Как написать на электронную почту письмо: Sorry, this page can’t be found.

что это такое в электронной почте

Поделиться:

Любое электронное письмо содержит две главные части: заголовок и тело письма.

Заголовок электронного письма похож на обычный почтовый конверт, на котором указаны фамилия, имя, марка, адрес и почтовый индекс отправителя. Задача заголовка — с первого взгляда дать понять подписчику, от кого пришло письмо на почту, и намекнуть, что будет внутри.

Читайте также

Эмоджи в теме письма: преимущество или помеха?

Если продолжить сравнивать электронное письмо с обычным, тело электронного письма — это всё, что вкладывается в почтовый конверт: лист бумаги, деньги, открытка или журнал.

В теле электронного письма вместо бумаги и открыток используется сообщение с контентом. Оно создаётся с помощью HTML-кода, который размечает текст, картинки, видео, ссылки и кнопки с помощью специальных тегов.

Как правильно оформить тело письма

Тело письма может состоять из текста, картинок, gif или видео. Что именно разместить внутри письма, зависит от бренда, стилистики и стратегии почтовых рассылок.

Некоторые бренды используют только текст:

Другие отдают преимущество картинкам:

Читайте также

Дизайн email-рассылок: полная инструкция

Кто-то выбирает лаконичный стиль:

Другие делают яркие и броские дизайны, но есть элементы общие для всех.

В теле письма присутствуют:

• приветствие или заголовок;
• вступление: небольшой вводный абзац;
• основная информация: текст, фото, gif, видео, ссылки;
• призыв к действию: кнопка или ссылка, которые ведут на внешний ресурс;
• подпись: ссылки на социальные сети, мобильное приложение и так далее.

В теле письма можно не писать приветствие, вступление или не оставлять подпись, но основное содержание должно быть обязательно.

Вот пример тела письма интернет-магазина «Золотое яблоко»: заголовок, вступление, основное сообщение и кнопка c призывом к действию.

Из каких элементов состоит тело письма

Разберём основные элементы тела письма.

Шапка письма

Это область письма, которую в первую очередь видит подписчик после открытия письма. В шапке можно разместить:

• фирменные элементы, чтобы читатель сразу узнал бренд;
• меню для быстрого перехода на нужные разделы сайта;
• рекламное предложение.

Подвал письма

Это нижняя область, которая находится под основным содержанием письма. В нём размещают дополнительную важную информацию, а также:

• кнопку или ссылку для отписки;
• контакты;
• кнопки для перехода в соцсети;
• дисклеймер, например, о том, что не берут на себя ответственность за возможные последствия от поступков подписчиков.

Основное содержание

Это всё то, что находится между шапкой и подвалом письма.

Подведём итог

1. Тело письма — это содержание письма, которое отображается после его открытия.
2. Тело письма может состоять из текста, картинок, gif или видео. Функциональные части письма, которые используются обычно, это приветствие или заголовок, вступление, основная информация, призыв к действию и подпись.
3. Письмо также разделяется на шапку, подвал и основное содержание.

Поделиться:

Что делать, если получил подозрительное письмо?

Мы составили инструкцию, как определить, что письмо является мошенническим, и как защититься в случае получения подозрительного сообщения?

Вы получили подозрительное письмо. К вам обращаются по имени, но формулировки, требующие действовать немедленно, выглядят странно.

За неделю подобное может произойти не один раз. Знаете ли вы, что нужно делать с такими письмами? И чего делать точно не стоит?

Признаки подозрительного письма

Некоторые мошеннические письма могут быть очень убедительными, использовать официальный стиль и содержать фирменные логотипы. Не забывайте сделать паузу каждый раз, когда видите письмо, которое требует немедленно совершить какое-либо действие, способное раскрыть конфиденциальную информацию или установить что-либо на устройство.

Обратите внимание на признаки мошеннического письма:

• У отправителя странное имя, длинный или запутанный адрес электронной почты.

• Тема письма привлекает внимание или вызывает тревогу.

• Письмо побуждает немедленно совершить какое-либо действие.

• Обещается большая скидка.

• Присутствует попытка получить ваши персональные данные, например, данные для входа в учетную запись на каком-нибудь сайте.

• Письмо побуждает перейти по ссылке, не объясняя, куда она ведет.

• К письму от неизвестного отправителя прикреплен файл.

«Многие мошеннические и фишинговые письма содержат специальные предложения, которые слишком хороши, чтобы быть правдой, — считает Алексей Савчин, аналитик Avast. — Или они пытаются обманом заставить пользователей быстро щелкнуть ссылку, предлагая мгновенный выигрыш или информацию о тех, кто за ними наблюдает».

Что делать, если получил мошенническое письмо?

• Не нажимайте на вложения — они могут содержать вредоносные программы.

• Не переходите по ссылкам, особенно если в тексте предлагается перейти на сайт и указать какую-либо информацию.

• Не отвечайте на подозрительные письма, не звоните по номерам телефонов, указанным в письме.

• Присмотритесь к почтовому адресу отправителя и ко всем веб-адресам, имеющимся в письме. Нет ли в них отличий от официального названия компании или имени отправителя?

• Если вы пользуетесь корпоративной почтой, обратитесь к ИТ-специалистам. Они могут попросить вас переслать письмо им (сначала стоит спросить их об этом).

• Если письмо пришло на личную почту и в нем говорится, что с вами пытается срочно связаться определенная компания, вы можете позвонить в эту компанию или связаться с ней иным способом, воспользовавшись контактной информацией, которую можно найти в интернете. Не пользуйтесь контактными данными, указанными в подозрительном письме.

• Вы можете сообщить о фишинге с помощью специальной кнопки, расположенной в интерфейсе популярных почтовых сервисов.

Дополнительно

• Узнайте, как защитить себя от взлома электронной почты на сайте Avast.

• Узнайте, как реагировать на фишинг в Gmail на сайте Google.

Для защиты от вредоносных писем используйте антивирусные программ. Антивирус Avast постоянно получает высшие оценки от отраслевых экспертов и пользуется доверием 400 млн пользователей по всему миру. Avast Free Antivirus получил звание «Продукт года» от независимой лаборатории AV-Comparatives. Также, он бесплатен.

Следите за нашими страницами в социальных сетях ВКонтакте, Одноклассники, Facebook и Twitter, чтобы быть в курсе последних новостей и советов из области информационной безопасности и приватности данных.

Статьи по теме

Что делать, если получил подозрительное письмо?

Мы составили инструкцию, как определить, что письмо является мошенническим, и как защититься в случае получения подозрительного сообщения?

22 авг 2019

мин на прочтение

Guildma — вирус, распространяющийся по почте.

Его цель — онлайн-банки

С начала года Avast защитил около 27 000 пользователей от более чем 155 000 попыток заражения, предпринятых вирусом Guildma.

14 авг 2019

мин на прочтение

Названы главные источники опасных ссылок и спама. 10 фактов из отчета AV-TEST

В 2018 году ежедневно появлялось 376 639 новых образцов вредоносного ПО. Подробнее об этом и других важных фактах из отчета лаборатории AV-TEST.

29 июл 2019

мин на прочтение

Популярное

Как написать письмо клиенту с 6 примерами и 10 лучшими советами

« Довольный клиент — лучшая бизнес-стратегия из всех ». сказал. В наши дни его мудрость, возможно, более точна, чем когда-либо.

Благодаря развитию социальных сетей у компаний появилось больше точек соприкосновения с клиентами, чем когда-либо прежде, и у людей появилось больше возможностей выразить свое недовольство и потребовать услугу, которую заслуживает платежеспособный клиент.

Несмотря на то, что работа с несколькими различными каналами поддержки клиентов оказалась сложной задачей для больших и малых брендов, один тип обслуживания клиентов сохранил свое лидерство в качестве основного способа для компаний, чтобы переписываться со своими клиентами. Вы угадали, электронная почта. В связи с этим, навыки обслуживания клиентов с клавиатурой всегда востребованы.

Как написать электронное письмо в службу поддержки? Каковы лучшие практики обслуживания клиентов по электронной почте? Где я могу найти примеры электронных писем службы поддержки клиентов? Этот пост в блоге ответит на все ваши вопросы и покажет вам самый быстрый путь к успеху с помощью Flowrite:

Почему важно обслуживание клиентов?

У каждого из нас есть хороший и плохой опыт обслуживания клиентов — по электронной почте, по телефону, в социальных сетях, в чате или лично. Эти встречи остаются с нами, формируя наше отношение к бренду или организации, которое может сохраняться долгое время.

Когда этот опыт отрицательный, это, скорее всего, то, что мы разделяем с нашей широкой сетью — кошмар с точки зрения компании по более чем одной причине. Например, более 61% потребителей перестанут покупать товар после всего лишь одного негативного опыта. Любой бизнес должен ненавидеть, когда клиент так относится к их бренду. Тем более, что этого можно легко избежать или даже превратить в позитивное взаимодействие, улучшающее общественный имидж или создающее рефералов.

С момента зарождения торговли в центре практики всегда стоял принцип обслуживания клиентов: «Клиент всегда прав». По мере развития торговли, технологий и времени развивались и каналы обслуживания клиентов.

Изобретение телефона Александром Грэмом Беллом в конце XIX века изменило доступность компаний по всему миру, изменив все, что касается взаимодействия предприятий и клиентов в наше время. Предприятия воспользовались этой возможностью услышать мнение своих потребителей, что привело к рождению колл-центров.

В конце концов, электронная почта стала все более удобной точкой контакта для компаний, чтобы обслуживать, поддерживать и заботиться о своих клиентах.

Сегодня отделы обслуживания и поддержки клиентов осваивают целый ряд действий по электронной почте. Они помогают людям правильно и экономично использовать продукты и получать максимальную отдачу от услуг.

Типичные задачи включают разрешение жалоб, ответы на отзывы, предоставление рекомендаций по планированию и установке, устранение неполадок и помощь в обновлении и отмене. Естественно, эти усилия требуют сотрудничества и опыта многих заинтересованных сторон в компании, что приводит к взаимодействию с клиентом, которое отвечает на его запрос, решает проблему и успокаивает его мысли.

Надо сказать, эти точки соприкосновения с клиентами — ценная возможность превзойти ожидания ваших клиентов.

Типы обслуживания клиентов – почему электронная почта (по-прежнему) является полезным инструментом обслуживания клиентов?

Несмотря на растущую популярность социальных сетей и чатов в качестве каналов поддержки клиентов, большинство этих взаимодействий по-прежнему происходит по электронной почте. И неудивительно, ведь у поддержки по электронной почте множество преимуществ.

Если вы еще не уверены, вот краткий обзор наиболее важных преимуществ обслуживания клиентов по электронной почте.

• Электронная почта — это упреждающий инструмент, который дает вам время и конфиденциальность, чтобы обратиться к расстроенному клиенту.
• Клиенты ценят электронную почту как безопасное пространство для выражения своих проблем.
• Трудно найти кого-то, у кого нет учетной записи электронной почты, в отличие от многих потребителей, не присутствующих в социальных сетях.
  

Поскольку вы ищете советы о том, как написать профессиональное электронное письмо клиентам, скорее всего, вы уже понимаете важную роль электронной почты в переписке с клиентами.

Однако, если вы не работаете в службе поддержки клиентов или обслуживании как таковом, вам следует помнить, что вы все еще являетесь представителем компании. Независимо от того, какова ваша должность, следующие рекомендации, советы и примеры помогут вам ориентироваться в переписке по электронной почте с клиентами глазами представителя службы поддержки.

Передовой опыт обслуживания клиентов

Наша цель — помочь вам чувствовать себя уверенно при написании электронных писем по обслуживанию клиентов, предоставив четкий и краткий обзор темы.

Вот почему мы рассмотрели ряд публикаций и основанных на данных отчетов о лучших электронных письмах службы поддержки, чтобы собрать воедино основные рекомендации и советы для вас.

С помощью этих передовых методов обслуживания клиентов по электронной почте вы научитесь быстро писать хорошее электронное письмо для обслуживания клиентов.

1. Придайте ему человеческий вид

Нет ничего, что клиенты ненавидят больше, чем ощущение, что они разговаривают с роботом. Несмотря на то, что они, вероятно, начинали свое электронное письмо со слов «Уважаемая служба поддержки клиентов», вам следует персонализировать свое электронное письмо поддержки, сделав взаимодействие с ним дружественным с самого начала. Лучшие поздравления по электронной почте службы поддержки клиентов обращаются к получателю по имени. Вы можете узнать больше о выборе правильного приветствия из нашего блога о том, как начать профессиональное электронное письмо.

2. Проявите сочувствие

Лучшая поддержка по электронной почте — это чуткость, поэтому убедитесь, что вы понимаете, что чувствует клиент. Независимо от того, как возникла проблема, они чувствовали себя достаточно сильными, чтобы связаться с ними, поэтому обратите внимание на это в начале своего ответа по электронной почте. Простое «Я понимаю, какое это должно быть <чувство клиента>». даст вам хороший старт.

3. Цените их время

Иногда вы можете быть не первой точкой соприкосновения клиента с вашей компанией. Видимость в этом жизненно важна, как и доступ к любой ранее зарегистрированной переписке с клиентами. Мы все ненавидим ощущение, будто мы повторяемся, поэтому обязательно сделайте все, что в ваших силах, чтобы быть в курсе отношений с клиентами, когда предлагаете помощь по электронной почте. Хорошая электронная почта обслуживания клиентов подхватывает разговор именно там, где он был остановлен в прошлый раз.

4. Оставайтесь позитивными

Да, есть проблема, но теперь вы «Рады помочь!». Иногда у вас не будет ответов на все вопросы, но позитивный настрой имеет большое значение для создания настроения взаимодействия. Это также может помочь повысить доверие клиентов к вашему обслуживанию. Например, вместо того, чтобы писать «Вы ознакомились с нашими часто задаваемыми вопросами?», попробуйте «У меня нет ответа на этот вопрос прямо сейчас, но я могу узнать для вас и вернуться к вам через 2-3 часа».

5. Будьте последовательны

Перекрещенные провода могут вызвать раздражение у и без того разочарованного клиента, поэтому внимательно изучите вопрос и всегда предоставляйте качественный сервис. Получение противоречивых советов или информации в электронной почте сбивает с толку. Не говоря уже о том, что это заставляет вас и компанию выглядеть плохо. Последовательность — это ключ к вашей переписке по электронной почте с клиентами, но она имеет решающее значение, когда кто-то обращается к вам за помощью.

6. Язык должен быть ясным и простым

Не путайте клиента. Возможно, вы привыкли к новейшим технологиям или отраслевому жаргону, но вы всегда должны исходить из того, что это не так. Чрезмерная формализация электронной почты поддержки также может запутать вас, поэтому следите за своим тоном.

Упрощайте, где это возможно, и придерживайтесь сути, сохраняя при этом вежливость и дружелюбие, конечно. Чтобы освоить этикет обслуживания клиентов по электронной почте, обязательно изучите эти 25 правил и советов.

7. Делитесь ресурсами, чтобы помогать еще больше

Перенаправление на более полные инструкции может сделать ваши электронные письма службы поддержки красивыми и четкими. Это может означать размещение ссылок на ваши сообщения в блоге, ответы на часто задаваемые вопросы или даже на контент конкурента, если это самый полезный ресурс. Это отличный способ сделать все возможное, чтобы помочь вашему клиенту, не делая вашу электронную почту слишком длинной и сложной.

8. Используйте фразы службы поддержки клиентов по электронной почте

Пока вы находитесь на рулоне, почему бы не подойти к тарелке? После того, как вы решили первую проблему, не бойтесь предлагать помощь по любым другим вопросам, которые могут у них возникнуть. — Могу ли я чем-нибудь еще помочь вам сегодня? также вежливый способ закрыть ветки электронной почты службы поддержки клиентов. Вы можете найти другие фразы электронной почты службы поддержки клиентов, подобные этой, в нашем блоге, посвященном реагированию на жалобы клиентов.

9. Выразите благодарность

Не забывайте благодарить покупателя! Они решили вести с вами бизнес, нашли время, чтобы связаться с вами, и достаточно позаботились, чтобы сообщить вам о проблеме. Это бесценный, органичный отзыв, поэтому покажите свою признательность за него в письме. Выражение благодарности гарантирует, что ваш клиент почувствует, что ваша компания действительно ценит его, и повысит удовлетворенность клиентов, несмотря на препятствия на пути.

10. Завершите свое электронное письмо с удовольствием

Как вы заканчиваете электронное письмо в службу поддержки? Обобщите проблему или решение, чтобы на 100% убедиться, что заказчику все понятно. Добавление дополнительных вопросов или личного обращения к закрытию электронной почты также имеет большое значение. Если вы не знаете, какую подпись электронной почты использовать, ознакомьтесь с нашим руководством по завершению электронной почты профессионально.

Примеры электронных писем службы поддержки клиентов

Следующие примеры электронных писем службы поддержки воплощают в жизнь наши передовые методы.

Если вы считаете, что ни один из этих образцов не мог быть взят с вашей клавиатуры, не волнуйтесь: практика делает совершенным, когда дело доходит до написания электронной почты для обслуживания клиентов, и Flowrite здесь, чтобы помочь.

В следующий раз, когда вы будете думать о том, как написать электронное письмо клиенту в ситуации, которая бросает вызов вашим навыкам обслуживания клиентов, вы можете черпать вдохновение из этих примеров ответов по электронной почте службы поддержки клиентов.

1. Электронное письмо с извинениями клиенту образец

Лучший инструмент в наборе инструментов специалиста по обслуживанию клиентов — искренние извинения. Как говорится: «Клиент всегда прав», поэтому очень важно научиться извиняться перед клиентом по электронной почте.

Если вам нужно отправить электронное письмо с извинениями клиенту, обязательно попробуйте этот образец:

Кому:

[email protected]

Извинения и полный возврат средств

Привет том,

Приносим искренние извинения за доставленные неудобства (подробности вопроса). Теперь мы полностью вернули вам деньги. Мы обработали ваш отзыв и примем меры, чтобы предотвратить повторение этой проблемы.

Еще раз благодарим вас за то, что нашли время, чтобы оставить отзыв. Дайте нам знать, если есть что-то еще, с чем мы могли бы вам помочь.

С уважением,
Билли

2. Ответ по электронной почте на запрос клиента

Своевременный ответ на электронные письма службы поддержки заставит ваших клиентов чувствовать себя признанными, даже если вы не сможете дать все ответы.

Главное, чтобы они знали, что вы делаете все возможное, чтобы помочь и предоставить информацию о том, когда они должны ожидать от вас ответа. Вы даже можете сделать все возможное, предложив свою помощь по другим темам, пока им нужно подождать.

Кому:

[email protected]

Re: Номер заказа 300156

Привет Стефани,

Спасибо, что связались по поводу доставки вашего заказа.

Наша команда склада изучает этот вопрос, и я смогу сообщить вам дату доставки сегодня к 17:00.

А пока, если я могу чем-то еще помочь, пожалуйста, дайте мне знать.

С уважением,
Джеймс

3. Благодарственное письмо клиенту образец

Небольшие благодарности часто могут иметь большое значение, когда речь идет о том, чтобы забыть о мелкой заминке и повысить лояльность клиентов. Поэтому не забудьте показать свою признательность, отвечая на отзывы клиентов.

Сообщение о том, что вы благодарны за это, может превратить кажущийся негативным опыт в позитивный.

Кому:

[email protected]

Re: Ваш сайт не работает

Привет Ким,

Приятно познакомиться!

Большое спасибо, что обратили наше внимание на эту ошибку на нашем веб-сайте. Команда нашего интернет-магазина смогла определить причину проблемы, и сейчас она устраняется.

Скидка 20% на следующий заказ с кодом «kim2021» в знак нашей благодарности. Нам повезло, что вы стали нашим клиентом!

Лучший,
Лиза

4. Ответ на запрос клиента о функциях

Запросы функций от клиентов бывают разных размеров и форм, и воплотить желания пользователей в реальность не всегда возможно. В таких ситуациях честность — лучшая политика.

Удовлетворение ожиданий и обмен полезной информацией о будущем вашего бизнеса — это превосходное обслуживание клиентов без исключения. Если вам трудно с этим справиться, вежливо (но твердо) сказать «нет» — это навык, которому можно научиться.

Кому:

[email protected]

Re: Запрос функции

Привет Кеннет,

Спасибо за обращение! Мы любим слышать от наших клиентов, и это отличное предложение.

При этом мы не планируем создавать эту функцию в настоящее время. Я понимаю, что это было бы полезно для вас, но это не соответствует нашей текущей дорожной карте из-за конкурирующих приоритетов. Я поделюсь этим с нашей командой разработчиков, если это станет для нас приоритетом в будущем. Если что-то изменится, мы постараемся написать вам.

Еще раз спасибо. Сообщите нам, если у вас есть другие идеи о том, как вы используете продукт.

Я хотел бы услышать их.

С уважением,
Сара

5. Образец электронной почты службы технической поддержки

Если вы получили электронное письмо с просьбой о поддержке по техническим вопросам, вам может потребоваться получить подробные советы по устранению неполадок. Чтобы найти решение, обязательно задавайте как можно более подробные вопросы, чтобы помочь клиенту.

Признайте, что ваш совет может быть пугающим, создайте доверие к вашему руководству и дайте клиенту почувствовать, что вы работаете с ним вместе.

На номер

[email protected]

Re: Батарея телефона быстро садится

Привет Питер,

Спасибо за обращение! Я понимаю, как это расстраивает, когда батарея вашего телефона разряжается быстрее, чем должна. Я более чем счастлив помочь вам.

Чтобы углубиться в это, не могли бы вы поделиться серийным номером своего телефона? Вы можете найти его на задней панели устройства. Он состоит из 8 символов. Это поможет мне удаленно проанализировать время автономной работы вашего устройства.

Мы стремимся разобраться в этом, поэтому дайте мне знать, если вам понадобится дополнительная помощь в поиске серийного номера.

Спасибо,
Миранда

6. Письмо о возврате денег клиенту образец

Когда клиент решает уйти от вас, часто это делаете не вы. Это они. Нет причин горевать по этому поводу. Если у вас есть политика возврата, которая позволяет им вернуть свои деньги, сделайте процесс расставания максимально безболезненным для клиента, но при этом ясно, что вы будете скучать по нему.

Ваш ответ на запрос о возмещении должен быть таким же полезным, как и на любое другое электронное письмо в службу поддержки клиентов, и оставить дверь открытой для возрождения отношений с клиентами в будущем.

Кому:

[email protected]

Re: Запрос на возврат

Привет Питер,

Я обработал ваш возврат, и вы должны ожидать, что сумма появится на вашем банковском счете в течение 2-3 рабочих дней.

Нам грустно, что вы уходите, но я понимаю, что наши услуги не для всех. Я хочу поблагодарить вас за предоставленную нам возможность и надеюсь, что мы снова сможем работать вместе в будущем.

Если вы хотите попробовать другие варианты, дайте мне знать, так как я буду рад помочь вам найти то, что подходит для нужд вашей компании.

Хорошего дня!

Лучший,
Илья

Как общаться с разгневанными клиентами по электронной почте

Специалистам по обслуживанию клиентов неизбежно (и, к сожалению) почти без исключения приходится отвечать раздосадованным клиентам, которые могут рассылать гневные электронные письма.

Вот несколько основных правил, которым мы следовали при работе с клиентами:

1. Не принимайте это близко к сердцу — В конце концов, это просто работа, и вы не можете на все повлиять.
2. Старайтесь сохранять спокойствие — Хотя клиент может быть эмоциональным или злым, лучшее, что вы можете сделать, это сохранять спокойствие и оставаться профессиональным (хотя мы признаем, что это немного несправедливо).
3. Сообщите своему руководителю или коллегам. . Вы всегда можете обратиться за помощью к своему руководителю или команде (если у вас есть время), и взгляд со стороны может очень помочь.
4. Посмеяться с коллегами — Когда это будет сделано, вы можете нахально посмеяться над неловкими моментами. Не высмеивайте своих клиентов, но и не будьте слишком серьезными.
5. Отправить отзыв — Даже разгневанные клиенты могут вас кое-чему научить. У них часто могут быть лучшие идеи или возможности для улучшения, запеченные под их эмоциями. Сообщите своим продуктам или командам разработчиков об идеях ваших самых увлеченных (хороших или плохих) клиентов!

Заключительные мысли об обслуживании клиентов электронная почта

Согласно отчету, стоимость плохого обслуживания клиентов составляет около 75 миллиардов долларов в год. Тем не менее, вы определенно должны быть в ясности после прочтения этого сообщения в блоге.

Однако, когда дело доходит до написания электронных писем в службу поддержки клиентов, часто возникает больше, чем у вас или вашей команды есть время. Вот тут и приходит на помощь Flowrite. 

С помощью Flowrite вы можете быстрее, чем когда-либо, превратить короткие маркеры в готовые к отправке электронные письма в службу поддержки. Начните бесплатную пробную версию сегодня!

8 советов по написанию профессионального электронного письма (с примерами)

Перейти к разделу

Почему важно знать, как писать профессиональное электронное письмо?

Почему важно уметь писать профессиональные электронные письма?

Правильный этикет электронной почты для каждой рабочей ситуации

Время отправить

Люди отправляют 332 миллиарда электронных писем каждый день.

Для многих из нас отправка электронной почты настолько распространена, что мы можем забыть, насколько важно написать хорошую электронную почту для наших профессиональных целей.

Мы всегда можем стремиться улучшить свои навыки, и научиться писать профессиональные электронные письма, чтобы общаться более эффективно и укреплять связи на работе, является одним из них.

Вы не одиноки, если задаетесь вопросом: как кратко выразить свои намерения? Какой правильный тон, чтобы быть профессиональным, но не скучным? Должен ли я начать «Здравствуйте» или «Дорогой»?

В этом руководстве мы рассмотрим структуру электронного письма и дадим вам советы по его эффективному и профессиональному написанию. Мы также объясним ситуации, когда написание официального электронного письма с соблюдением всех правил этикета электронной почты необходимо для вашей карьеры, и предложим несколько примеров, чтобы показать вам, с чего начать.

Почему важно уметь профессионально писать электронные письма?

Наш мир становится все более цифровым, и наша работа не исключение.

Большая часть нашего общения происходит онлайн. В Соединенных Штатах почти 74% миллениалов и представителей поколения Z предпочитают цифровые каналы личному общению.

Цифровая связь противоречит нашей человеческой природе. Люди в значительной степени зависят от вербальных и невербальных коммуникативных сигналов, таких как язык тела, зрительный контакт и тон, чтобы оценить смысл человека.

Электронная почта и другие цифровые средства связи не позволяют нам уловить эти естественные сигналы общения. Очень важно знать, как создавать сообщения, которые ясно и точно отражают то, что мы хотим сообщить.

Это особенно важно для нашей профессиональной жизни. Знание того, как написать эффективное электронное письмо, может помочь вам в следующем:

• Репутация . Демонстрация надежности и эффективности может создать или разрушить вашу профессиональную репутацию в глазах коллег, руководителей, потенциальных клиентов или работодателей.
• Ясность . Предоставление значимой информации людям, которым нужно ваше мнение, создает и укрепляет профессиональные отношения.
• Эффективность . Использование ясного языка оптимизирует процессы и позволяет избежать контрпродуктивной путаницы.
• Прогресс . Уважительное общение может помочь получить работу, повышение, отпуск или продление работы, которые вы хотите.

Как написать профессиональное электронное письмо

От составления привлекающей внимание строки темы до выбора надлежащей подписи и всего, что между ними, все части электронного письма служат определенной цели.

Вот восемь советов о том, как написать профессиональное электронное письмо.

1. Правильное приветствие

Приветствие в электронном письме очень важно. Мы всегда хотим произвести хорошее первое впечатление, и выбор правильного приветствия — это способ проявить себя наилучшим образом.

Начните электронное письмо с соответствующего приветствия, которое будет меняться в зависимости от ваших отношений с получателем. Основными приветствиями являются менее формальные «Привет» и «Здравствуйте» или более формальные «Уважаемый»: 

• Если вы пишете напрямую коллеге или кому-то, с кем у вас есть знакомые профессиональные отношения, вы можете начать со следующего: «Привет» или «Привет».
• Если вы пишете кому-то, кого никогда не встречали и с кем не состоите в официальных профессиональных отношениях, например, менеджеру по найму, новому или потенциальному клиенту, начните со слова «Уважаемый».

«Уважаемый господин», «Уважаемая госпожа», «Уважаемый господин». или «Дорогая миссис». может быть слишком формальным для некоторых получателей, считаться устаревшим или даже непреднамеренно искажать пол и кого-то расстраивать. Если вы не знаете, как кто-то предпочитает, чтобы к нему обращались, лучше оставаться гендерно-нейтральным.

Также всегда следует перепроверять правильность написания имени получателя. Если они пишут впервые и их полное имя не указано в их контактной информации, обратитесь к их профилю LinkedIn или другому приложению в социальной сети.

Если у него есть учетная запись Gmail, проверьте его полное имя, введя адрес электронной почты в поле получателя, нажав кнопку вкладки, наведя указатель мыши на адрес электронной почты и щелкнув изображение профиля.

Если вы пишете деловое сообщение для отправки по списку адресов электронной почты, начните с «Кому это может касаться» для официальных приветствий или «Привет всем» для группы получателей, с которыми у вас есть случайные отношения.

2. Поймите свое намерение

Для чего электронная почта? Прежде чем начать писать, подумайте, чего именно вы хотите достичь с помощью своего электронного письма. Понимание ваших мотивов будет определять тон сообщения. Электронное письмо для всей компании должно быть написано более формально, чем ответ коллеге в цепочке писем. Независимо от того, чего вы хотите достичь, вам нужно писать соответствующим образом.

3. Объясните свое намерение

Как только вы выяснили свое намерение, сообщите получателю, почему вы ему пишете. Причины для написания профессиональных электронных писем включают в себя:

• Обращение за помощью к менеджеру
• Просьба об услуге от коллеги
• Ответ на более ранний запрос
• Продолжение чего-то
• Внесение ясности в проблему
• Сказать спасибо

Независимо от того, о чем вы пишете, убедитесь, что цель письма ясна с самого начала. Вот несколько примеров заявлений, которые вы можете включить в свое электронное письмо в начале: 

• Я хотел отправить дополнительное электронное письмо о нашей вчерашней встрече.
• Я пишу, чтобы сообщить вам о собрании команды в четверг.
• Я хотел бы знать, есть ли у вас время просмотреть мою презентацию.
• Я хочу обсудить предстоящий отпуск.

4. Сразу к делу

Лучший формат электронной почты для профессионального общения — быстрое и краткое сообщение. Избегайте стен текста. Если вы будете кратки, ваш получатель поймет, что вы уважаете его время.

Четко укажите, чего вы хотите, в теле письма, используя 3–5 предложений и не более трех коротких абзацев.

• Было здорово встретиться с вами вчера. Мне очень понравились ваши идеи для новых рекламных материалов. Я хотел продолжить разговор и спросить: было бы лучше создать видео или написать сообщение в блоге? Пожалуйста, дай мне знать, что ты думаешь.
• Я прочитал ваш первый черновик, и язык немного неформальный. Я оставил некоторые правки, но не могли бы вы обратиться к руководству по стилю и исправить язык? Дайте мне знать, если вам нужна помощь.

Если вы хотите поговорить о чем-то большем, что требует более продолжительного обсуждения, электронная почта — не лучшая форма общения. Отправьте электронное письмо с кратким объяснением того, что вы хотели бы обсудить, и назначьте встречу.

• Я чувствую, что застрял в социальных сетях для новой учетной записи. У вас есть время на этой неделе, чтобы зайти в Zoom и обсудить стратегию?
• Я думаю, что есть некоторая путаница в отношении масштабов нового проекта. Давайте запланируем регистрацию, чтобы проверить это вместе. Вы готовы поговорить завтра?

5. Передайте привет

Краткость — не единственный способ показать получателю письма, что вы уважаете его время. Вы также можете сообщить им об этом, отправив соответствующее электронное письмо.

Вот некоторые примеры:

• Я с нетерпением жду вашего ответа.
• Ваш отзыв о презентации был очень полезен.
• Мне всегда нравится работать с вами, и я с нетерпением жду нашего следующего проекта.

Всегда обязательно говорите спасибо:

• Спасибо за ваше время.
• Спасибо, что прочитали.
• Я всегда ценю ваш вклад.
• Я ценю, что вы нашли время встретиться со мной вчера.

6. Правильно подпишитесь 

Существует множество вариантов выхода из электронной почты, но лучше не пытаться изобретать велосипед. Придерживайтесь безопасного варианта, например:

• С уважением,
• Еще раз спасибо,
• Лучший,
• С теплом,

7. Напишите соответствующую подпись электронной почты

Подпись электронной почты — это полезное поле для предоставления дополнительной информации о себе. Подходящая для работы подпись электронной почты может включать следующую информацию о вас:

• Полное имя
• Должность и название компании
• Дополнительная контактная информация, например номер телефона
• Ссылки на соответствующие платформы социальных сетей

8. Вычитка

Вы потратили все это время на написание самого профессионального электронного письма, так что не спешите нажимать «Отправить», не просмотрев его полностью.

Проверьте свое сообщение, чтобы убедиться, что ваши намерения ясны и прямолинейны, а ваши намерения не звучат требовательно или самонадеянно.

Проверить отсутствие опечаток и грамматических ошибок. Если у вас нет навыков редактирования текста, чтобы тщательно прочесать свое сообщение, загрузите приложение для грамматики, чтобы получить дополнительную помощь.

Если вы пересылаете свои личные и деловые электронные письма в один почтовый ящик, дважды проверьте, что вы отправляете их с соответствующей учетной записи электронной почты.

Правильный этикет электронной почты для каждой рабочей ситуации

Допустим, вы только что получили работу, о которой всегда мечтали (поздравляем) и хотите представиться новой команде — но вам также нужно написать своему нынешнему начальнику заявление об уходе . Не волнуйся. У нас есть шаблоны электронной почты для этого.

Определенные рабочие ситуации требуют определенных типов корреспонденции. Все остальные правила остаются в силе; запрашиваете ли вы сопроводительное письмо или отправляете заявление об уходе, оно должно быть кратким, лаконичным и уважительным.

Вот несколько примеров:

После собеседования. Обращайтесь к получателю по имени, выразите благодарность за уделенное время, подчеркните свой интерес к работе и спросите о следующих шагах.

Уважаемый [имя интервьюера], 

Надеюсь, все хорошо! Еще раз спасибо за возможность пройти собеседование на [должность] с [название компании]. Было приятно познакомиться с вами и командой.

Я слежу за новостями, касающимися [название должности] после моего собеседования [дата]. Я действительно взволнован этой возможностью. Если вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, дайте мне знать.

Еще раз спасибо за ваше время и внимание. Надеюсь услышать тебя позже!

С уважением, 

[Ваше имя] 

Запрос на отгул. При запросе отгула, особенно по медицинским показаниям, необходимо иметь бумажный след. Вот шаблон, который вы можете использовать:

Здравствуйте, [имя руководителя],

Я пишу, чтобы запросить отгул на [даты] по [причина].

Я проверил, что у меня нет срочных проектов или сроков в [запрошенные даты]. Могу ли я взять отпуск в эти даты? Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, дайте мне знать.

Best,

[вставьте свое имя]

Вы можете ознакомиться с другими профессиональными примерами электронной почты в других наших руководствах, которые включают образцы, советы и рекомендуемые форматы электронной почты для следующих рабочих ситуаций:

• Знакомство с новым команда
• Спасибо коллегам
• Написание сопроводительного письма
• Запрос рекомендательного письма
• Уведомление за две недели

Время, чтобы отправить

Научиться писать профессиональные электронные письма — это один из самых важных навыков, которым вы можете научиться. И, как и любой другой навык, он требует небольшой практики. Потраченное время на развитие навыков письменного общения будет стоить того в долгосрочной перспективе и поможет вам сэкономить время, избежать недопонимания и построить лучшие профессиональные отношения.