Как распределять правильно свое время: Как все успевать и распределять время: 5 правил успешных людей

Первый квадрант — это ваш список «важных и срочных» дел. Это задачи, которые имеют как высокую важность, так и срочность. Сначала сосредоточьтесь на выполнении этих задач.

Совет от профессионала: В этом первом квадранте есть два типа задач: задачи, которые вы не могли предвидеть, и задачи, которые вы откладывали. Создавая список, подумайте, какие задачи вы оставили на последний момент, и спланируйте, как избежать прокрастинации в будущем.

Один из способов снизить уровень стресса в будущем — выделить в своем расписании дополнительное время для выполнения непредвиденных задач и дать вам буфер для любой работы, которая отстает.

Квадрант 2: Решите, когда

Второй квадрант охватывает важные, но не срочные задачи. Другими словами, вам нужно сделать их когда-нибудь, но для них нет строгого или немедленного срока.

Эти задачи помогут вам достичь целей и завершить важную работу, но ими часто пренебрегают, потому что они не срочные.

Чтобы избежать прокрастинации, решите, когда вы будете заниматься каждой задачей. Установите четкие сроки и включите эти действия в свое расписание. Убедитесь, что у вас достаточно времени, чтобы закончить их в соответствии с высокими стандартами, с буфером для любых непредвиденных требований.

Квадрант 3: Делегат

Квадрант 3 — это место, где многие люди застревают. Это список «срочно, но не важно».

Как правило, это задачи, которые мешают вам работать над достижением своих целей (или заставляют вас сосредоточиться на достижении целей других). Задачи в этом квадранте часто исходят от других людей. Например, ваш коллега может попросить вас просмотреть его отчет, который должен быть готов через несколько часов.

Постарайтесь свести к минимуму то, над чем вы работаете, из этого списка. Вежливо отклоняйте или делегируйте эти задачи, когда это возможно. Для всего остального подумайте о том, чтобы выделить в своем расписании регулярный период для решения проблем других людей.

Квадрант 4: Сделайте это позже или исключите

Квадрант 4 охватывает элементы с самым низким приоритетом. Это «не важные и не срочные» задачи.

В конечном счете, все, что осталось в этом списке, — это просто отвлечение, поэтому лучший способ справиться с этими задачами — полностью исключить их из списка приоритетов или отложить их на потом.

Передовой опыт управления временем с помощью матрицы Эйзенхауэра

Прелесть матрицы решений Эйзенхауэра в том, что ее легко использовать и применять. Тем не менее, вы можете использовать несколько лучших практик, чтобы получить максимальную отдачу от этого.

1. Цветовая кодировка вашей матрицы

Цветовая кодировка каждого квадранта по уровню приоритета поможет вам быстро определить, что будет дальше в вашем списке с первого взгляда. Вы можете настроить свою матрицу с помощью персонализированных цветов или использовать простой метод светофора:

Красный: Срочные и важные задачи (выполнить немедленно)
Желтый: Важно, не срочно (решите, когда)
Зеленый: Срочно, не важно (делегат)

Необязательно: Заполните Квадрант 4 серым (или другим приглушенным цветом), чтобы определить, какие задачи следует игнорировать.

2. Ограничьте каждый квадрант максимум 10 элементами

Слишком большое количество задач в вашем списке может перегрузить вас и помешать закончить работу вовремя. Чтобы избежать паралича задач и следить за соблюдением графика, ограничьте каждый квадрант не более чем 10 элементами. Хорошее эмпирическое правило — сосредоточиться на пяти-семи задачах в каждой категории.

3. Составьте отдельные списки дел для личных и профессиональных задач

Кто сказал, что нельзя иметь более одной матрицы Эйзенхауэра? Если ваш общий список дел длинный или вы хотите разделить свои приоритеты, рассмотрите возможность разделения личных и профессиональных списков дел. Составьте одну матрицу для работы и одну для личной жизни.

Создание нескольких визуальных элементов поможет вам проанализировать, как вы используете свое время, и убедиться, что ничего не упущено.

4. Устранить, а затем оптимизировать

Легче оптимизировать свое время, если у вас меньше дел, которыми нужно заниматься. Создавая списки дел, сосредоточьтесь на том, чтобы избавиться от лишнего. Ищите задачи, которые вы можете делегировать или вовсе исключить. Этот шаг облегчит выполнение всего остального в вашем списке.

Преодолеть прокрастинацию с Lucidchart

Управление временем никогда не бывает легким. Но с помощью матрицы Эйзенхауэра вы можете повысить свою продуктивность, сосредоточившись на самом важном.

Lucidchart может помочь.

Lucidchart — это интеллектуальное приложение для построения диаграмм, которое позволяет легко создавать собственные диаграммы. Используйте наши готовые таблицы приоритетов, чтобы создать следующую матрицу Эйзенхауэра. Упрощенные параметры обмена позволяют сообщать о своих приоритетах членам вашей команды одним нажатием кнопки.

Создайте свою собственную матрицу Эйзенхауэра в Lucidchart.

Создайте собственную матрицу Эйзенхауэра в Lucidchart.

Сейчас популярно

Подпишитесь, чтобы получать последние обновления и советы Lucidchart по электронной почте один раз в месяц.

О Lucidchart

Lucidchart — это интеллектуальное приложение для построения диаграмм, которое позволяет командам прояснять сложность, согласовывать свои идеи и строить будущее быстрее. С помощью этого интуитивно понятного облачного решения каждый может работать визуально и сотрудничать в режиме реального времени, создавая блок-схемы, макеты, диаграммы UML и многое другое.

Самая популярная онлайн-альтернатива Visio, Lucidchart, используется в более чем 180 странах миллионами пользователей, от менеджеров по продажам, планирующих целевые организации, до ИТ-директоров, визуализирующих свою сетевую инфраструктуру.

Руководство по планированию времени

Время чтения: около 8 мин.

Автор: Lucid Content Team

«Помните, что время — деньги. Тот, кто может заработать десять шиллингов в день своим трудом и уезжает за границу или бездействует половину этого дня, хотя он тратит всего шесть пенсов во время своего развлечения или безделья, это не должно считаться единственным расходом [ sic ]; кроме того, он действительно потратил или выбросил пять шиллингов.

Используя больше слов, чем необходимо, Франклин говорит, что пропустить половину рабочего дня — это то же самое, что выбросить заработную плату за полдня. Точно так же тратить целый день на выполнение четырехчасовой работы — это то же самое, что ваш работодатель выбрасывает зарплату за полдня, выплачивая вам за работу, которую вы не выполнили.

Изучение того, как составлять расписание и эффективно управлять своим временем, может сэкономить вашей компании тысячи долларов, поскольку вы эффективно переходите от одного проекта к другому.

В этой статье мы обсудим, как создать график управления временем, который работает с помощью легкодоступных и интуитивно понятных инструментов.

Как создать эффективное расписание

В каждых сутках 24 часа. В идеальном мире восемь часов из этих часов нужно было бы тратить каждую ночь на сон, а еще восемь часов — на работу. Если вы тратите на работу более восьми часов каждый день, вы делаете это неправильно. Ведь надо работать, чтобы жить, а не жить, чтобы работать.

Но научиться эффективно планировать свое время, чтобы работа могла быть завершена в отведенное время, может оказаться настоящим испытанием. Если вы составляете расписание, которому будете следовать только вы, это может быть немного проще, чем составить расписание, которое будет работать для всех. Если у вас есть члены команды, которые участвуют в нескольких командах, это может быть еще сложнее.

В следующих разделах мы представим шаги, которые повысят ваши шансы на успех в бизнесе и планировании личного времени, чтобы вы могли выполнять свою работу и иметь время для того, что вы хотите делать.

Шаг 1. Перечислите все свои задачи и поручения

Записывая свои задания и поручения, вы сможете подумать о том, что нужно сделать. Это полезное упражнение поможет вам убедиться, что ничего не упущено из виду.

Если какая-либо из ваших задач является частью более крупного проекта, который зависит от работы, выполняемой другими, вам следует проконсультироваться с ними, чтобы убедиться, что все записано. Убедитесь, что вы включили всех, кто будет вовлечен.

Консультируясь с командой и экспертами в предметной области, не забывайте о масштабах проекта. Вы не хотите включать какие-либо задачи, которые могут сорвать проект. Также полезно оценить ресурсы, которые вам потребуются для выполнения задач.

Шаг 2.

На этом этапе вам необходимо определить, какие задачи являются наиболее важными. Чтобы определить свои приоритеты, вы можете использовать следующие критерии, определенные в матрице Эйзенхауэра:

• Важные и срочные: Это задачи, которые выполняются немедленно и лично. Отступления от срока нет.
• Важно, но не срочно: Это задачи, которые вы взяли на себя, и у которых есть четкий срок выполнения, но их не нужно делать сегодня. По-прежнему важно запланировать время для выполнения этих задач, иначе они в конечном итоге будут перемещены в квадрант «Важно/Срочно».
• Не важно, но срочно: Обычно это задачи, которые нужно выполнить немедленно, но не обязательно вам. Старайтесь делегировать как можно больше.
• Неважно и не срочно: Эти задачи можно определить как «занятую работу». Задачи такого типа имеют небольшую ценность или вообще не имеют ее, и их следует по возможности исключить.

Матрица Эйзенхауэра получена из цитаты, приписываемой президенту Дуайту Д. Эйзенхауэру: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным».

Шаг 3. Оцените время, необходимое для выполнения каждой приоритетной задачи

Если вы работаете над проектом, в котором участвует команда, вы можете проконсультироваться с ее членами чтобы помочь вам определить, сколько времени потребуется для выполнения отдельных задач. Вы можете попробовать один из следующих методов оценки:

Экспертное заключение

Посоветуйтесь с людьми, знакомыми или имеющими опыт работы над аналогичной задачей. Их опыт может помочь вам определить разумные сроки для выполнения задачи.

Аналогичная оценка

Посмотрите на аналогичные прошлые проекты, чтобы оценить, сколько времени займет этот проект. Например, если вам потребовалось 30 минут для обновления информации на веб-странице, вы можете разумно предположить, что для обновления веб-страницы аналогичной длины потребуется 30 минут.

Параметрическая оценка

Эта стратегия похожа на аналогичную оценку, за исключением того, что она обеспечивает масштабируемость. Например, если вам требуется два часа, чтобы косить газон площадью один акр, вы можете оценить, что вам потребуется четыре часа, чтобы косить газон площадью два акра.

Оценка PERT

В этом методе для определения окончательной оценки используется средневзвешенное значение трех чисел: наиболее оптимистичный (O), наиболее пессимистичный (P) и наиболее вероятный (M). Оценка рассчитывается по следующей формуле:

(O + P + 4 × M) / 6

Например, вы оцениваете, что задача, скорее всего, займет 10 часов. Самая оптимистичная оценка, когда все идет как надо, — шесть часов. Самая пессимистичная оценка, когда все идет не так, — 20 часов. Если вы хотите, чтобы ваш расчет был больше связан с наиболее вероятной оценкой, ваш расчет будет выглядеть следующим образом:

(6 + 20 + 4 x 10) / 6 = 66/6 = 11 часов

Используйте Lucidchart для создания диаграммы PERT, которая поможет вам определить ваши зависимости и минимальное время, необходимое для завершения проекта.

Шаг 4: Запланируйте резервное время

В вашем расписании должно быть немного свободного места. У вас может возникнуть соблазн заполнить это пустое пространство дополнительными проектами. Будьте осторожны, чтобы не взять на себя больше, чем вы можете реально выдержать.

Происходит всякое, и вам нужно запланировать свободное пространство на непредвиденные и чрезвычайные ситуации. Вы можете изначально не знать, сколько дополнительного времени вам потребуется запланировать, но опыт, консультации с другими и простые пробы и ошибки могут помочь вам определить, сколько времени нужно добавить. Чем более непредсказуем проект, тем больше времени на непредвиденные обстоятельства вам может понадобиться.

Когда вы научитесь более эффективно справляться с прерываниями, вам не нужно будет планировать столько времени на непредвиденные обстоятельства.

Шаг 5: Запланируйте дискреционное время

Если у вас осталось время, это ваше свободное время или время, которое не отведено для конкретной задачи или деятельности. Это личное время для чтения электронных писем, просмотра расписания, подготовки к встрече, работы над важными, но несрочными делами и так далее.

Шаг 6: Создайте визуальное представление вашего расписания

При настройке расписания вы должны создать визуальное представление, такое как временная шкала или календарь. Использование визуального расписания позволяет быстро увидеть, что нужно сделать. Вы можете использовать цветовое кодирование, чтобы легко различать высокие и низкие приоритеты.

Важной частью создания календаря является частое обращение к нему. Если вы не просматриваете свой календарь часто, задачи могут быть забыты, а важная работа может остаться незавершенной.

Шаг 7: Проанализируйте свое расписание и деятельность

Вполне вероятно, что с первой попытки ваше расписание тайм-менеджмента не будет идеальным. Графики меняются по мере развития проектов. Вам нужно часто просматривать и анализировать свой график, чтобы видеть, что работает, а что требует модификации.

Например, если вы обнаружите, что у вас недостаточно свободного времени, и вы продолжаете перемещать задачи в календарь на следующую неделю, вам нужно сделать шаг назад и просмотреть предыдущие шаги. Все ли задачи, которые вы добавили, абсолютно необходимы? Является ли предполагаемое время, отведенное для выполнения задач, разумным? Есть ли другие сотрудники, которым можно делегировать задачи? Обеспечьте четкую связь при внесении изменений в расписание.

Если у вас все еще недостаточно свободного времени, вам может потребоваться пересмотреть свою рабочую нагрузку, найти решения для автоматизации или, возможно, передать часть работы на аутсорсинг.

Позвольте Lucidchart стать вашим партнером

Шаги, описанные в этой статье, не являются окончательными. Они представлены здесь исключительно в качестве ориентира. По мере того, как вы работаете над процессом управления временем, который имеет для вас смысл, обязательно работайте с Lucidchart для разработки ваших блок-схем, ментальных карт, расписаний и любого другого типа документации, которая может вам понадобиться. Доступ к документам Lucidchart можно получить из любой точки мира, что позволяет осуществлять совместную работу в режиме реального времени и межгрупповое планирование.

Посмотрите наши советы о том, как вы можете использовать Lucidchart, чтобы лучше управлять своим временем (и временем вашей команды).

Начните строить диаграммы с Lucidchart сегодня — попробуйте бесплатно!

Популярно сейчас