План как составлять: Как составить план к тексту? Принципы рубрикации текста / Законодательная Дума Томской области

Как составлять план

А зачем его вообще составлять?

Когда я училась в школе, от нас требовали перед каждым сочинением писать план. Я не понимала, зачем это нужно, поэтому сначала писала само сочинение, а потом к готовой работе составляла план. С тех пор я эволюционировала и сейчас расскажу, для чего он на самом деле требуется и как его делают.

План — это полезный инструмент, который позволяет вам привести мысли в порядок и уберегает от возможной потери времени. Иногда бывает так: вам понравилась тема, вы уверены, что все сейчас хорошо напишете. Начинаете писать. Первый абзац написали, второй, третий. И тут вдруг поняли, что мыслей на четвертый у вас нет. И на пятый. Вот вообще нет мыслей. Смотрите на соседнюю тему и понимаете, что она гораздо более выигрышная. Бросаете то, что писали, и начинаете писать на другую тему. А время-то уже потрачено на ненужные абзацы. Или еще ситуация: начали писать, и хорошо так все пишется, а потом бац — картинки не подходят к вашим мыслям. Еще одна: дописав до середины, поняли, что у вас на самом деле другой взгляд на вещи, а исправлять уже некогда. Еще: пишется отлично, полет мысли, столько всего хочется сказать — и перешли за ограничение в количестве слов. Чтобы исключить такие (и им подобные) ситуации, нужно уметь правильно составлять план.

Составляем базовый план

На написание плана не должно уходить много времени. На этом этапе лучше подольше подумать и поменьше написать. Сформулируйте мысль четко. Если мысль четко не формулируется, не надейтесь, что это произойдет внезапно, когда вы перейдете к написанию самой работы. Когда четкой мысли нет, абзац превращается в размытый набор слов, за который много баллов не наберешь.

Скажу дополнительно, что четко формулировать мысль нужно для всех пунктов плана. Часто бывает так, что составив первые два-три пункта, человек думает: «Ну все, дальше уже понятно и легко». Такой подход нередко выливается в проблемные ситуации, описанные двумя абзацами выше.

Разберем составление плана на примере. Предположим, что мы собираемся писать иллюстрированную статью на олимпиаде «Высшая проба». Тема статьи: «What age is the happiest?». Сначала определимся с основной мыслью. Моя мысль будет, например, такой: в каждом возрасте есть место счастью, все возрасты одинаково приспособлены для счастья. Эту мысль я упомяну во вступлении. Затем я подробно расскажу о каждом возрасте, а в качестве заключения повторю основную мысль.

1. Вступление: is there a particularly happy age?
2. child (having no responsibilities, fun, toys, playing around)
3. teenager (learning new things, new opportunities, communication, getting more intelligent)
4. young adult (becoming free, travel, becoming independent)
5. adult (creating a family, marriage, love)
6. parent (baby as a new joy of life, caring about others, spending time with children)
7. elderly (few responsibilities, freedom, no need to work)
8. Заключение: every age can be equally happy.

Это базовый план, в котором есть разбивка на абзацы и краткое перечисление основных идей. Я рекомендую составлять его на английском, поскольку это не только помогает структурировать идеи, но и проверяет наличие нужных слов в вашей голове.

Базовый план будет выглядеть по-разному для разных заданий. Например, целых 8 абзацев на одну не очень длинную письменную работу — это особенность именно статьи в «Высшей пробе». План эссе на ЕГЭ будет включать в себя всего 5 пунктов, а план для короткого письма и того меньше.

Подробный план — почти черновик

Когда базовый план готов, можно приступать к написанию черновика. Однако обязательно нужно учитывать, сколько у вас есть времени на выполнение задания. Если времени очень мало (например, около 40 минут на 200 слов), то на черновик его с большой вероятностью не хватит. Альтернативой может стать подробный план, в котором помимо основных слов и идей будут написаны целые фразы. Сравним строки из базового и подробного планов:

Как составить идеальный план на день

Быть в хорошем настроении с самого утра, всё успеть и сделать это продуктивно, получать только позитивные эмоции, не забывать про отдых и себя — наверное, так выглядит наш идеальный день. А обычный? Авралы, спешка, вагон невыполненных дел и сильная усталость к вечеру. Согласитесь, этот вариант намного ближе к реальности. В чем проблема? Почему мы не можем жить по идеальному плану? Что идет не так? 

Ответ простой: неправильное составление плана на день или его отсутствие.

Почему важно составлять дневной план?

Представьте, обычное утро: вы открываете глаза, проверяете телефон, умываетесь, завтракаете, едете по привычному маршруту на работу. У вас всегда есть этот минимальный первоначальный план, который вносит в жизнь систему. Благодаря ему, вы не теряете время на неважное. А если составить такой план на весь день? Не обязательно расписывать всё по минутам, достаточно сделать список задач и встреч, планировать важное, отделять срочное от несрочного. Да, на первый взгляд, это может показаться сложным и кажется, что такое планирование держит в строгих рамках. Но, наоборот: чем четче вы видите свой день, тем проще относитесь к отмененным встречам, перенесенным делам и другим непредсказуемым факторам. После появления новых задач вы не теряетесь, а знаете куда их можно вклинить без потери времени и стресса. По сути, дневной план — наша уверенность и точка опоры.

Джедайские техники: помощь в правильном составлении плана на день

Если вы чувствуете, что ничего не успеваете, в конце вечера как выжатый лимон и каждый день у вас завал как в рабочем плане, так и в личном — значит что-то точно идет не так. Ваш день не будет идеальным без времени на себя и отдыха, без чувства удовлетворенности перед сном. 

Как закрыть эту проблему? Существует множество методов, один из них использование “джедайских техник”. И это не о битве на светолучах с беспорядком, а реальные рабочие приемы из одноименной книги. До знакомства с этим способом, я не задумывалась как часто мы употребляем выражение “не хватает времени”. Сейчас поняла, что нам не хватает не времени, а ума. Если мы научимся ставить себе понятные и осуществимые цели, разве будет с этим сталкиваться?

Основная мысль такая:

• Мы берем задачи, которые «как бы горят», но по факту ничего не случится, если мы отложим их на потом или вообще не выполним
• Выполняем мелочь и рутину, а на важное не хватает энергии. Возможно стоит начать делегировать?
• Не выделяем хотя бы 1 час с утра на важную, фокусную задачу. Подчеркиваю: С УТРА, до всех дел, в первую очередь. Иначе рутина снова сдвигает её и задача так и будет стоять у вас в листе ожиданий.
• Обязательно выделяйте время, когда вас никто не должен беспокоить и наоборот, когда можно быть доступным для всех. 

Как работать с “инбоксом”?

В течение рабочего дня наш мозг эффективно думает не более 3-х часов. А максимальное время концентрации на информации в лучшем случае составляет всего 40 минут. Но существует состояние “потока”, которое может растягивать это время, увеличивать его. В чем смысл? В энергии. 

Ведь можно делать всё, укладываясь во время и график, но при этом чувствовать себя обессиленным и уставшим. А можно “экономить мышления”, и тем самым сохранить на максимуме оба ресурса: как время, так и энергию. Вот это как раз есть одно из главных составляющих идеального дня — баланс. 

Наверное, к одним из главных источников таких энерго-временных провалов нужно и можно назвать «инбокс». То есть всё, что ждет от нас решения: сообщения в мессенджере, неразобранные рабочие задачи, недочитанные книги, денежные операции, не записанные идеи и другие повседневные задачи. И самое обидное, что их нужно необходимо решать несколько быстрее чем обычно.

И все же, как можно их решить, когда так не хочется?

1. Если на решение задачи нужно не больше 5-ти минут, выполняем ее прямо сейчас.
2. Работать по “методу помидоро”. Например: 30 минут плодотворной работы, 10 минут отдыха и снова за работу.
3. Во время работы отключить лишние уведомления. 
4. Держать всё вокруг в порядке: хаос очень отвлекает и мешает нам сосредоточиться на одном.
5. Отделять «думать» от «делать». Думать только в момент принятия решения, потом делать и не думать в этот момент.
6. Минуты на отдых или на “сходить попить чай” ставьте себе тоже как задачу, ограниченную по времени и требующую выполнения.

Список задач: первый шаг по составлению плана на день

Самое сложное в планировании: это начать. Поэтому первое действие должно быть максимально простым и понять — например, список. Расслабьтесь и запишите буквально все, что приходит по задачам вам в голову, вплоть до повседневных дел вроде мытья посуды или выброса мусора. У вас должен получится огромный список из всего подряд, который нужно будет структурировать. Точнее расставить приоритеты. Лично я советую придерживаться следующим правилам:

• Начинать с важных дат. Чтобы было проще я отдельно выделяю важные встречи, дни рождения, концерты и другие мероприятия за месяц или неделю. А потом переношу их в задачи на день по мере актуальности. 
• Обозначаю фокус дня: выделяю от 1 до 3-х самых важных срочных задач и отмечаю их маркером или звездочкой.
• Остальные задачи также распределяю по приоритетности
• Не забываю о привычках: пить воду, сделать массаж лица, принять витамины.

Распорядок дня

Есть мнение, что после окончания университета распорядок дня навсегда исчезает из жизни человека. Отчасти это так, но по-хорошему он полезен не только школьнику или студенту. Конечно, вы не должны маниакально расписывать каждое свое действие по секундам, но в идеале всё равно иметь некоторые временные границы. 

Например, вам нужно забрать справку с налоговой. Посмотрите режим работы нужного отделения и запланируйте себе приблизительные часы во сколько вам лучше там быть. Или другая ситуация: начальник попросил у вас отчет срочно, сегодня. Прокрутите в голове ваши действия и объективно поставьте себе дэдлайн, тогда вашему мозгу будет значительно легче выполнять задачу. 

Внимание! Постарайтесь объективно оценить время, затрачиваемое на выполнение задач. Лучше запланировать его с запасом на случай непредвиденных обстоятельств.

Как составить план на день: пример

Давайте сразу перейдем к примеру. Повторюсь, что вы можете вести план дня как схематично, так и очень подробно. Я покажу свой вариант, который легко подстраивать под себя и в случае чего менять планы без вреда на время и нервы: 

С 8. 00. до 10.00. Начинается мое утро. Из обязательного: проверка сообщений на телефоне и быстрые ответы на сообщения (не более 5-10 минут), время на себя (15 минут в ванной комнате), завтрак (не более 20 минут), немного активностей (не менее 15 минут), подбор наряда + легкий макияж (не более 20 минут), срочные дела (не более 20 минут). То есть по сути это все утренние ритуалы, которые необходимо сделать для хорошего начала дня. 

С 10 до 10.30. Время, затраченное на транспорт. Обязательно вносите его в свой план для полного видения своего дня.

С 10.30 до 13.00. Мозговой штурм: решаю самые важные рабочие моменты, креативлю и полностью погружаюсь в работу. Если вы составляете план на день, то лучше писать подробнее, вписывая каждую задачу. Например: позвонить в типографию, написать два поста, снять видео про новый планер и т.д.

С 13.00. до 13.40. Время обеда. 

С 13.40. до 14.00. Небольшая прогулка или общение с коллегами.

С 14.00. до 18.00. Погружение в работу: тут лучше снова прописать каждую задачу и встречу. Не бойтесь несколько зацикливаться на мелочах, это будет полезно. 

С 18.00. до 19.30. Тренировка/курсы английского/другая полезная активность. 

С 19.30. до 21.30. Время с семьей/друзьями/прогулка. Каким бы вы интровертом не были, всегда оставляйте место для развлекательной части дня. Хотя бы час.

С 21.30 до 22.00. Подготовка к завтрашнему дню: записать задачи на следующий день, подвести итогов в ежедневнике, подумать в чем завтра пойти на встречу и что с собой взять.

С 22.00. до 00.00. Отдых и подготовка ко сну. Сюда входят ночные бьюти-процедуры, душ, чтение книг или просмотр серии любимого сериала. Всё, что поможет отдохнуть и настроиться на завтрашний день.

Разумеется, если вы мама в декрете или студент, который совмещает учебу с работой, придерживаться такому графику не получится. В этом случае, составляйте примерный график дня прямо накануне, учитывая хотя бы самое важное и приоритетное. 

Важные советы по составлению идеального плана, чтобы все успеть

Кажется, мы знаем об идеальном плане уже всё. Не совсем. Есть несколько важных деталей, которые помогут сделать всё еще качественнее и продуктивнее:

1. Составляйте план дня накануне вечером или утром. Это самое оптимальное время, когда идеи еще актуальны и при возможности коррективы будет внести проще.
2. Не забывайте отмечать каждое выполненное дело галочкой или маркером, а также подвести итоги.
3. Каждый вечер анализируйте прошедший день, что вызвало сложности, почему не получилось сделать одно дело и почему другое не вызвало таких проблем. 
4. Не забывайте разделять важные задачи от неважных, срочные от несрочных. Это можно делать специальными обозначениями прямо в ежедневнике. 
5. Распределяйте дела на неделю равномерно.
6. Если одну из задач не получилось сделать, не переживайте. Перенесите ее на другой удобный для вас день.

Где правильно составлять план на день?

Вы можете вести планирование дня в любом месте, где вам удобно. Но если вы хотите, чтобы оно было действительно детальным и работающим, то лучше остановить свой выбор на ежедневнике.  

Ежедневник тетрадь

Переплет: склейка
Рассчитан на: 3 месяца
Цена: 590₽

Посмотреть

Ежедневник на пружине

Переплет: пружина
Рассчитан на: 4 месяца
Цена: 990₽

Посмотреть

Книжный ежедневник

Переплет: книжный
Рассчитан на: 6 месяцев
Цена: 1990₽

Посмотреть

Простое руководство по разработке эффективного плана действий

Планируете воплотить свое видение в жизнь? И как вам лучше всего избежать трудностей и проблем в этом путешествии? Твердый план действий.

Мы выделили 6 шагов, объясняющих, как составить план действий. Как только вы ознакомитесь с ними, используйте редактируемые шаблоны ниже, чтобы сразу приступить к планированию.

Что такое план действий

План действий — это контрольный список шагов или задач, которые необходимо выполнить для достижения поставленных целей.

Это неотъемлемая часть процесса стратегического планирования, помогающая улучшить планирование командной работы. Люди могут использовать планы действий не только в управлении проектами, но и для подготовки стратегии для достижения своих личных целей.

Компоненты плана действий включают

• Четкое описание цели, которую необходимо достичь
• Задачи/шаги, которые необходимо выполнить для достижения цели
• Люди, которые будут отвечать за выполнение каждой задачи
• Когда эти задачи будут выполнены (сроки и этапы)
• Ресурсы, необходимые для выполнения задач
• Меры по оценке прогресса

Что хорошо, когда все перечислено в одном месте, так это то, что это упрощает отслеживание прогресса и эффективное планирование.

План действий не является чем-то высеченным на камне. По мере роста вашей организации и изменения окружающих обстоятельств вам придется пересматривать и вносить коррективы в соответствии с последними потребностями.

Зачем нужен план действий

Иногда предприятия не тратят много времени на разработку плана действий перед инициативой, что в большинстве случаев приводит к провалу. Если вы не слышали, «неспособность планировать — это планирование неудачи», — предположительно однажды сказал Бенджамин Франклин.

Планирование поможет вам подготовиться к предстоящим препятствиям и не сбиться с пути. А с помощью эффективного плана действий вы сможете повысить свою продуктивность и сосредоточиться.

Вот некоторые преимущества плана действий, которые вы должны знать;

• Это дает вам четкое направление. Поскольку план действий точно указывает, какие шаги необходимо предпринять и когда они должны быть выполнены, вы будете точно знать, что вам нужно сделать.
• Если ваши цели будут записаны и спланированы пошагово, это даст вам повод сохранять мотивацию и приверженность делу на протяжении всего проекта.
• Имея план действий, вы можете отслеживать свой прогресс в достижении цели.
• Поскольку в плане действий вы перечисляете все шаги, которые необходимо выполнить, это поможет вам расставить приоритеты задач в зависимости от усилий и воздействия.

Как составить план действий | Best Practices

На первый взгляд создание плана действий кажется довольно простым. Но есть несколько важных шагов, которые вы должны соблюдать с осторожностью, чтобы получить максимальную отдачу от этого. Вот как написать план действий, объясненный в 6 простых шагах.

Шаг 1. Определите свою конечную цель

Если вы не знаете, что хотите сделать и чего хотите достичь, вы настраиваете себя на неудачу.

Планируете новую инициативу? Начните с определения того, где вы находитесь и где вы хотите быть.

Решение проблемы? Проанализируйте ситуацию и изучите возможные решения, прежде чем расставлять приоритеты.

Тогда запишите свою цель. И прежде чем перейти к следующему шагу, проверьте свою цель по критериям SMART. Или другими словами, убедитесь, что это

• Конкретный – четко определенный и ясный
• Измеримый – включите измеримые показатели для отслеживания прогресса  
• Достижимый – реалистичный и достижимый в пределах имеющихся у вас ресурсов, времени, денег, опыта и т.
  д.
• Релевантно — согласовать с другими вашими целями
• Своевременно – имеет дату окончания

Используйте эту таблицу целей SMART, чтобы упростить этот процесс. Поделитесь им с другими, чтобы получить их мнение.

SMART Goals Worksheet (Нажмите на шаблон, чтобы изменить его онлайн)

И обратитесь к нашему простому руководству по процессу постановки целей, чтобы узнать больше о постановке и планировании ваших целей.

Шаг 2: Перечислите шаги, которые необходимо выполнить

Цель ясна. Что именно нужно сделать, чтобы это реализовать?

Создайте примерный шаблон для перечисления всех задач, которые необходимо выполнить, сроков выполнения и ответственных лиц.

Простой шаблон плана действий Как составить план действий (щелкните шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

Важно убедиться, что вся команда участвует в этом процессе и имеет доступ к документу. Таким образом, каждый будет знать о своих ролях и обязанностях в проекте.

Убедитесь, что каждая задача четко определена и достижима. Если вы столкнетесь с более крупными и сложными задачами, разбейте их на более мелкие, которые легче выполнять и управлять ими.

Советы: Используйте шаблон матрицы RACI для уточнения ролей и обязанностей в проекте, а также для планирования проектов

Шаг 3. Приоритизация задач и добавление сроков

Пришло время реорганизовать список, расставив задачи по приоритетам. Некоторым шагам вам, возможно, придется расставить приоритеты, поскольку они могут блокировать другие подшаги.

Добавьте сроки и убедитесь, что они реалистичны. Проконсультируйтесь с лицом, ответственным за его выполнение, чтобы понять его или ее возможности, прежде чем принимать решение о сроках.

Шаг 4: Установка вех

Вехи можно рассматривать как мини-цели, ведущие к основной цели в конце. Преимущество добавления вех заключается в том, что они дают членам команды возможность с нетерпением ждать чего-то и помогают им оставаться мотивированными, даже если окончательный срок выполнения еще далеко.

Начните с конечной цели и двигайтесь назад, устанавливая вехи. Помните, что между установленной вами вехой не должно быть слишком мало или слишком много времени. Лучше всего разносить вехи на две недели друг от друга.

Шаг 5. Определите необходимые ресурсы

Прежде чем приступить к проекту, очень важно убедиться, что у вас есть все необходимые ресурсы для выполнения задач. И если они в настоящее время недоступны, вам нужно сначала составить план их приобретения.

Это также должно включать ваш бюджет. Вы можете назначить столбец своего плана действий, чтобы отметить стоимость каждой задачи, если таковые имеются.

Шаг 6. Визуализируйте свой план действий

Целью этого шага является создание того, что каждый может понять с первого взгляда и чем можно поделиться со всеми.

Независимо от того, представляет ли ваш план действий блок-схему, диаграмму Ганта или таблицу, убедитесь, что в нем четко изложены элементы, которые мы уже идентифицировали — задачи, ответственные за задачи, сроки, ресурсы и т. д.

Этот документ должен быть легко доступным для всех и должны быть редактируемыми.

Шаг 7. Мониторинг, оценка и обновление

Выделите некоторое время, чтобы оценить прогресс, достигнутый вашей командой.

Вы можете отметить выполненные задачи в этом итоговом плане действий, чтобы привлечь внимание к тому, как вы продвигаетесь к цели.

Это также выявит незавершенные или отложенные задачи, и в этом случае вам нужно выяснить, почему, и найти подходящие решения. И затем соответствующим образом обновить план действий.

Шаблоны планов действий

Бизнес-план действий Бизнес-план действий Как написать план действий (Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

Простое руководство по составлению бизнес-плана для презентаций

План маркетинговых действий Шаблон плана маркетинговых действий (нажмите на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Стратегический план действий Шаблон плана стратегических действий (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

Шаблон плана корректирующих действий Шаблон плана корректирующих действий (Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

Шаблоны плана корректирующих действийПростое руководство по созданию бизнес-плана на случай непредвиденных обстоятельств

Шаблон плана действий Шаблон плана действий (Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

Есть еще советы по созданию плана действий?

План действий предназначен для того, чтобы указать вам путь к достижению ваших целей. Это превращает ваше видение в реальные цели и шаги. И это помогает вам оставаться сосредоточенным и мотивированным.

От отдельного сотрудника в организации до более крупных отделов могут использовать планы действий, чтобы направить свой путь к достижению своих целей.

Может быть, вы собираетесь создать свой первый план действий или уже умеете его составлять. В любом случае, мы хотели бы услышать ваше мнение о том, как написать план действий. Поделитесь ими с нами в разделе комментариев ниже.

План действий Шаблоны плана действий How to

Как создать план проекта за 5 простых шагов

Глава 5

Бретт Харнед

Каждый проект рассказывает историю о своих целях, команде, сроках и результатах — и требует подробного планирования и управления проектом, чтобы получить историю правильно. Некоторые из этих историй короткие и по делу, в то время как другие представляют собой эпические романы, изобилующие неожиданными поворотами.

Загрузить это руководство

Перенаправление в PDF-файл

Ой! Что-то пошло не так при отправке формы.

Независимо от длины или уровня драматизма, каждая история основана на сюжетной линии или наброске — или, как мы называем это в мире управления проектами, на плане проекта.

• Что такое планирование проекта?
• Что такое план управления проектом?
• Этапы планирования проекта
• Как создать план проекта в TeamGantt
• Примеры простых планов проекта
• Бесплатные шаблоны планирования проекта

Определения планирования проекта

Прежде чем мы углубимся в основы процесса, давайте начнем с нескольких определений.

Что такое планирование проекта?

Планирование проекта — это процесс определения объема проекта, целей и шагов, необходимых для выполнения работы. Это один из самых важных процессов в управлении проектами. Результатом процесса планирования проекта является план управления проектом.

Что такое план управления проектом?

План управления проектом, также известный как план проекта, представляет собой документ, описывающий процесс, который ваша команда будет использовать для управления проектом в соответствии с объемом для достижения поставленных целей. Цель плана проекта — наметить шаги и ресурсы, которые потребуются для завершения проекта в срок и в соответствии с бюджетом.

План проекта сообщает важную информацию, такую ​​как сроки, задания и ключевые вехи, всем заинтересованным сторонам проекта и является неотъемлемой частью успеха проекта. Чаще всего он представлен в виде диаграммы Ганта, чтобы упростить работу.

Самый простой способ составить план проекта

Вы можете создать красивый план проекта всего за 10 минут. Лучше всего то, что вы можете легко переключаться между представлениями Ганта, календаря и списка одним щелчком мыши.

Этапы планирования проекта: как написать хороший план проекта

Плохое планирование может привести к довольно неприятным последствиям — от срыва сроков и перерасхода бюджета до выгорания команды и разочарования клиентов. Вот почему важно установить надежный процесс, который вы можете использовать для планирования любого проекта.

Планирование проекта не должно быть сложным. Эти основные этапы планирования проекта помогут вам написать план, который будет реалистичным и точным.

1. Начните с исследования и предварительного планирования
2. Набросайте примерный план вашего проекта
3. Составьте подробный график проекта
4. Представьте и подтвердите свой план ? Посмотрите наш видеоурок о том, как составить реалистичный план проекта.

   Шаг 1: Начните с исследования и предварительного планирования

   План проекта — это больше, чем сухой документ с датами. Это история вашего проекта, и вы не хотите, чтобы это была небылица! Поэтому убедитесь, что вы знаете все факты, прежде чем приступить к созданию плана проекта.

   Понимание масштаба и ценности проекта

   Понимание тонкостей проекта поможет вам определить наилучший процесс и определить любые препятствия, которые могут помешать успеху. Проведите собственное исследование, чтобы копнуть глубже: 9

5. Возможные проблемы и риски Просмотрите объем работ и сопутствующие документы (может быть, RFP или заметки о звонках по продажам или встречах с вашей командой по работе с клиентами). Будьте тщательны в своем исследовании, чтобы раскрыть важные детали проекта, и задавайте вдумчивые вопросы, прежде чем брать на себя какие-либо обязательства.

   Опрос основных заинтересованных сторон

   Если вы хотите поразить заинтересованные стороны блестящей реализацией проекта, вы должны знать, как они работают и чего они ожидают. Запланируйте время с вашим основным контактным лицом по проекту и задайте ему несколько сложных вопросов о процессе, организационной политике и общих рисках, прежде чем создавать план проекта.

   Это придаст заинтересованным сторонам проекта уверенность в том, что у вашей команды есть опыт справиться с любой трудной личностью или ситуацией. Это также показывает, что вы заботитесь об успехе проекта с самого начала.

   Обязательно обсудите следующие вопросы со своими заинтересованными сторонами:

   • Владение продуктом и процесс принятия решений
   • Уровни заинтересованности/участия заинтересованных сторон
   • Ключевые отключения, встречи, сроки и движущие факторы
   • Связанные или подобные проекты, цели и результаты
   • Лучший способ общения с партнерами и заинтересованными сторонами

   См. список примеров вопросов для интервью, которые можно задать заинтересованным сторонам, чтобы вы могли разработать лучшие планы проекта.

   Познакомьтесь со своей командой

   Последний шаг на этапе исследования — уделить время тому, чтобы узнать больше о людях, которые будут нести ответственность за работу. Сядьте со своей командой и узнайте их:

   • Опыт
   • Интересы
   • Стили сотрудничества и общения
   • Доступность и рабочую нагрузку

   Понимание этих основ вашей команды поможет вам разработать продуманный план, учитывающий их стили работы и пропускной способности во внимание. В конце концов, счастливая команда реализует лучшие проекты.

   Шаг 2. Набросайте черновой план вашего проекта

   Теперь, когда вы собрали основные детали проекта, следующим шагом будет набросок вашего плана. Потратьте некоторое время на то, чтобы подумать об обсуждениях, которые вы провели на этапе предварительного планирования, и о подходе, который может быть использован вашей командой для достижения целей проекта.

   Набросайте основные компоненты плана вашего проекта

   Сядьте с ручкой и бумагой (или белой доской) и набросайте, как проект должен работать на высоком уровне. Убедитесь, что у вас есть календарь рядом, чтобы проверить даты.

   Если вы не знаете, с чего начать, начните с того, кто, что, когда и как в проекте. Любой основательный план проекта должен отвечать на следующие вопросы:

   • Каковы основные результаты?
   • Как мы достигнем этих результатов и сроков?
   • Кто входит в проектную команду и какую роль они будут играть в этих результатах?
   • Когда команда достигнет вех?
   • Когда другие члены команды будут участвовать в доработке или предоставлении отзывов об этих результатах?

   Первоначальный план может быть очень грубым и выглядеть примерно как структура разбивки работ, как отмечалось в нашей главе об оценке проекта. Убедитесь, что план вашего проекта включает следующие компоненты:

   • Результаты и задачи, необходимые для их создания
   • Процесс утверждения вашим клиентом
   • Сроки, связанные с задачами/результатами
   • Идеи о ресурсах, необходимых для задач/результатов
   • Список предположений, которые вы делаете в плане
   • Список абсолютных значений, связанных с бюджетом проекта и/или сроками

   Учет этих элементов поможет вам избежать неожиданностей или, по крайней мере, свести их к минимуму. И помните, вы делаете это как черновик, чтобы вы могли использовать его в качестве начала разговора для вашей команды. Это еще не финал!

   Получите информацию от своей команды о процессе, усилиях и сроках

   Вы же не хотите поставить себя или свою команду в неловкое положение, не придя к консенсусу по подходу до того, как представите его своему клиенту. Вот почему руководитель проекта не может быть единственным, кто пишет план проекта.

   После того, как вы набросаете базовый план своего плана, донесите эти грубые идеи и соображения до своей команды. Это позволяет вам приглашать к обсуждению того, что может сработать, а не просто диктовать процесс. В конце концов, каждый проект должен начинаться с четкого изложения целей проекта и усилий, необходимых для их достижения.

   Не забудьте получить информацию от вашей команды о том, как они могут выполнять поставленные задачи, не убивая бюджет и боевой дух команды. Как менеджер проекта, вы можете выбирать подходы Agile или Waterfall, но когда дело доходит до этого, вам нужно знать, что команда может реально выполнить план.

   Вы также можете использовать это время для пересмотра плана проекта, чтобы подвергнуть сомнению собственное мышление и подтолкнуть команду к новому подходу к работе. Например, если вы работаете над планом проекта дизайна веб-сайта, могут ли дизайнеры начать создавать визуальные концепции, пока разрабатываются каркасы? Или у вас может быть два ресурса, работающих над одной и той же задачей одновременно?

   Обработка идей командой и открытый диалог о подходе не только помогают составить более точный план проекта. Это заставляет всех думать о проекте с одинаковых позиций. Этот тип участия и общения укрепляет доверие и вдохновляет людей на совместную работу над достижением цели. Это может творить чудеса на благо вашей команды и проекта.

   Шаг 3: Составьте подробный график проекта

   На этом этапе вы должны чувствовать себя достаточно комфортно, чтобы составить надежный график проекта, используя любой удобный для вас инструмент. (Кхм, TeamGantt прекрасно работает для многих довольных клиентов. )

   Создайте свой план проекта

   Любой хороший онлайн-инструмент планирования проекта поможет вам формализовать ваши мысли и изложить их в последовательном визуальном формате, который легко отслеживать и отслеживать. . Убедитесь, что задачи, продолжительность, вехи и даты предельно ясны, и постарайтесь, чтобы ваш план проекта был простым. Чем легче читать, тем лучше!

   См. шаги по созданию плана проекта в TeamGantt

   Будьте максимально гибкими, когда дело доходит до представления плана проекта. Когда дело доходит до форматирования плана проекта, не существует абсолюта, если вы и ваша команда понимаете, что входит в него.

   Помните, люди по-разному усваивают информацию. Хотя вы можете быть неравнодушны к диаграмме Ганта, другие могут предпочесть просматривать задачи в виде списка, календаря или даже канбан-доски. Вы можете заставить все эти варианты работать, если предпримете шаги для создания надежного плана.

   TeamGantt позволяет быстро и легко создавать и корректировать план проекта с помощью простой функции перетаскивания. Кроме того, он поставляется с настраиваемыми представлениями, чтобы соответствовать стилю работы каждого члена команды. Попробуйте и создайте план проекта бесплатно!

   Если ваша команда в настоящее время предпочитает электронные таблицы и еще не совсем готова использовать TeamGantt, попробуйте наш бесплатный шаблон диаграммы Ганта в Excel.
   

   Самый простой способ построить план проекта

   Вы можете создать красивый план проекта всего за 10 минут. Лучше всего то, что вы можете легко переключаться между представлениями Ганта, календаря и списка одним щелчком мыши.

   Шаг 4: Представьте и подтвердите свой план

   Вы почти закончили! Вы провели исследование, изложили свой подход, обсудили его с командой и составили формальный план проекта.

   Теперь пришло время проявить должную осмотрительность. Легко добавить что-то в план, но вы должны убедиться, что делаете это правильно.

   Обработайте ваш окончательный план вашей внутренней командой

   Ваша команда должна знать реальность вашего плана в его нынешнем виде после того, как вы создали его в TeamGantt. И вы хотите быть уверены, что им удобно вдаваться в подробности. Если они этого не сделают, все быстро развалится!

   Всегда проверяйте окончательный план вместе с командой, прежде чем предоставлять его заинтересованным сторонам. Почему? Потому что такие вещи, как даты и задачи — и даже задания — будут меняться по мере того, как вы формализуете грубый набросок своего плана.

   Вот несколько моментов, которые вы захотите обсудить со своей командой при совместном рассмотрении окончательного плана:

   • Время пересмотра
   • Время командной работы
   • Взаимозависимости
   • Свободное время, встречи и контрольные точки
   • Финал крайний срок
   • Любые сделанные вами предположения
   • Значительные изменения с момента вашего последнего разговора

   Нет ничего более неловкого, чем представить план с ошибкой или обещанием, которое вы не можете сдержать. Если вы потратите несколько минут на то, чтобы получить одобрение от своей команды, все будут уверены в вашем плане.

   Просмотрите свой план проекта с заинтересованными сторонами

   После того, как вы подтвердите план с вашей командой и получите их полное одобрение, вы готовы поделиться своим планом проекта с заинтересованными сторонами.

   При представлении плана проекта обязательно предоставьте краткое изложение. Это может быть краткое описание проекта или устав проекта. Краткий обзор общей методологии, ресурсов, предположений, сроков и соответствующих сроков проверки поможет вам понять, что план означает для проекта и всех участников.

   Планы проекта могут быть сложными, поэтому запланируйте время, чтобы представить план проекта вашим заинтересованным сторонам на высоком уровне. Вот некоторые моменты, на которые вы хотели бы обратить внимание в ходе этого обзора:

   • Общий процесс и темп
   • Основные результаты и сроки
   • Время, необходимое для рассмотрения результатов
   • Общее время для групп задач или этапов
   • Насколько вы далеки от крайнего срока
   • Место для маневра в финале крайний срок

   Если заинтересованное лицо интересуется ежедневными деталями, не стесняйтесь пройтись по плану построчно. В противном случае начните с объяснения общих разделов или этапов и обязательно возвращайтесь к своему плану через определенные промежутки времени в течение всего проекта, чтобы напомнить им о задачах, следующих шагах и общем прогрессе.

   Шаг 5: Выполняйте свой план и корректируйте его по мере необходимости

   Некоторые проекты выполняются гладко и легко, а другие превращаются в сущий кошмар, который будит вас в 3 часа ночи каждую вторую ночь. К счастью, наличие четкого плана проекта — ваша лучшая защита от хаоса в проекте, когда работа уже началась.

   Работайте по плану

   Помните, что планы проектов — это живые документы. Проекты постоянно меняются, и кто-то должен следить за этими изменениями и документировать их. Не забудьте:

   • Регулярно обновляйте свой план по мере продвижения работы и изменений
   • Сообщайте об изменениях вашей команде, партнерам и заинтересованным сторонам
   • Отслеживайте и сообщайте о рисках по мере развития вашего проекта

   Узнайте, как управлять запросами на изменения, как профессионал.

   Как создать план проекта в TeamGantt

   Готовы спланировать свой проект в TeamGantt? Следуйте этим простым шагам, чтобы составить хорошо структурированный план, включающий элементы, необходимые для успеха проекта.

   1. Введите основные сведения о проекте.

   Чтобы создать новый план проекта в TeamGantt, нажмите кнопку Новый проект в правом верхнем углу экрана Мои проекты . Затем введите название проекта и дату начала, а также выберите дни недели, которые вы хотите включить в свой план. Нажмите Создать новый проект , чтобы перейти к следующему шагу.

   2. Перечислите задачи и этапы проекта.

   Теперь начинается настоящее веселье! Введите все различные задачи, которые потребуются для выполнения работы. Если есть какие-либо ключевые встречи, сроки доставки или утверждения, добавьте их в качестве вех в свой план проекта.

   3. Организуйте задачи в подгруппы.

   Пролистывание одного длинного списка задач может утомить даже лучших из нас. Разбейте задачи на этапы или разделы, чтобы план проекта был легко читаемым и понятным.

   4. Добавьте длительность задач и контрольные даты на временную шкалу проекта.

   Наглядный план проекта позволяет легко увидеть, что нужно сделать и к какому сроку. Убедитесь, что у каждой задачи есть дата начала и окончания, чтобы ничего не пропустить. Функция перетаскивания TeamGantt делает этот этап планирования быстрым и легким.

   5. Соедините связанные задачи с зависимостями.

   Добавление зависимостей между задачами обеспечивает выполнение работы в правильном порядке, а также помогает спланировать риски задержки. Если ваш план меняется и вам нужно перемещать задачи, зависимости ускоряют процесс.

   6. Назначьте ответственных членов команды для выполнения задач.

   Таким образом, не будет путаницы в том, кто чем занимается, и ваша команда сможет обновлять и управлять своими повседневными задачами. Не забывайте проверять доступность команды по пути, чтобы не перегружать кого-либо слишком большим объемом работы.

   7. Используйте диаграмму RACI для более четкого определения ролей задач.

   Эта функция продвигает подотчетность еще на один шаг вперед, позволяя назначать более конкретные роли для каждой задачи: Ответственный , Подотчетный , Консультант и Информированный . Узнайте, как работают диаграммы RACI и что означает каждая роль.

   8. Добавьте почасовые оценки и/или баллы для каждой задачи.

   Это позволяет легко увидеть подъем каждой задачи с первого взгляда. Включение почасовых оценок в план проекта также позволяет более точно управлять рабочими нагрузками и отслеживать излишки.

   9. Цветовая маркировка задач для лучшей сканируемости.

   Вы можете использовать цвета для классификации задач по фазам проекта, приоритету, отделу или члену команды — все, что имеет визуальный смысл для вас и вашей команды.

   10. Добавляйте примечания для уточнения задач или уточнения важных деталей.

   Информации не бывает слишком много, если она означает, что у вашей команды есть все необходимое для качественного выполнения работы в срок. Используйте раздел Примечания на вкладке Обсуждение , чтобы ввести любую важную информацию, которая может оказаться полезной для вашей команды.

   11. Загрузить важные документы в проект.

   Это обеспечивает доступ к файлам проекта для всех в централизованном хабе. Вы можете прикрепить свой документ по объему работ, требования к проекту, матрицу оценки рисков или даже творческий бриф, чтобы направить свою команду к успешному завершению.

   Примеры простого плана проекта

   Если вы впервые планируете проект или беретесь за совершенно новый тип проекта, вам может быть трудно реализовать свой план. Итак, давайте взглянем на пару примеров планов управления проектами, которые вы можете использовать, чтобы генерировать идеи для собственного планирования.

   Пример плана строительства дома

   Строительство дома требует координации бригад и материалов помимо задач и сроков. Вот почему планирование особенно важно в управлении строительными проектами.