Планировщик дел в excel: Планировщик идей (задачи) – Ежедневный планировщик шаблон в Эксель

создание списка задач и книга контактов, диаграмма Ганта, фамильное дерево, использование функции СЧЕТЕСЛИ, общее описание программы

У большинства пользователей приложение Microsoft Excel твердо ассоциируется с работой, подсчетами и таблицами. На самом деле, у этой программы есть большое количество иных возможностей, способных помочь также и в повседневной жизни. Особенно здорово то, что мобильную версию этой программы можно использовать где угодно на своих устройствах, к тому же еще и бесплатно.

Представленные ниже шаблоны Excel можно дорабатывать самостоятельно, а информацию из них при необходимости можно распечатывать и использовать в бумажном варианте:

Бюджет путешествий

Здорово отправляться в путешествия не задумываясь о финансах. Жаль, что подобных ситуаций зачастую выпадает не так много, а потому приходиться все тщательно просчитывать заранее: затраты на еду, развлечения, переезды и перелёты и, конечно же, сувениры. В решении этой задачи может пригодиться калькулятор поездки в Excel.

Список задач

Какой бы хорошей ни была ваша память, забыть что-то вполне реально. И еще ничего страшного, если среди забытых дел окажется поливка цветов. Забыть о дне рождения близкого человека или о необходимости оплатить интернет-услуги – проблема намного серьезнее. Для таких дел, как минимум, стоит вести списки.

Более современным и гибким является учет дел в онлайн-планировщиках задач, подобно таким программам как Wunderlist и другие.

Если же вы хотите хранить максимально исчерпывающую информацию в одном файле, то можно удобно воспользоваться перечнем дел в Excel, список которых можно вести параллельно с другими страницами.

Для созданных заданий тут можно выставлять дедлайны и приоритеты, выбирать ответственное лицо, следить за прогрессом исполнения и добавлять заметки. В шаблоне есть настройка на быструю сортировку по всем основным параметрам.

Инвентарный список

Довольно полезным может оказаться инвентарный список, в который можно собрать всю информацию об имеющихся вещах. Этот шаблон очень хорошо подойдет людям, которые сдают жилье в аренду. В список можно собрать весь перечень вещей, добавить их фотографии и описания, а при сдаче помещения лишь распечатать его и попросить расписаться.

Книга контактов

Удобным для передачи другим людям может стать формат телефонной книги в листе документа Excel. С помощью этого простого шаблона вы сможете завести электронную книжку с контактами, которой можно при необходимости довольно просто поделиться. Работать с шаблоном также довольно просто благодаря возможности сортировать номера по большому количеству разных параметров и статусов.

Диаграмма ганта

Хоть диаграмма Ганта, как инструмент, чаще используется в решении задач связанных с рабочими проектами, тем не менее польза от её применения в обычной жизни очень недооценена.  Этот шаблон позволит вам более тщательно организовать свои крупные цели, разбить их на этапы, после чего выполнять их станет на порядок легче и продуктивнее.

Фамильное дерево

Еще один интересный шаблон позволит вам составить собственное семейное дерево, которое возможно когда-нибудь вам пригодиться в качестве иллюстрации к рассказам об истории вашей крепкой семьи.

График дежурств

В семейном быту иногда полезным может оказаться составление графика дежурств. В данном шаблоне можно не только распределять задачи, но и делить их на утренние и вечерние, вписывать ответственных за их исполнение людей и даже указывать меры наказания. Как и во всех шаблонах Excel — график можно легко распечатать, если возникнет необходимость повесить его на видном месте.

 

Источник: https://under35.me/2016/01/excel-9-templates/

Создаем список дел в MS Excel

Сегодня мы научимся создавать в MS Excel «чеклист» или, если по-русски, список дел. Список дел в Excel — с этим вы наверняка уже сталкивались в попытках организовать работу. Обычно люди выделяют цветом сделанные/несделанные дела, «зачеркивают» пункты списка… но все это слишком долго, да и просто неудобно.

Гораздо проще все это можно реализовать с помощью «галочек» — установки и снятия т.н. «флажков». Ну, а чтобы все не было так просто, мы сделаем наш список дел более функциональным: снабдим внутренним счетчиком и счетчиком выполнения задач.

Расставляем флажки в MS Excel

Сначала создадим простейшую таблицу со списком дел. Затем перейдем на вкладку «Разработчик» и в группе «Элементы управления» активируем инструмент «Вставка» и выберем пункт «Флажок». Как только флажок окажется помещенным на листе, сотрите ненужную подпись и поставьте его в выбранную ячейку.

Использование «флажков» в Excel

Теперь протяните ячейку с флажком за уголок до конца «списка дел», и такие же «флажки» появятся во всех остальных ячейках столбца. Итак шаблончик будущего списка дел готов — можно даже щелкать по флажкам уже сейчас, расставляя галочки… только вот удовольствия и пользы от этого никакого, верно? Давайте её добавим!

Протягиваем ячейку MS Excel, чтобы заполнить все другие ячейки столбца тем же содержимым

Заготовка списка дел в MS Excel

Список дел с зависимостями в MS Excel

Щелкаем правой кнопкой мыши по первому элементу-флажку, и выбираем самый нижний пункт из выпадающего меню: «Формат объекта».

Формат ячеек в MS Excel

В появившемся окне «Форматирование объекта» щелкните в поле «Связь с ячейкой», а затем, щелкните на соседнюю ячейку справа от текущей. Тот же фокус нужно проделать для всех остальных флажков, создав пары с соседней ячейкой.

Создаем связь с ячейкой в MS Excel

Обратите внимание: если поставить галочку на одном из флажков, в «связанной» ячейке появится надпись: «истина» если «галочка» установлена или «ложь», если снята. Пока запомним это просто как интересный факт, и двинемся дальше.

Теперь активация флажков-галочек меняет состояние в связанных с ними ячейках таблицы

Функция СЧЕТЕСЛИ

Ну а теперь немого функций и математики. В «список дел» я добавляю ещё 2 строки: число задач вообще, и число задач, которые уже выполнены. Обе строи заполняются данными автоматически, а помогает им в этом встроенная Excel-функция СЧЕТЕСЛИ. Работает она просто:

=СЧЁТЕСЛИ(диапазон_ячеек ; критерий_работы)

Как посчитать все выполненные задачи? Задать в качестве критерия работы функции положение «ИСТИНА» в третьей колонке (как вы помните, положение зависит от того — стоит галочка или нет).

А как посчитать все задачи (и выполненные и невыполненные) сразу? Сначала посчитать по отдельности количество значений «ЛОЖЬ» и «ИСТИНА», а затем сложить результат.

Считаем задачи в нашем excel-списке дел

В общем и целом, наш список дел или список задач на день построенный в MS Excel, уже готов. Нужно только немного украсить его и сделать более опрятным.

Итоговый список задач в MS Excel

Первым делом скройте столбец «С» (истина/ложь), чтобы он не загромождал вид таблицы. А во вторых, давайте добавим «общий критерий эффективности», то есть ещё одно поле — «можно ли переходить к следующему плану?».

Ёжику понятно, что переходить к следующему плану можно только после того, как выполнены все задания нынешнего.

Или, перефразируя с языка логики на язык математики: когда пункты «всего задач» и «задач выполнено» нашего списка, равны друг другу!

Воспользуемся простой функцией условием =ЕСЛИ() и зададим исходные данные:

=ЕСЛИ(B8=B7 ; «Да» ; «НЕТ»)

Расшифровывается это просто: если значения равны, то вывести в ячейке слово «ДА», если не равны, «НЕТ». А результат будет выглядеть как у меня на примере ниже.

Готовый список задач сделанный в MS Excel. Почти полностью автоматический и от того ещё более интересный ????

Обратите внимание только на одну деталь — зеленый цвет ячейки и белый цвет текста в ней. Эти элементы также не мои художества, а результат работы MS Excel, а вернее, принципов условного форматирования, о чем мы говорили с вами в одном из прошлых уроков.

Источник: http://bussoft.ru/tablichnyiy-redaktor-excel/sozdaem-spisok-del-v-ms-excel.html

Как планировать рабочее время и вести учет дел в Excel?

Мы часто страдаем от нехватки времени и перегрузок на работе. Бесплатная программа, сделанная в Excel, поможет вам планировать рабочее время и вести учет дел, прогнозировать и не допускать перегрузок. В этой статье я расскажу, как пользоваться программой. В конце текста будет ссылка на файл, который вы сможете скачать.

Общее описание программы

Внутри файла Excel находится 32 листа. На первом листе выводится информация о загрузке в определенные дни, а также статистика по фактически отработанному времени и времени, которое запланировано на все дела в текущем месяце.

• На скриншоте ниже мы видим, что на первое число запланировано дел на 3 часа 45 минут, на второе число – на 6 часов 20 минут, на пятое число – на 8 часов 20 минут.

При этом программа автоматически подсвечивает дни в зависимости от нагрузки:

• Зеленый фон означает, что день относительно свободен. На него можно ставить новые дела.
• Желтый фон означает, что день достаточно плотно расписан и новые дела стоит добавлять осторожно.
• Красный фон выводится в случае, если на день запланировано более 8 рабочих часов. Этот день перегружен и лучше принять меры, чтобы сделать его свободнее.

Максимум в месяце может быть 31 день, поэтому на первом листе предусмотрено 31 поле. Если в месяце не все дни рабочие или число дней меньше 31, то часть дней останется пустыми (там будет запланировано 0 часов).

Помимо первого листа «Загрузка», в файле Excel находится 31 вкладка, пронумерованная от 1 до 31 включительно. На этих вкладках находятся формы, в которые можно вводить информацию о запланированных задачах на определенный день месяца.

Как планировать рабочий день?

1. Рассмотрим для примера вкладку «1», на которой зафиксированы рабочие дела, запланированные на первое число месяца. Для примера в файле уже введены несколько дел, смотрите скриншот ниже:

На скриншоте представлены три дела. По каждой задаче можно указать следующую информацию:

• Описание задачи в произвольной форме.
• Запланированное на выполнение задачи время.
• Статус задачи – «В работе» или «Готово». Статусы подсвечиваются, чтобы вам было удобно ориентироваться, какие задачи сделаны, а какие находятся в процессе выполнения.
• Фактически затраченное на каждую задачу время. Это не обязательное поле. Если вы будете его заполнять, то программа будет считать, сколько времени вы отработали по задачам за месяц.

Внизу таблицы выводится суммарное время по всем запланированным задачам и суммарное отработанное время. Всего можно добавить до 10 дел на каждый день.

Рабочие задачи и дела на первое число месяца необходимо фиксировать на вкладке «1», задачи на второе число – на вкладке «2», на третье число – на вкладке «3» и так далее.

Чтобы воспользоваться планировщиком на следующий месяц, можно очистить в файле информацию по предыдущему месяцу или еще раз скачать пустой файл с программой.

Источник: https://www.kadrof.ru/articles/25997

Шаблоны документов в MS Excel 2010

Для того чтобы создать документ Excel из шаблона, нужно создать или открыть книгу в MS Excel. Затем перейти во вкладку Файл и нажать на строку Создать.

На экране появится окно с шаблонами. В данном меню есть как отдельные документы, так и папки с различными шаблонами. Для того, чтобы выбрать шаблон, достаточно кликнуть по соответствующей иконке, а затем загрузить его, и он откроется в новом документе.

В основном шаблоны документов в Excel построены на таблицах, поэтому они хороши для информации в виде списков, графиков, структурированных документов. Здесь вы можете найти различные табели, формы для заполнения, прейскуранты, списки дел.

Шаблоны в Excel хороши тем, что они уже оформлены. В самих документах есть цветовое акцентирование и прочие настройки, которые заняли бы много времени, если делать документ с нуля. Также такие шаблоны удобно выгружать, например, в Word, так как области документов ограничены и не требуют дополнительной настройки в виде скрывания лишних ячеек.

Кроме того, в таблицах существуют настраиваемые ячейки, с помощью которых вы сможете манипулировать данными и производить быстрый поиск.

Некоторые шаблоны достаточно специфичны и могут быть действительно полезны, например, есть шаблоны нотной бумаги, миллиметровки, различных списков, а также расписания уроков. Такие шаблоны могут быть использованы не только в повседневной жизни, но и в работе.

Источник: https://www.kakprosto.ru/kak-909233-shablony-dokumentov-v-ms-excel-2010

План на неделю и на месяц

План на неделю и план на месяц в системе планирования являются центральным элементом планирования. Чтобы скачать шаблон плана дел на неделю и месяц просто кликните по ссылке рядом с красной стрелкой на этой странице, а как в нем планировать ваши дела мы пдробно разберем в этой статье.

В системе планирования центральное место занимает планирование недели и месяца. План на неделю и план дел на месяц удобнее всего записывать в специально подготовленную ексель таблицу. Планирование недели и месяца — чтобы скачать шаблон план на неделю и месяц, кликните по ссылке ниже рядом с красной стрелочкой.

На самом деле существует много способов планирования недели и месяца, начиная от простого выписывания плана на лист бумаги, и заканчивая разными онлайн сервисами планирования каких сейчас великое множиство, ссылку на обзор одного из таких сервисов вы найдете внизу этой статьи.

Таблицей эксель на мой взгляд пользоваться проще и удобнее всего, убедитель в этом сами.

Вот несколько важных моментов, чтобы ваше планирование недели и месяца помогало вам достигать невероятной продуктивности и результативности в вашей работе.

• Планирование на основе недели и месяца это гибкое планирование План дел на основе недели — это гибкое планирование, можно и нужно корректировать — переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерб плану и нужным результатам в горизонте планирования неделя и месяц. Неделя является ключевым элементом в планировании вашего времени.
• Составь план завтрашнего дня накануне вечером Составлять план следующего дня накануне вечером — ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать. С утра все уже расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром — обычно из-за думания что делать утром, в результате к вечеру весь день скомкан и ничего толком не сделано.
• Выпишите из вашей таблицы плана на неделю на лист бумаги ваш план на завтра Выписывать вечером на предстоящий день задачи из файла примера план на неделю на лист бумаги свои планы на завтрашний день очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом — вычеркивать сделанные дела из блокнота-планировщика дня очень приятно.
• Используйте таймер Таймер на компьютере помогает оттащить себя от монитора, прерваться и восстановить высокую работоспособность. Без таймера в реальной жизни оторваться от монитора не позволит постоянный огромный входящий поток информации: звонки, почта, дела, которые вы делаете прямо сейчас.
• Лягушки, слоны и кайросы В вашем плане работы на неделю обязательно есть много лягушек и слонов. Начинайте день с «лягушки». Лягушка это дело, которое по каким-то причинам вам делать не хочется. Каждый день в вашем плане на неделю находите эту жертву-лягушку и пришпиливайте ее с самого утра. Через какое-то количество дней вы поймете, что у вас катастрофически заканчиваются лягушки, поэтому не надо в один день их всех сразу пришпиливать, экономьте, завтра тоже нужна будет жертва. При составлении плана работы на неделю помните так же и о слонах. Большого слона ешьте по кусочкам так как слона за раз съесть нельзя, потому что он очень большой. Ешьте его кусочками. Т.е. большое дело разделите на маленькие кусочки и начинайте это дело с любого кусочка. Размер самого кусочка (т.е. элементарной маленькой задачки) здоровенного слона (т.е. большой задачи-проекта) определяете Вы сами, в зависимости от ваших возможностей на данный момент времени. Размер этого кусочка должен приближать вас к рузультату.
• План на день должен быть реальным Выписывая из плана на неделю задачи в план дня, помните о том, что ваш план на день должен быть реальным. Определяйте сколько можете сделать за день и не больше. Абсолютно не важно, какая у вас накопилась гора дел. Жизнь одна, работа это марафон на длинную дистанцию, завтра вам тоже понадобятся и здоровье и силы.
• Зарезервируйте время под ресурсные задачи Составляя планы на неделю и планы на день зарезервируйте время для ёмких по времени задач, продолжительностью от 30 минут или от 1 часа, определитись, как вам удобнее. Например: встреча с клиентом — 3 часа, подготовка коммерческого предложения — 1,5 часа, читать книгу — 1 час, тренировка — 1 час, и т.д. Тогда ваши планы на день и на неделю будут реально выполнимыми, ведь в сутках ограниченное кол-во часов.
• Используйте кайросы Мелкие задачи, которые можно сделать в любой день недели, раскидывайте по дням недели с учетом Кайроса (Кайрос — это благоприятный момент для выполнения дела) и объединяйте их друг с другом. Пример: надо оплатить телефон, ЖКХ, съездить купить продуктов, зайти в концтовары купить фломастеры. Все эти дела при планировании недели (в файле Планировщик рабочей недели) ставьте в один день и сделайте всё «по дороге в магазин» это как раз благоприятный момент т.е. как говорится «между делом». Таким образом у вас экономится время, вы это все сделаете «за раз»). Выписывая дела на завтра в блокнот-планировщик дня просто соедините все эти дела линией или нарисуйте звездочки напротив каждого из них, чтобы вам было понятно, что они все «заодно».

Правило Парето в планировании Делайте только, что нужно, а остальное — нет. Делайте только то, что ведет вас к результату, остальное «вешайте на три гвоздя». Правило Парето гласит: 80% результата дает выполнение всего лишь 20% дел, то есть чтобы достичь цели 100%-го результата надо сделать 30-35% дел(ключевые частности для победы) из того, что «предписано» некими общими правилами, при этом не снижая качества результата, своих интересов и безопасности.Поэтому делайте только то, что и правда ведет вас к намеченному результату, а остальные дела и задачи

• делегируйте другим или
• применяйте «правило трех гвоздей»
• или сразу В) выкидывайте без сожаления в корзину.

Доделывать, то что вы начали делать, но в процессе выполнения поняли что делать не надо — это лишняя в вашем плане задача, доделывать ее не надо. Например, начали читать книгу, на середине книги поняли, что полезных идей нет, книга не интересная — выкидывайте такую книгу, зачем ее дочитывать и тратить время, найдите и начните читать другую полезную.

Источник: https://wintobe.ru/planirovanie-nedeli.html

50 бесплатных производительных панелей и шаблонов

Пожалуйста, поднимите руку, если вам тоже не нравятся излишние задачи.

Вы знаете, о чем я говорю – составление счета-фактуры, создание проектов дорожных карт и написание бизнес-планов.

Форматирование диаграмм и/или составление бизнес-счетов может занять немалое количество времени. Но так не должно быть.

Не будем изобретать колесо и скачаем бесплатный шаблон, ну или все 50.

Вот 50 бесплатных панелей и шаблонов, от Excel до PowerPoint и другие программные обеспечения, в том числе веб-приложения. Пользуйтесь!

Бизнес-планирование и прогнозы

1. Unfunnel поможет вам создать стратегическую таблицу показателей Excel для начала работы, описывающую цели, клиентов, осведомленность, предложение ценности, найм и т.д.
2. Chandoo обеспечивает доступ к бесплатной панели Key Performance Indicator (KPI) плюс предлагает уроки по реализации и максимизации, как использования его в вашем бизнесе, чтобы получить большую производительность.
3. ExInFm имеет обширную библиотеку шаблонов финансовых оценочных таблиц, в том числе бюджета капитала и многочисленных моделей оценки для глубокого анализа для бизнес-планирования и прогнозов всех видов бизнес-моделей.
4. Dashboard Spy соединяет вас со многими источниками бесплатных панелей, которые предлагают углубленную помощь в бизнес-анализе, планировании и аналитике.
5. My Excel Templates предлагает многочисленные виды инструментов прогнозирования, которые помогут вам проанализировать точки безубыточности, вашу финансовую историю и отношения, и шаблоны бизнес-прогнозирования.
6. Free Excel Dashboards предоставляет вам все виды шаблонов планирования, которые фокусируются на прогнозе денежных потоков, анализе безубыточности, отчетах эффективности проекта и шаблонах SWOT.
7. Excel Models имеет бесплатные Excel бизнес-модели для различных видов бизнеса, в том числе предпринимателей, социальных сетей, цифровых медиа-компаний и т.д., а также других моделей, таких как финансовая модель GAAP-соблюдения, сравнение франчайзинга и метод определения стоимости.
8. Entrepreneur имеет шаблоны для всех типов бизнес-форм и приложений для всех видов бизнеса и категорий посредством домена Formnet. Эти бесплатные шаблоны, контракты и формы предлагаются в Excel, Word, PDF версиях, помогая вам охватить многие аспекты запуска и управления бизнесом.
9. Excel Dashboard School имеет многочисленные бесплатные KPI панели на основе Excel, в том числе одну для кадровой службы и другие KPI панели, как медицинская KPI панель.

Управление проектами

1. OfficeTimeline имеет библиотеку бесплатных шаблонов диаграмм Ганта, которые помогут вам управлять всеми аспектами проекта визуальным, легко читаемым способом. Эти шаблоны, которые также включают в себя другие виды шаблонов управления проектами, как шаблон Agile, диаграмма Pert, график Excel, шаблон Balanced Scorecard, шаблон списка задач, шаблон плана действий и многое другое. Эти шаблоны можно подключить прямо к PowerPoint, и они полностью настраиваемы.
2. Spreadsheet Zone имеет множество шаблонов управления проектами, в том числе диаграммы Ганта, очереди отложенных действий, диаграмма Исикавы и многое другое. Есть также много шаблонов управления проектами, разработанных для конкретных отраслей и видов проекта.
3. Project Management Docs имеет все виды шаблонов проекта и планирования, в том числе план управления проектом, технико-экономическое обоснование, описание продуктов, отчет о состоянии проекта, плана управления содержанием проекта и системная документация.
4. Excel Dashboard School предлагает панели на основе Excel для управления проектами и статус проекта, а также шаблоны Ганта, все бесплатно.
5. Project Kickstart имеет бесплатные шаблоны для всех типов проектов и планы для многих типов бизнес-сегментов и идей.
6. AEC Software имеет множество бесплатных шаблонов управления проектами для общих потребностей, таких как запуск и расширение бизнеса, а также конкретные шаблоны управления проектами по отраслям.

Счета

Due предлагает многочисленные бесплатные шаблоны и панель для отслеживания времени, затрачиваемого на проекты и создания профессиональных счетов, которые могут даже содержать ваш логотип и бренд.

Источник: https://lpgenerator.ru/blog/2016/03/20/50-besplatnyh-proizvoditelnyh-panelej-i-shablonov/

Как использовать Планировщик Повестки дня в Excel

Что такое планировщик?? Это инструмент для планирования и контроля вашей личной жизни. Он может существовать в физическом формате (книги, записные книжки и т. Д.), А также в виртуальном (программное обеспечение, электронные таблицы, текстовые процессоры).

Хотя содержание каждого планировщика немного отличается, в целом оно имеет следующие основные цели:

Как использовать: Хотя каждый человек может сделать свой собственный планировщик, мы считаем, что рука в колесе уже купит что-то готовое и хорошо структурированное, что поможет вам организовать и следовать своему планированию, не теряя времени на то, чтобы сломать голову.

Как и в LUZ, мы считаем, что таблицы Excel являются отличным вариантом для контроля и планирования практически всего, даже нашей личной жизни, мы создали личный лист планировщика. Ниже я перечислю основные функции электронной таблицы:

1) Персональный рейтинг и постановка целей

Первая вкладка рабочего листа поможет вам, уже с определенной анкетой, отразить и указать, какова ваша жизнь (на основе метода Wheel of Life) в различных областях 9: работа и карьера, личная жизнь, финансовая жизнь, семейная жизнь Здоровье и нрав, Досуг и развлечения, Интеллектуальное развитие и Любящее развитие.

После этого начального завершения вы можете установить несколько краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных целей для каждого ранее начисленного балла.

2) Ежедневное и Ежегодное Расписание Планировщика

В следующем разделе рабочего листа вы можете распределить свои цели, а также запланированные действия в течение года с ежедневными подробностями и до 3 раз в день (утром, днем ​​и вечером). Это будет ваша повестка дня, уже интегрированная с вашим личным планированием и вашими жизненными целями.

3) Финансовое планирование и контроль

Так как этого может не хватать, поскольку финансовая часть важна для жизни всех нас, на рабочем листе есть специальная область для финансовых запусков как доходов, так и расходов, которая будет использоваться для достижения целей этой области.

4) Отчеты и информационные панели

Наконец, электронная таблица имеет несколько функций отчетности, в том числе: выполнение плана действий, ежемесячный финансовый отчет, ежемесячное выполнение целей и общую эволюцию вашей жизни, проанализированную и запланированную.

Если этот рабочий лист вас интересует, посетите наш веб-сайт и загрузите наш демо-версия для проверки этих и других функций в деталях.

Тайм менеджмент в Excel планирование рабочего времени на основе системы

Планирование рабочего времени тайм-менеджмент (англ. time management), эффективное организация и управление своим рабочим временем

Существует много разных подходов в теме планирования рабочего времени и тайм-менеджмента в excel, на бумаге или в специальных программах,

ниже приведен один из таких подходов, успешно опробованный на практике и внедренный в повседневную жизнь. Для того, чтобы понять подходит он именно вам, протестируйте его на своих делах и задачах.

Тайм менеджмент в Excel и на обычном листе бумаги, а так же бесплатный таймер на ваш ноутбук или для вашего смартфорна это всё, что вам потребуется для эффективной организации своего времени, и всё это вы сможете найти, посмотреть и скачать на нашем сайте, все нужные ссылки есть на этой странице, начнем подробнее как организовать тайм менеджмент в excel.

Тайм-менеджмент в Excel файл заносим дела на неделю,
а дела на день смотрим в экселе и их удобнее выписывать в блокнот

 

За основу планирования рабочего времени и всех дел взята неделя, т.е. гибкое планирование на основе недели. Неделя является ключевым показателем в планировании рабочего времени: год-месяц-неделя-день.

Начнем с месяца:
В последний выходной месяца составляется список результатов (назовем каждый результат Проектом). Это желаемые результаты по итогам месяца, которых вы намерены достичь в течении нового месяца. (Определите для себя 3-5 главных результатов месяца).

Необходимо учесть достигнутые результаты по целям и допущенные ошибки за прошедший месяц при планировании дел в новом месяце, скорректируйте, улучшите цели и задачи при планировании нового месяца с учетом требуемых улучшений, назовем эти действия по улучшению КД (Корректировки к Действию) . Например: нужно было прочитать книгу, книгу прочитать не получилось, забывали, читали не каждый день. КД по этой задаче задаем: читаю каждый день по 10 страниц.

Список результатов на ближайший месяц — это ваши цели на месяц, когда вы их задали для себя и сформулировали, можно приступать к планированию их достижения.

Итак, раз в неделю, например в каждое воскресенье, составляется список задач в рамках каждого Проекта — это планирование недели. Эти задачи это элементарные шаги-действия на следующую неделю. Эти шаги-действия раскидывается по дням недели в файле эксель.

При планировании дел предстоящей недели так же нужно определить 3-5 главных результатов недели, это самые важные дела недели, по ним в конце недели вы поймете насколько эффективно прошла ваша неделя.

Планирование рабочего времени ведется в файле эксель планирование работы на неделю.
Каждый вечер перед уходом с работы открывается этот файл эксель и корректируется-дополняется план на следующий день (это планирование дня).

После этого, задачи на предстоящий день из файла эксель выписывается на бумагу (лист планирование дел на день), это ваш утвержденный список дел на завтра.

Планирование рабочего времени — Тайм-менеджмент в excel и на бумаге — важные моменты:

1. Планирование рабочего времени тайм-менеджмент на основе недели — это гибкое планирование, можно и нужно корректировать-переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерба плана и ожидаемым результатам, это удобно делать в в excel файле.

2. Составлять план следующего дня накануне вечером — ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать все расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром — обычно из-за думания что делать утром весь день скомкан и ничего не сделано. План следующего дня удобно выписывать из excel плана недели на обычный лист бумаги.

3. Выписывать задачи на предстоящий день на лист бумаги очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом — вычеркивать сделанные дела на листе бумаги это очень приятно.

4. При планировании дня, недели, месяца, года расставляйте приоритеты, выделите из всех планируемых задач три самых важных из них: запланируйте три самых важных результата дня, три самых важных результата недели, три самых важных результата месяца, три самых важных результата года. Это ваши самые важные цели, к которым вы движетесь.

При планировании самых важных результатов (дня, недели, месяца, года) используйте следующие вопросы:

• ДЛЯ ЧЕГО надо достичь результата?
• ЧТО ЗНАЧИТ УСПЕШНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ (какие критерии успешного результата)
• КАК ДОСТИЧЬ (пошаговый план: делай раз, делай два, делай три)

 

Ожидаемый результат: критерии успешности вашего тайм-менеджмента

Сами задачи мы выполняем, чтобы достичь какого-то конкретного результата, иначе задачи это бессмыслица.

Результат лучше начинать планировать с «критериев успешного достижения результата».

Например, ожидаемый результат без критериев успешности достижения результата: прочитать книгу «Книга», тогда задача: читать по 30 страниц в день

И при такой постановке задач ожидаемый результат может быть достигнут (книга будет прочитана), но качество результата возможно не утроит.

Поэтому на стадии планирования закладываем критерии успешности желаемого результата:
1. книга прочитана до конца месяца
2. после прочтения составлена рецензия со списком идей для внедрения
3. полезные идеи внедрены в жизнь

задача к п.1. чтение под проект, найти минимум 3 новые идеи по вопросу «поиска новых клиентов»
задача к п.1 во время прочтения маркером выделять полезные идеи
задача к п.1. читать по 30 страниц в день
задача к п.2 проанализировать маркерные выжимки, составить рецензию на 1 лист
задача к п.3 старт внедрения идей в течении 48 часов после прочтения

А для более глобального планирования на 10 лет и более используются другие инструменты, например тут можно скачать календарик-пинарик 2018 год, или воспользоваться наиболее эффективным колесом жизни.

Как управлять проектами и задачами: ШАГ ПРОЕКТА — как широко шагать
Эффективность рабочего времени и приоритет задач

Применяйте одновременно привычка за 21 день и 4 правила освоения нового навыка

Система планирования Дэвида Аллана GTD Как привести дела в порядок

Оригинальный планировщик Excel (v5.0) | Складчина

В самом начале, действительно, кажется, что много всего и получается некий «борщ», но это только на первый взгляд. Когда начинаешь работать с ними, начинаешь понимать, что много всего учтено и продумано.

1-вая таблица это «Режим сна». Позволяет продумать свой режим сна. Главный критерий это циклы сна – подбирается со временем. У меня выглядит вот так:

2-рая «биоритмы». В таблице нужно указать свой возраст, и она рассчитает, чем и когда тебе нужно заниматься. Отношусь сам немного скептически к биоритмам:

3-тья – «колесо жизненного баланса». Очень сильно понравилось колесо жизни, сам когда-то рисовал в фотошопе себе. Ни в какое сравнение с таблицей не идет. Очень круто все сделано. Есть несколько графиков для отслеживания своего прогресса. От этой таблицы я был просто в диком восторге!

4. Следующая таблица привычки и навыки – для тех, кто хотел избавиться от вредных привычек самое то, можно следить сколько, например, уже как бросил курить или начал бегать. Сюда же относятся навыки – для тех, кто работает за компьютером или обучается чему-то на нем же — идеальный вариант. Можно не только следить по дням, когда и что делаешь, но и отслеживать, сколько времени было потрачено на обучение или работу (одна из моих любимых таблиц)

5. Таблица цели – здесь все, что касается целей и их достижения

Здесь и постановка целей на 1 год, 3, 5, на квартал, месяц, неделю, день . Вспоминается сразу книга — Трэйси «Сьешьте лягушку» (и ее аналоги) и отдельная таблица для мотивации, годовой календарь жизни и потоковая постановка целей. Все что связано с целями здесь есть. Можно, например, распечатать свою цель на год и повесить возле своего рабочего места, что я собственно и сделал)

Вот, например, как выглядит планирование дня – идеально, я даже не знаю, что тут можно еще добавить:

Также есть еще таблицы шульте, календаря, контактов, дневника, даже есть возможность рисовать карты разума в exel — не думал, что такое возможно. Понятное дело, что не стоит сравнивать функционал с xmind и mindjet Mind manager. Но самое простое сделать можно:

Отдельно хотел упомянуть таблицу бюджет, просто до копейки можно просчитать свои доходы и расходы, а главное, куда постоянно пропадают деньги:

Стрелкой указал, что есть несколько категорий расходов. Также можно спланировать свой бюджет на отпуск:

И это я не все таблицы подробно описал, так как это может очень сильно затянутся) В общем и целом материалом однозначно доволен! Автор действительно провел большую работу.