блокноте или ежедневнике.

Если вы предпочитаете работать с ручкой и бумагой, отметьте самую важную задачу в своем списке дел.

Независимо от того, какие инструменты вы используете, сделайте экстремальную расстановку приоритетов ключевой частью того, как вы планируете свой день.

Планируйте свой день с помощью метода продуктивности

Метод продуктивности — это одновременно и эффективный способ добиться цели, и стратегия планирования дня.

Ниже мы расскажем о нескольких популярных методах повышения производительности, которые вы можете выбрать для решения своих задач, и о том, как их использовать для ежедневного планирования. Найдите метод повышения производительности, который работает для вас, даже если это означает изменение существующего или создание нового с нуля. Вот несколько популярных методов ежедневного планирования, с которых можно начать:

Eat the Frog

Метод повышения производительности Eat the Frog предлагает вам определить одну важную задачу на день и выполнить ее в первую очередь. Это отличный способ задействовать ваш основной момент на ранней стадии. Иногда это задача, которую мы больше всего хотим избежать (отсюда и поедание лягушки). Это может быть задача, которая кажется слишком сложной, или задача, которая вызывает у нас дискомфорт. Атакуйте сразу, прежде чем у вас появится шанс прокрастинировать.

Во время ежедневного планирования поместите задачу-лягушку в начало списка дел и назначьте время. Затем поместите другие задачи ниже.

Список дел, составленный на основе метода продуктивности «Съешь лягушку»

Техника помидора

Техника помидора лучше всего подходит для людей, которым нравится работать короткими целенаправленными спринтами с частыми перерывами. Этот метод был разработан в конце 1980-х Франческо Чирилло, в то время бедным студентом, который посвятил всего 10 минут сосредоточенному изучению с помощью кухонного таймера в форме помидора (по-итальянски «помодоро»). Этот метод включает следующие шаги:

1. Получить таймер.
2. Установите таймер на 25 минут и сосредоточьтесь на одной задаче, пока не прозвенит таймер.
3. Когда ваша сессия закончится, отметьте один помидор и запишите, что вы сделали.
4. Наслаждайтесь пятиминутным перерывом.
5. После четырех интервалов или «помодори» сделайте более длительный перерыв на 20–30 минут.

Чтобы спланировать свой день с помощью техники Pomodoro, оцените, сколько помидоров (25-минутных рабочих сессий) вам потребуется для выполнения каждой задачи в вашем списке. Обратите внимание на этот номер перед каждой задачей с эмодзи помидора или просто сам номер в скобках. Этот метод заставляет вас учитывать, сколько времени займет ваша работа, и соответственно планировать. Вы можете использовать помидоры в течение всего дня или просто использовать этот метод для своей основной задачи.

Список дел, организованный на основе метода продуктивности Pomodoro

Блокировка времени

С помощью метода продуктивности Time Blocking вы можете разделить свой день на отдельные блоки времени. Это может быть время от 9:30 до 11:30 или просто «Утро», в зависимости от того, сколько времени может занять задача. Затем работайте, не отвлекаясь, и посвящайте каждый блок времени выполнению только определенной задачи или набора задач.

Как и метод Помидора, этот метод поможет вам оценить и понять, сколько времени занимает выполнение ваших задач. Не забудьте включить блоки для таких вещей, как обед, перерывы и поездки на работу для максимальной точности. Часто задача занимает больше или меньше времени, чем вы ожидаете. Это нормально. Вносите быстрые изменения в свой список в течение дня. Со временем вы лучше поймете, сколько времени занимают задачи. Между тем, хорошее эмпирическое правило — удвоить количество времени, которое, по вашему мнению, потребуется.

Список дел, организованный в соответствии с методом блокировки времени

Матрица Эйзенхауэра

Метод повышения производительности с помощью матрицы Эйзенхауэра заставляет вас учитывать срочность и важность каждой задачи, вместо того, чтобы делать только то, что является самым срочным — независимо от того, является ли оно важным или нет. Этот метод разбивает задачи на четыре квадранта и предписывает, как мы должны поступать с задачами, попадающими в каждый из них:

• «Срочные и важные» задачи должны быть выполнены немедленно
• «Несрочные и важные» задачи должны быть запланированы на -список дел или календарь
• «Срочные и неважные» задачи должны быть делегированы кому-то другому
• «Несрочные и неважные задачи» должны быть удалены

Матрица Эйзенхауэра разбивает задачи на четыре квадранта и предписывает, чтобы помочь нам расставить приоритеты.

Для начала составьте свой обычный список дел, включая все задачи на день. Затем рассортируйте их по четырем категориям: «Срочные и важные», «Несрочные и важные», «Срочные и неважные» и «Несрочные и неважные». После того, как у вас есть эти категории, действуйте в своем списке дел соответственно: делайте, планируйте, делегируйте и удаляйте задачи из своего списка дел, когда вы планируете свой день.

Со временем этот процесс станет вашей второй натурой, и вы, естественно, будете составлять единый список дел, в котором будут только «Срочные и важные» и «Несрочные и важные» задачи.

Список дел, составленный на основе метода продуктивности матрицы Эйзенхауэра.

Найдите метод повышения производительности, который лучше всего подходит для вас, приняв участие в нашей викторине по методам повышения производительности, чтобы лучше понять свой уникальный стиль работы.

Выберите инструмент планирования

Вы определились с подходом к ежедневному планированию — теперь пришло время выбрать инструменты. От программного обеспечения для повышения производительности до бумаги и ручки — вот некоторые из наиболее популярных вариантов:

Приложение для списка дел

Цифровой диспетчер задач — отличный выбор для тех, кто разбирается в технологиях и привык тянуться к телефону или планшету вместо ноутбука. Преимущество приложений со списками дел заключается в том, что все хранится в одном месте и доступно из любого места. Вы можете легко перемещать задачи изо дня в день по мере изменения ваших планов, упорядочивать соответствующие документы и ссылки рядом с вашими задачами, а также вести автоматическую запись всего, что вы сделали, с возможностью поиска.

Преимущество приложения со списком дел, такого как Todoist, заключается в том, что все хранится в одном месте и доступно из любого места.

Мы рекомендуем Todoist, наше кросс-платформенное приложение для составления личных списков дел, доступное на большинстве устройств. Приложение включает в себя множество функций, таких как напоминания, метки, фильтры, комментарии и загрузка файлов, которые облегчают планирование вашего дня.

Цифровой список

Если вы не заинтересованы в полноценном диспетчере задач, но все же хотите цифровое решение, рассмотрите менее специализированные инструменты, которые вы, вероятно, уже используете в повседневной работе на работе и дома.

• Приложение для заметок или текстовый редактор . Используйте простое приложение для заметок, такое как Bear (только для iOS и MacOS), Apple Notes или Google Keep, чтобы вести текущий список задач на день. Просто отметьте элементы, используя флажки или зачеркнутое форматирование. Для более надежного приложения «заметки» рассмотрите Google Docs или Microsoft Word для большей гибкости и возможностей настройки.

Если вы не заинтересованы в полноценном диспетчере задач, но все же хотите цифровое решение, рассмотрите менее специализированные инструменты.

• Таблицы Google или Excel . Планируйте свой день в электронной таблице. Это может помочь вам добавить больше контекста и примечаний к определенным ячейкам. Такие методы, как блокировка по времени, также способствуют работе в цифровой сети.

Цифровой календарь

Многие выбирают инструмент ежедневного планирования, который они уже используют, — календарь. Apple Calendar, Google Calendar, Fantastical и Woven — популярные приложения-календари, которые вы можете использовать для планирования своего дня и добавления своих задач наряду с встречами, встречами и событиями. Это также отличный инструмент для использования с таким методом повышения производительности, как блокировка времени. Кроме того, преимущество цифровых календарей в том, что они доступны на ходу, как правило, как в Интернете, так и на мобильных устройствах.

Цифровой календарь — отличный инструмент, который можно использовать с таким методом повышения производительности, как блокировка времени.

💡 Совет по продукту

Используйте Календарь Google с Todoist и получите двустороннюю синхронизацию между запланированными задачами Todoist и Календарем Google. Любые изменения, которые вы вносите в Календарь Google, такие как редактирование названия события или изменение даты, будут немедленно отражены в Todoist, и наоборот.

Вы также можете использовать Fantastical с Todoist. Благодаря этой интеграции вы сможете видеть все свои задачи из Todoist непосредственно в Fantastical, а любые изменения, которые вы вносите в задачи Todoist в Fantastical, будут синхронизироваться с Todoist и наоборот.

Планировщик из бумаги

Любителям тактильных ощущений бумага и ручка помогут спланировать свой день. Это может принимать любую форму, включая записные книжки, повестки дня или специализированные планировщики. Мы только предостерегаем от самоклеящихся заметок или незакрепленной бумаги. Хотя простые и обрывочные, специальные клочки бумаги мешают вам оглянуться назад на старые задачи и подумать об эффективности вашего ежедневного планирования. [См. раздел «Регулярно размышляйте»]

• Блокнот — Простой блокнот с линейкой или без нее подойдет для простой системы планирования с ручкой и бумагой. Используйте новую страницу для каждого дня и отмечайте дату вверху. Попробуйте блокноты с сеткой, которые при необходимости могут помочь в разделении.
• Ежедневники или планировщик s — ежедневники или планировщики представляют собой записные книжки с местом для планирования на каждый день года с 1 января по 31 декабря. Это обеспечивает специальное пространство для ежедневного планирования и возможность вернуться к предыдущим и предстоящим записям с помощью большая легкость.
• Специализированные планировщики — Мы наблюдаем рост популярности специализированных планировщиков или систем планирования на бумаге и ручках, таких как Passion Planner или Bullet Journal. Эти системы часто сложны, но могут быть мощными системами для преданных своему делу практиков.

Бумажный планировщик может принимать любую форму, включая записные книжки, повестки дня или специализированные планировщики.

Цифровой и бумажный гибрид

Когда дело доходит до ежедневного планирования, вам не нужно выбирать ручку и бумагу или цифровые инструменты — вы можете использовать оба или любую комбинацию упомянутых методов. Вот несколько различных способов эффективного использования гибридной системы:

• Личное и профессиональное разделение . Используйте цифровую систему для своих профессиональных задач и планировщик для личных задач. Это может быть полезным методом, если вы посвящаете рабочее время достижению профессиональных целей, а вечера посвящаете личным задачам и саморазвитию. Точно так же вы можете использовать диспетчер задач в течение недели и журнал на выходных.
• Сначала бумага, потом цифра . Вам может понравиться тактический аспект планирования дня на бумаге, но вы оцените удобство поиска и постоянство цифровых инструментов. Планируйте свой день с помощью расписания или ежедневника, но находите время в конце каждого дня, чтобы перенести свои дела и прогресс в цифровой диспетчер задач для удобства. Это также отличный метод, если вы выбираете бумажные заметки, чтобы не отвлекаться. Например, вы можете принести блокнот на встречу и уйти с планами действий и просьбами, которые вы нацарапали в блокноте. Затем вы можете перенести эти элементы в свой цифровой список дел, добавив сроки выполнения и уровни приоритета, чтобы они не провалились.
• Ручное мышление, цифровое исполнение . Некоторые считают, что они более креативны и лучше думают, когда у них есть чистая страница и ручка в руке. Изложите свои планы на день на бумаге с любыми дополнительными заметками и мыслями, которые у вас могут возникнуть. Затем переместите их в свой цифровой список дел, чтобы сделать ваши задачи более действенными.

Как придерживаться своего ежедневного плана и корректировать курс, когда это необходимо

Даже имея четкий план и самые лучшие намерения, трудно выполнить все наши задачи на день. Мы неизбежно отвлекаемся от работы, отвлекаясь на такие отвлекающие факторы, как мемы в Твиттере и онлайн-покупки. Могут возникать специальные задачи, назначенные нашими менеджерами или делегированные товарищами по команде, которые отвлекают нас и заставляют нас сосредоточиться на незапланированных вещах.

К сожалению, эти перерывы могут привести к непродуктивным дням и неэффективным неделям. Мы решаем, что ежедневное планирование не работает, и нет смысла подходить к своим дням с намерением. Это не может быть дальше от истины!

Да, наши дни никогда не идут точно по плану, но это не значит, что их не стоит планировать. Вот несколько стратегий, некоторые из которых разработаны экспертами по продуктивности, для соблюдения вашего ежедневного плана и корректировки курса, когда что-то идет не так.

Устранение отвлекающих факторов

Сосредоточьтесь, устранив распространенные отвлекающие факторы, которые отвлекают вас от задач на день, особенно если основная часть вашей работы выполняется за компьютером. Если возможно, работайте с большинством закрытых настольных программ, с минимальным количеством открытых вкладок, телефоном в беззвучном режиме и отключенными уведомлениями.

Если призыв к прокрутке социальных сетей слишком силен, используйте блокировщик сайтов, такой как Self Control или Freedom, чтобы сделать отвлекающие веб-сайты недоступными в течение нескольких часов.

Следите за своим временем

Точно так же, как отслеживание бюджета может естественным образом помочь вам тратить меньше, отслеживание вашего времени может помочь вам использовать его более эффективно. Используйте приложение для автоматического отслеживания, такое как Rescue Time, которое собирает информацию об использовании вашего настольного компьютера и мобильных устройств и сортирует ваше время в сети на «продуктивное», «нейтральное» и «отвлекающее». Вы можете установить ежедневные цели производительности и проверять в течение дня, чтобы увидеть, приближаетесь ли вы к своей цели или не достигаете цели.

Используйте приложение для автоматического учета времени, например Rescue Time, чтобы более эффективно отслеживать и планировать свое время.

Попробуйте ежечасные проверки

Примените внимательность к производительности, регулярно проверяя себя, чтобы заметить, насколько вы сосредоточены в течение дня.

Питер Бергман, бизнес-тренер и автор бестселлера «18 минут», предлагает установить обычный таймер, чтобы переориентироваться:

«Настройте часы, телефон или компьютер так, чтобы они звонили каждый час. Когда он зазвонит, сделайте глубокий вдох, посмотрите на свой список и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час. Затем взгляните на свой календарь и сознательно повторите свое решение о том, как вы собираетесь использовать следующий час. Управляйте своим днем ​​по часам. Не позволяйте часам управлять вами».

Измените свой план

Иногда возникают неожиданные задачи, которые мы не можем игнорировать. Это нормально. Проблема возникает, когда мы пытаемся взяться за эту непредвиденную работу, не возвращаясь к пересмотру наших первоначальных планов. Вместо этого сделайте незапланированные дела частью нового плана. Когда вам нужно переключиться на нестандартную задачу, выделите несколько минут, чтобы скорректировать свой план на день: перенести дела на более позднее время или перенести их на завтра. Затем отработайте свой новый план.

Кэл Ньюпорт, профессор компьютерных наук в Джорджтаунском университете и автор бестселлера «Углубленная работа», делится своим подходом к корректировке своего ежедневного плана с помощью метода блокировки времени с ручкой и бумагой:

«Я оставляю дополнительное место рядом с блоками времени. Это позволяет мне вносить коррективы по мере необходимости, если день разворачивается неожиданно».

Когда возникают неожиданные задачи, которые вы не можете игнорировать, скорректируйте свой план.

Перейти к нулевому списку дел Тем не менее, все равно доберитесь до «Нулевого списка дел». Амир Салихефендич, основатель и генеральный директор Doist, делится своим личным методом продуктивности Systemist, в том числе «To-do List Zero», концепцией, вдохновленной Inbox Zero:

«В конце дня я хочу, чтобы в моем сегодняшнем списке не было задач. Правда в том, что в большинстве дней я не заканчиваю все в своем сегодняшнем списке и откладываю дела. Это не негативная вещь. Я вижу в этом возможность подвести итоги того, где я нахожусь, переоценить свои задачи и перепланировать их».

Завершив вечер с чистого листа, мы можем не погрязнуть в просроченных задачах и взяться за завтрашний день с новыми силами.

Регулярно размышляйте

Вы сделали планирование своего дня привычкой, преобразовали свои долгосрочные цели в практические задачи, выбрали метод повышения производительности и выбрали свой любимый инструмент. Вы настроены на более продуктивные дни, которые превращаются в более значимые недели, месяцы и годы.

Однако не позволяйте процессу работать на автопилоте. Потратьте некоторое время на то, чтобы регулярно анализировать, помогает ли ваш подход к ежедневному планированию добиться большего. Время от времени, возможно, во время еженедельного обзора, находите время, чтобы подумать, работает ли ваш процесс планирования или его можно подправить или даже пересмотреть, чтобы сделать его более эффективным.

Подумайте над этими вопросами:

• Являются ли мои дни спокойными и преднамеренными или напряженными и случайными?
• Выполнил ли я все свои ежедневные занятия по планированию или пропустил некоторые из них?
• Чувствую ли я себя выполненным в конце большинства дней?
• Учитываются ли дни с высоким приоритетом?
• Нахожусь ли я на пути к достижению своих долгосрочных целей?
• Этот день был особенно продуктивным — почему?
• В этот день я не сделал ничего важного — почему?

Честно рассказывая о том, как прошли наши дни и как мы продвигаемся к достижению наших больших целей, мы можем точно настроить наше ежедневное планирование для достижения лучших результатов. Напряженные дни могут означать, что нам нужно более эффективно расставлять приоритеты или найти способ делегировать работу. Пропуск ежедневных сессий планирования может означать, что они слишком длинные, и может выиграть от более рационального подхода. Если мы не движемся к нашим целям, это может означать, что у нас их слишком много, или мы не добавляем их в наши дни с достаточной частотой или намерением. Нам может просто нравиться ручка и бумага, пока мы заставляем себя попробовать новое блестящее приложение. Какой бы ни была проблема, поработайте над ее решением, изменив процесс ежедневного планирования.

Нередко приходится экспериментировать и пробовать несколько итераций ежедневного планирования, прежде чем мы найдем метод, который на самом деле приведет к большему выполнению.

---

Планируя свой день, стремитесь к последовательности и гибкости, а не к совершенству. Несмотря на то, что мы предоставили советы и тактики для эффективного планирования вашего дня, универсального решения не существует.