Программа постановки задач и контроль их выполнения: Программа для постановки задач – Бесплатные приложения для планирования

Программа для постановки задач

Установите LeaderTask на компьютеры, смартфоны, планшеты сотрудников. Ставьте задачи подчинённым, составляйте план работ для каждого сотрудника, контролируйте прогресс выполнения: обменивайтесь комментариями по задачам, утверждайте результат или отправляйте на доработку.

Скачать программу

• 100% функционала

• ∞ сотрудников

• 7 дней бесплатно

Как работает программа LeaderTask

Приложения для основных платформ

Windows, Mac OS, Android, iPhone, iPad

Установите приложение LeaderTask

• Компьютеры Windows

• Компьютеры Apple Mac

• Устройства Android

• Смартфоны iPhone

• Планшеты iPad

Зарегистрируйтесь, и мы пришлём ссылку на загрузку!

Кому подойдет LeaderTask

Компаниям любого масштаба, любой сферы деятельности

• Небольшим компаниям от 2 до 10 сотрудников

• Крупным предприятиям от 10 до 100 сотрудников

• Корпорациям от 1000 сотрудников

• Промышленность

• Банковское дело

• Торговый бизнес

• Телекоммуникации

• Строительство

• Здравоохранение

• Вооруженные силы

Возможности программы LeaderTask

• Раздавайте и контролируйте поручения

• Отправляйте задачи на доработку

• Управляйте несколькими проектами

• Прикрепляйте файлы к задачам

• Храните всю информацию в одном месте

• Создавайте планы работ для себя и подчиненных

• Быстро находите информацию

• Не забывайте ни об одном важном деле

Вид рабочего места LeaderTask

Надежность мирового класса

Ваши данные всегда по защитой

• 256-битное шифрование, SSL протокол

• Вся информация в защищенном облаке или на вашем сервере

• Отказоустойчивый кластер Microsoft Azure

• Стандарт безопасности ISO27001

• Ежедневное резервное копирование

Кто уже использует LeaderTask

2100 компаний уже пользуются LeaderTask

Работайте совместно с сотрудниками

Сотрудники могут находиться где угодно

• Ваши сотрудники могут находится в любой точке планеты

• Работайте с ними, как если бы они находились у вас в офисе

• Поручайте задачи, обменивайтесь комментариями по задачам

• Совместно создавайте любые планы работ по проектам

Бесплатное обучение пользователя

Мы бесплатно обучим вас пользоваться LeaderTask

• 50 минут видео: обо всех функциях подробно

• 10 полезных писем с обучающими советами

• 11 статей для конкретных профессий

• Личный менеджер, неограниченные консультации

Простое внедрение

Внедрение LeaderTask не требует докупки оборудования, высокой квалификации работников и финансовых затрат

• 1

  Поручите всем сотрудникам скачать и установить LeaderTask

• 2

  Создайте организацию в личном кабинете, добавьте в организацию емейлы ваших сотрудников

• 3

  Готово! Начинайте раздавать поручения

Примеры внедрения LeaderTask

• Главснаб Правительства города Москвы

• ГУБЭП МВД Республики Беларусь

• Издательский дом «Все для вас»

• М.Ф.П. университет «Синергия»

• Белорусский гос. университет

Высококлассная служба поддержки

Поможем вам разобраться в любых вопросах

• С 9:00 до 18:00 по московскому времени с понедельника по пятницу

• В течение рабочего дня — мгновенный ответ

• Поможем внедрить, научим пользоваться, ответим на любые вопросы

Выгоды для вашей компании

LeaderTask поможет организовать рабочий процесс

• У каждого сотрудника будет четкий план работ на день, неделю, месяц

• Поручения будут исполняться точно в срок

• Менеджеры смогут контролировать больше проектов одновременно

• Начальники отделов, цехов и департаментов всегда будут знать, чем заняты их подчиненные

• Менеджеры смогут быстро узнать, в какой стадии находятся работы по проекту

• Сотрудники избавятся от тотальной забывчивости

• Сотрудники избавятся от вороха бумаг и записок на рабочем столе

• Исчезнут авралы в начале и конце месяца

• Появится возможность управлять компанией вне офиса, со смартфона и планшета

• Сотрудники смогут работать с делами и поручениями даже без интернета

О нашей компании

ООО «Органайзер ЛидерТаск»

• 8

  8 лет на рынке России и других стран

• 2100

  2100 корпоративных клиентов

• 9854

  9854 сотрудников, использующих продукт

• 54

  54 страны, где продается LeaderTask

5

5 ключевых партнеров:

Microsoft inc, 1C Дистрибьюция, SendGrid, Софтлайн Интернет Трейд, Софткей

Программа для контроля выполнения задач

В любом бизнесе есть работники, которые иногда некачественно выполняют свою работу и поставленные перед ними задачи. Поэтому за работниками стоит установить контроль. Контроль работников помогает обнаружить изъяны в производстве, а также увеличить производительность. Но контролировать работу нужно правильно, так как чрезмерный контроль может только ухудшить производительность труда.

Давайте разберёмся почему, повышая эффективность работников, нужно не забывать их контролировать?

1.  Загруженность. На плечи работников ложится много задач, которые нужно выполнить и часто работники с большинством не могут справиться из-за высокой мозговой активности. Таким образом, из-за загруженности часть задач теряются на листках.
2.  Состояние работников. Часто работники просто не могут себе позволить вздремнуть на работе или отдохнуть из-за плохого самочувствия, поэтому они не выполняют множество работы. Плохое состояние работников может быть связано с проблемами иммунной системы организма или переутомления. Если сразу не заметить плохое самочувствие работника, то можно потерять время и деньги, так как вряд ли такой работник сможет хорошо выполнить свою работу.
3.  Халатность работников. Многие работники, понимая, что их не контролируют, просто забывают о своих обязанностях и отдыхают на работе. Если не контролировать таких работников, то бизнес понесёт сильные убытки.
4.  Распределение задач. Без какого-либо контроля бизнес не будет приносить прибыли, а производительность труда будет отрицательная. Нужно правильно координировать работников, чтобы те полностью понимали, что от них требуется, а затем приступали к работе.

 

1. Планировщик задач. Планировщик заданий — это сервис, позволяющий распланировать задания на определённый период времени, а так же правильно рассортировать их по важности. Один из таких планировщиков задач сервис ЛидерТаск. Данный планировщик позволяет выгрузить всё из головы и записать всё нужное в телефон, поручать задачи сотрудникам. Плюсы: лёгкость в овладении сервисом, позволяет убрать не нужные задачи и оставить самые важные, поможет разбить весь проект на несколько этапов. Минусы: нет.
2.  Периодический контроль. Такой вид контроля подразумевает, что контролирование работы сотрудников будет проводится в строго назначенное время. Из достоинств стоит отметить,что и работник, и работодатель будут знать точное время контроля. Минусы: контроль занимает время обеих сторон, может демотивировтаь работников.
3.  Планёрки. Это встречи сотрудников и руководителя компании. На таких встречах обсуждаются вопросы производительности труда и другие не менее важные темы. Плюсы: возможность узнать о том, что происходит в бизнесе. Минусы: демотивация работников, потраченное время.
4.  Видеонаблюдение. Многие руководители компаний ставят множество камер на своём предприятии и получают контроль над работниками 24/7, но этот метод действенен в том случае, если большая часть работников дала согласие на съёмку.

 

Как создать идеальную систему управления задачами

Посвящается всем кто увлечен жизнью, имеет грандиозные планы, обширные интересы и большое количество ежедневных задач.

В свое время тема управления задачами увлекла меня с головой. Я стал собирать методики и советы. У каждой я брал что то, что работало исключительно для меня. Пробовал применять на практике и все лишнее отсекал. Итогом стала система, которую я хочу сейчас представить на ваше обозрение. Но помните —  единственной идеальной системой , может быть только та что удобна вам.

• Она должна быть проста.
• Не должна отнимать много времени на работу с ней.
• Не мешать, а лучше помогать,  в планировании, как на день, так и на год. Планирование и текущее управление задачами должно быть едино.
• Должна помогать напоминаниями, быть постоянно под рукой и позволять делать заметки.
• Должна охватывать все сферы моей жизни.
• Должна помогать «окинуть взглядом» все текущие и предстоящие задачи. При этом структуру я должен установить сам.
• Благодаря системе я должен точно знать что и когда мне делать, при этом система должна быть достаточно гибкой.

Система управления задачам состоит из 3 основных элементов: структура группировки задач (папки, дерево папок, контексты), правила управления задачами и инструмент, который во всем этом помогает.

Могу смело заявить – я перепробовал абсолютно все программы по данной тематике. На Windows точно все, от Leader Task и Essential PIM, до малоизвестных, наподобие Chronos. На Mac все, имеющие возможность синхронизации между устройствами. Сухой остаток – 1 программа. Называется My Life Organized. Разработчики молодцы и умнички. Прога существует давно и каждая новая версия радует все больше. Для меня неоспоримым преимуществом в данном софте стала возможность настройки системы полностью под свои нужды. При этом ничего сложного в этом нет. Иными словами, данная платформа позволяет создать любую  структуру задач и соблюдать любые правила управления. Ну естественно синхронизация со всеми устройствами и кросс-платформенность. Жаль только, нет версии для Mac (iOS есть). Более детальное знакомство с My Life Organized оставляю вам. От себя просто рекомендую.

Также я использую Evernote для хранения заметок и объемных материалов. Mind manager для планирования. Календарь – родной от Mac. Microsoft Project – для планирования и ведения больших проектов, в основном по работе.

Во многих методиках, например GTD и Agile Results, предлагают разбивать задачи по папкам согласно сферам жизни. Идея мне понравилась, но для себя определил, что у меня не будет больше 5 папок верхнего уровня в один момент времени + папка для заметок + Inbox. Раньше у меня было просто 2 папки – работа  и личное.

Моя текущая структура верхнего уровня:

• Inbox.
• Работа
• Развитие
• Дом
• Ironman
• Сайт

На мой взгляд, самым гениальным введением GTD стала папка Inbox  и правило  — не держать задачи в голове. Этому правилу я стал следовать неукоснительно. Задачи, даже мелкие, идеи, заметки, просто мысли, что могут пригодиться – все записывается. Изначально все попадает в папку Inbox. В конце дня я разбираю этот завал и распределяю все по папкам.

Папки «Работа», «Развитие» и «Дом» находятся в структуре постоянно. Еще, максимум 2, отведены под те сферы или проекты, что занимают большую часть времени или имеют высокое значение на данный момент. На сегодняшний день это папка, связанная с подготовкой к Ironman и папка проекта моего сайта. Inbox я не считаю в этой пятерке.

На самом  деле существует еще одна папка. Называется «Regular stuff». В этой папке хранятся все регулярные задачи. Там находятся все дела которые необходимо делать ежедневно, еженедельно и ежемесячно. К таким делам относятся: разбор папки Inbox, просмотр папок Someday, определение целей на период и т.д. В свое время организация регулярных задач в отдельную папку помогла мне привыкнуть к новому порядку. Это хороший инструмент для организации самого себя и выработки привычки работать с системой. Только не забывайте поставить напоминания к задачам. Как вариант – внести задачи подобного рода в календарь.

Все остальные проекты и задачи находятся в корне папки.

Здесь все просто и ясно без пояснений.

Во всей структуре главное – простота. Не должно быть большого количество папок и подпапок. Не больше 3х уровней. В противном случае система становится излишне громоздкой, а значит, перестает выполнять свою основную функцию – помогать в работе. Кроме того, громоздкие структуры крайне не удобны в работе с мобильными устройствами.

Контексты очень удобная штука. По сути, контекст обозначает определенный признак или условие при котором выполняется задача. Одна задача может иметь несколько контекстов. Как и в структуре папок, здесь важна простота. Избегайте вложенных контекстов. Используйте такие контексты которые используются действительно часто и имеют большое количество задач.

1. Все задачи вносятся в систему в момент возникновения.  В голове ничего не держать. Занесение задач только в папку Inbox.
2. Формулировка задачи, на этапе записи, должна быть однозначна. Если названия не достаточно, необходимо сделать  пояснения  — что же я имел в виду. Это необходимо для того, чтобы потом не вспоминать что мне нужно сделать в задаче, к примеру, «Игорь, отчет».
3. Папка Inbox  разбирается один раз в день. Я делаю поздно вечером.
4. Чтобы задача была перемещена из папки Inbox , у нее должно быть:

Обязательно:

• Ясное название
• Определено ориентировочное время выполнения задачи.
• Время начала задачи – когда эта задача появится в моем  to do листе.

По необходимости:

• Заметки и пояснения.
• Подзадачи в порядке выполнения.
• Крайний срок.
• Контекст.
• Если задача является целью – обозначить как цель.
• Дата и время напоминания.
• Зависимость от других задач.

1. Я не использую матрицу Эйзенхауэра «Важно — срочно». Если задача записана у меня значит она важна. Если это срочно – я или сразу приступаю к ее выполнению или назначаю ей определенное время.
2. Как правило, я не ограничиваю время выполнения задачи. Указываю сколько времени это займет, исключительно для оценки времени при планировании. Но не жестко. Если время определено четко, то только если я хочу напомнить себе о жесткости границ задачи или длительность задачи связана с другими ресурсами – например совещание имеет ограниченную длительность.
3. Задачи с определенной длительностью и временем помещаются в календарь.
4. Правило 3-х. Одно из самых ценных правил методики Agile results. На каждый месяц выбирается 3 основных цели. На каждую неделю так же 3 цели. Еженедельные цели должны вести к выполнению ежемесячных целей. Каждый день есть 3 основные задачи. Эти задачи соответствуют еженедельным целям и ведут к их выполнению. Все остальные задачи в этот день — второстепенны.
5. Еще раз. Каждый день 3 первостепенные задачи.
6. Сначала выполнить мелкие задачи. Это полностью противоречит принципам project management, но для меня работает идеально. В таком случае голова свободна от мелких задачи при выполнении крупных.
7. Задачи на день определяются вечером, на следующий день.
8. Задачи на неделю определяются в воскресенье.
9. Задачи на месяц определяются 2ого числа.
10. Обзор и анализ выполненного и не выполненного раз в неделю по пятницам.
11. Папки Someday просматриваются по воскресеньям.
12. Задачи в контексте «Контроль» просматриваются ежедневно.
13. Если полученное письмо требует ответа или действий от меня, но позже, я его отправляю как задачу в MLO.
14. Если письмо отправленное мною требует ответа от получателя, я ставлю адрес MLO в копию. Таким образом письмо так же попадает в систему и получает контекст «Контроль».
15. С утра обзор предстоящего дня.

Вот пожалуй и все. Простая система. Простые правила. А как вы организуете свои задачи?

Фото: Shutterstock

9 лучших программ для планирования целей – Minimal Work

Неважно какая именно поставлена цель. Речь может идти о бизнесе, учебе или обычных повседневных делах. Каждый год количество обещаний и целей растет, но к сожалению, далеко не у каждого получается достигнуть намеченных результатов. Стоит обратить внимание на то, как поставлена цель. Ниже приведены 9 программ для планирования целей, которые помогут в постановке и достижении поставленных задач.

Сайты

Trello

Данный сервис помогает в планировании благодаря доскам, спискам и карточкам. Можно пройти по ссылке https://trello.com/, где доступным языком объясняются правила пользования.

Данная программа для постановки цели выделяется на фоне остальных: 

• простотой — понятный интерфейс; 
• облачностью — данные хранятся онлайн, поэтому всегда есть доступ к ним с любого устройства; 
• командностью — групповые доски, благодаря которым участники смогут оперативно реагировать на изменения задач; 
• доступностью — все основные функции сервиса бесплатные. 

Также имеются одноименные приложения на Android и IOS.

Данный сайт я использую сам и полностью им доволен.

Mymegaplans

Функционал минималистичен и интуитивно понятен. На главной странице http://mymegaplans.ru/ сразу же описаны 5 шагов к эффективно поставленной цели. К плюсам данной программы можно отнести: конфиденциальность; полезные дополнительные функции, например: калькулятор; полностью бесплатный доступ. Есть одноименные приложения на Android и IOS.

Приложения

9 лучших программ для планирования целей

Pledge

Идея этого приложения довольно уникальна. При первом запуске программы вы даете себе слово: “Я ежедневно буду делать…”, далее настраиваете частоту выполнения действия и время напоминания. Есть небольшая оговорка, если запланированное действие не удается выполнить, то приложение начинает ругаться. При выполнении начисляется баллы, благодаря которым можно следить за прогрессом.

Для пользователей Android.

Rewire Habit Tracker

Главная цель приложения — помощь в формировании регулярного графика. При первом знакомстве программа запрашивает задачу, срок исполнения и график. Каждый раз выполняя запланированное действие, приложение считает прогресс в процентном соотношении.

Для Android.

Beeminder

Оригинальное приложение, который позволяет самостоятельно выбирать стратегию для достижения цели. Необходимо ежедневно выбирать и выполнять действия, но главная изюминка в том, что за невыполнение запланированной задачи со счета будут списаны средства. Такая программа для постановки цели подойдет людям, которые нуждаются в дополнительной мотивации.

Доступно на Android и IOS.

Осознанность

Основных функций приложения: уведомления, опросы, отслеживание. Минималистичный дизайн с подсказками для более эффективного использования программы. Приятным дополнением является то, что есть возможность следить за психологическим состоянием.

Для пользователей IOS.

Good Habbits

Интерфейс программы похож на календарь. Для начала надо определиться с целью и указать сколько дней займет достижение поставленной задачи. Затем включаются напоминания и ставятся отметки при выполнении действия. Идея этой программы для планирования состоит в том, чтобы не нарушить цепочку и заполнять регулярно календарь.

Доступно на IOS.

Wunderlist

Необходимые цели и задачи оформляются в списки, которыми легко можно управлять и дополнять уточняющие комментарии, подзадания и при необходимости файлы. Приложение будет постоянно напоминать о невыполненных заданиях.

Для пользователей Android и IOS.

Better Every Time

Довольно стандартная и понятная программа, но ее уникальность состоит в том, что программа представляет вашу цель в виде восхождения на гору, а каждое выполненное задание сопровождается красивым пейзажем.

Программа доступна только для пользователей IOS.

Послесловие

Из статьи можно понять, что на сегодняшний день имеются множество вспомогательных инструментов для достижения поставленной цели. Главное — иметь терпение и идти по твердо намеченному пути, никуда не сворачивая. Надеюсь, что информация была полезной и в вашем смартфоне стало на одно приложение полезнее.

У вас остались вопросы? Вы можете задать их в комментариях, написать нам на почту или в директ в инстаграм.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Программа для контроля поручений

Установите LeaderTask на компьютеры, смартфоны, планшеты сотрудников. Раздавайте поручения, составляйте план работ для каждого сотрудника, контролируйте прогресс выполнения: обменивайтесь комментариями по задачам, утверждайте
результат или отправляйте на доработку.

Скачать программу

• 100% функционала

• ∞ сотрудников

• 7 дней бесплатно

Как работает программа LeaderTask

Приложения для основных платформ

Windows, Mac OS, Android, iPhone, iPad

Установите приложение LeaderTask

• Компьютеры Windows

• Компьютеры Apple Mac

• Устройства Android

• Смартфоны iPhone

• Планшеты iPad

Зарегистрируйтесь, и мы пришлём ссылку на загрузку!

Кому подойдет LeaderTask

Компаниям любого масштаба, любой сферы деятельности

• Небольшим компаниям от 2 до 10 сотрудников

• Крупным предприятиям от 10 до 100 сотрудников

• Корпорациям от 1000 сотрудников

• Промышленность

• Банковское дело

• Торговый бизнес

• Телекоммуникации

• Строительство

• Здравоохранение

• Вооруженные силы

Возможности программы LeaderTask

• Раздавайте и контролируйте поручения

• Отправляйте задачи на доработку

• Управляйте несколькими проектами

• Прикрепляйте файлы к задачам

• Храните всю информацию в одном месте

• Создавайте планы работ для себя и подчиненных

• Быстро находите информацию

• Не забывайте ни об одном важном деле

Вид рабочего места LeaderTask

Надежность мирового класса

Ваши данные всегда по защитой

• 256-битное шифрование, SSL протокол

• Вся информация в защищенном облаке или на вашем сервере

• Отказоустойчивый кластер Microsoft Azure

• Стандарт безопасности ISO27001

• Ежедневное резервное копирование

Кто уже использует LeaderTask

2100 компаний уже пользуются LeaderTask

Работайте совместно с сотрудниками

Сотрудники могут находиться где угодно

• Ваши сотрудники могут находится в любой точке планеты

• Работайте с ними, как если бы они находились у вас в офисе

• Поручайте задачи, обменивайтесь комментариями по задачам

• Совместно создавайте любые планы работ по проектам

Бесплатное обучение пользователя

Мы бесплатно обучим вас пользоваться LeaderTask

• 50 минут видео: обо всех функциях подробно

• 10 полезных писем с обучающими советами

• 11 статей для конкретных профессий

• Личный менеджер, неограниченные консультации

Простое внедрение

Внедрение LeaderTask не требует докупки оборудования, высокой квалификации работников и финансовых затрат

• 1

  Поручите всем сотрудникам скачать и установить LeaderTask

• 2

  Создайте организацию в личном кабинете, добавьте в организацию емейлы ваших сотрудников

• 3

  Готово! Начинайте раздавать поручения

Примеры внедрения LeaderTask

• Главснаб Правительства города Москвы

• ГУБЭП МВД Республики Беларусь

• Издательский дом «Все для вас»

• М.Ф.П. университет «Синергия»

• Белорусский гос. университет

Высококлассная служба поддержки

Поможем вам разобраться в любых вопросах

• С 9:00 до 18:00 по московскому времени с понедельника по пятницу

• В течение рабочего дня — мгновенный ответ

• Поможем внедрить, научим пользоваться, ответим на любые вопросы

Выгоды для вашей компании

LeaderTask поможет организовать рабочий процесс

• У каждого сотрудника будет четкий план работ на день, неделю, месяц

• Поручения будут исполняться точно в срок

• Менеджеры смогут контролировать больше проектов одновременно

• Начальники отделов, цехов и департаментов всегда будут знать, чем заняты их подчиненные

• Менеджеры смогут быстро узнать, в какой стадии находятся работы по проекту

• Сотрудники избавятся от тотальной забывчивости

• Сотрудники избавятся от вороха бумаг и записок на рабочем столе

• Исчезнут авралы в начале и конце месяца

• Появится возможность управлять компанией вне офиса, со смартфона и планшета

• Сотрудники смогут работать с делами и поручениями даже без интернета

О нашей компании

ООО «Органайзер ЛидерТаск»

• 8

  8 лет на рынке России и других стран

• 2100

  2100 корпоративных клиентов

• 9854

  9854 сотрудников, использующих продукт

• 54

  54 страны, где продается LeaderTask

5

5 ключевых партнеров:

Microsoft inc, 1C Дистрибьюция, SendGrid, Софтлайн Интернет Трейд, Софткей

Как перестать работать за всех

Правильная постановка и четкий контроль задач — важное умение хорошего руководителя и обязательное условие безболезненного роста компании.
Если вы хотите, чтобы в вашей компании сотрудники работали четко, быстро выполняя поставленные задачи — стоит задуматься о воспитании такой культуры на раннем этапе развития бизнеса. Любые изменения, внедрение новых регламентов исполнения задач в уже работающей компании потребует серьезной перестройки бизнес-процессов, временных и финансовых затрат.
На самых ранних этапах существования бизнеса руководителю важно научиться трем вещам:

1. Правильно ставить задачи
2. Четко делегировать ответственность
3. Разумно контролировать выполнение задач
   

Еще одно важное условие — правильно подобранные инструменты для автоматизации постановки и контроля задач.
Сервис «Битрикс24» проанализировал и обобщил опыт тысяч своих клиентов, автоматизировавших делегирование задач. В этой статье мы разберем основы правильной постановки и контроля задач и поделимся советами о том, как воспитать ответственных сотрудников.

Как только вы нанимаете сотрудников и передаете им часть дел, пора внедрять инструменты контроля и отчетности.

Контролировать 10-15 задач можно «вручную» — в блокноте, в электронной таблице. Но как только поток задач и делегированных обязанностей возрастет, «ручной» контроль займет все рабочее время руководителя, а значит, вся идея передачи части задач подчиненным теряет смысл.

Как не упустить время и начать внедрять в компании культуру постановки и контроля задач?

Постановка задач

Постановка конкретных задач — это формализованный подход, в котором неуместны просьбы, типа «Если будет время, займитесь задачей…» и распоряжения, вроде «К завтрашней встрече подготовьте мне текст анонса..». В первом случае размывается зона ответственности, теряется значимость и срочность задания. Во втором — есть риск потерять в качестве и содержании результата в угоду срочности и жесткости требования.

Правила постановки задач

• Каждую задачу нужно фиксировать в таск-менеджере. Иначе о ней могут забыть, не выполнить в срок или сделать совсем не то, что было надо.
• Опишите задачу, перечислите все условия, детали. Описывайте не процесс выполнения, а результат, которого вы ждете.
• Большие задачи разбивайте на подзадачи, или добавляйте чек-лист тех действий, которые необходимо выполнить.
• Установите сроки выполнения задачи. При необходимости укажите приоритет выполнения.
• Приложите необходимые документы.
• Выберите ответственных. При необходимости, подключите к задаче тех сотрудников, кому понадобится результат выполнения.
  

Контроль выполнения

Один из самых больших соблазнов начинающего руководителя — контролировать каждый шаг. Сверяться с тем, как подчиненные выполняют задачи, сравнивать, насколько лучше руководитель сделал бы это сам.

Глубокий контроль необходим:

• в новых областях деятельности,
• при поручении задач новым сотрудникам,
• при работе с более ответственными клиентами.
  

Здесь руководитель может вмешаться, пересчитать, перепроверить, пересмотреть, лишний раз переспросить. В таких областях лучше не экспериментировать — риски слишком высоки.

Во всех остальных задачах можно постепенно передавать всю степень ответственности сотрудникам. Сложные задачи — хороший способ справиться со страхом делегирования и приучить сотрудников к самостоятельности.

Ослабляйте контроль постепенно

• На первых порах руководитель контролирует все этапы какого-либо процесса.

  Например, этапы при коммерческой работе с клиентами: первая встреча, первый звонок, коммерческое предложение, техническое задание, договор, первая предоплата, первая сдача/приемка.

• Если все задачи ставятся правильно, регулярно и четко, через некоторое время у сотрудников формируется стандарт работы, навыки исполнительной дисциплины.

  В этот момент можно снять некоторые точки контроля. Если технические процессы отлажены и работают, не стоит дергать подчиненных в этой точке.

• Для того, чтобы грамотно распределять контроль, руководителю необходима прозрачная картина.

  Нужна информационная система с функциями постановки и контроля задач. Она обеспечивает прозрачность всех задач, всех исполнителей и собственных возможностей руководителя.
  

Делегирование ответственности

Постановка и контроль задач эффективны только тогда, когда руководитель может правильно делегировать ответственность.

Представьте, что вы даете задание экспедитору — отвезти груз по определенному адресу. Если водитель будет звонить вам с каждого перекрестка и спрашивать, куда ему повернуть — у вас проблема с делегированием. Задача экспедитора — не проехать определенным маршрутом, а доставить груз по указанному адресу. Эта схема работает и для любых других задач.

Если сотрудник формально принял задачу, это не значит, что он готов отвечать за результат. Есть несколько признаков, по которым легко определить проблемы с ответственностью. Как правило, сотрудники, не готовые взять на себя ответственность, задают много вопросов, пытаются перекинуть задачу на коллег, задерживают сроки выполнения.

Разберитесь в причинах затянутых сроков

• Возможно, сотруднику не хватает знаний и опыта. Тогда нужно его обучить — подсказать, показать, проработать отдельные моменты на примерах.
• Сотрудник боится неудачи, не мотивирован выполнять работу. В такой ситуации нужен индивидуальный подход — поддержка, уговоры, совместная работа.
  

В делегировании не менее важна и обратная связь от руководителя. Оставляйте свои замечания, не скупитесь на похвалу, если задача действительно выполнена хорошо. Вам важно понять, насколько сам сотрудник был доволен работой и результатом, готов ли он взять на себя следующую задачу.

Запомните: контролировать проще правильно поставленные задачи. Если задача сформулирована однозначно, результат по ней будет более предсказуем.

Инструменты постановки и контроля задач

После того, как вы выстроили культуру исполнительной дисциплины, научились формулировать задачи, делегировать ответственность и правильно контролировать выполнение, найдите подходящий инструмент для автоматизации этих процессов.
Если вы планируете раздавать задания регулярно и контролировать ход работ в любое время, вам понадобится таск-менеджер. Это должно быть удобное решение, в котором можно ставить задачу, описывать ее содержание и планируемые результаты.

Как это реализовано в Битрикс24

• Поставить задачу сотруднику можно в течение 2 двух минут.

  Сформулируйте задание, укажите сроки выполнения и выберите ответственного. Если нужно — разбейте поручение на подзадачи или составьте чек-лист необходимых действий.
  Не забывайте о том, что все необходимые данные должны удобно прикрепляться к задаче. Также важно, чтобы вся история работ по задаче сохранялась в системе.

• Таск-менеджер учитывает время выполнения задач, дает возможность обсуждения каждой задачи, комментирования, добавления участников, смены исполнителей.

  Например, в Битрикс24 легко уточнять и обсуждать сложные моменты в задаче. Комментирование доступно всем — постановщику, исполнителю и соисполнителям, а также наблюдателям. В наблюдатели можно выбрать тех сотрудников, кому важен результат выполнения задачи.

• Как только задача поставлена, можно следить за ходом ее выполнения.

  Руководителю видна вся информация — взята ли задача в работу (для учета времени исполнения ответственный сотрудник должен указать, что начал выполнение), сколько времени осталось до окончания срока выполнения, есть ли сложности с работой.
  В Битрикс24 время, затраченное на выполнение задач, отображается в отчетах. Отчеты помогают оценить эффективность каждого сотрудника.
  

Правильно выбранный и вовремя внедренный инструмент для управления задачами и контролем их выполнения решит не только текущие проблемы компании, но и послужит основой и хорошим стимулом для будущего развития бизнеса.

Постановка задач, контроль подчиненных — принципы и рекомендации

Какие проблемы могут возникать при постановке задач подчиненным?

• Сотрудник вас неправильно понял. Особенно это касается недавно нанятых работников, фрилансеров или представителей творческих профессий. Ситуация действительно не самая приятная: вы ставите задачу, а результат получаете не тот, который ожидали.

• Срыв сроков. Как часто в вашей компании срываются дедлайны? Сколько задач переносится из месяца в месяц, из года в год или выполняется в последний момент? Поверьте, их значительно больше, чем вы сейчас насчитали. Потому что задания, которые не выполняются вовремя, имеют тенденцию превращаться в текучку или вообще растворяться в общем потоке.

• Перекладывание ответственности. Ещё одна неприятность, которая особенно часто подстерегает компании со сложной иерархией и многогранной структурой отделов. Как это происходит: вы ставите задачу сотруднику, в ходе выполнения выясняется, что необходимо подключить других специалистов. Результат “зависает”, потому что ваши подчинённые начинают перекладывать свою ответственность на других. К примеру, можно услышать: я не доделал макет, потому что мне пообещали сотрудник из соседнего отдела предоставить информацию и куда-то пропал. Или что-то подобное.

• Видимость работы. Иногда недобросовестные​ сотрудники создают лишь видимость работы, занимаясь посторонними делами вместо поставленной вами задачи. Сам он утверждает, что работает, но у вас есть причины в этом сомневаться.

• Человеческий фактор. Подчиненный может элементарно забыть какую-нибудь деталь задания, заболеть, уволиться, не закончив проект, или просто не справится. Тогда потребуется постановка новой задачи, разъяснение другому специалисту специфики работы, выяснение, какие цели достигнуты и насколько хорошо и так далее. Все это — лишнее время, нервы и, скорее всего, деньги

К сожалению, это не полный список. В зависимости от структуры компании и нюансов бизнеса из-за неправильной постановки и отсутствия контроля выполнения задач могут возникать и более серьезные проблемы, ведущие к потере репутации или значительным убыткам.

Но все эти проблемы можно если не решить, то по крайней мере свести их последствия к минимуму. Мы подготовили для вас несколько рекомендаций​, которые помогут наладить постановку задач и контроль над работой подчиненных.

1. Сформируйте отделы. Если в одной деятельности занято несколько человек, или есть определенное количество сотрудников, работа которых тесно пересекается между собой, сформируйте отдел. Так, вам нужно будет контролировать только начальника отдела, а не сразу нескольких подчиненных.
2. Введите систему отчетностей. Обяжите каждого сотрудника не только выполнять поставленные задачи, но и отчитываться каждый день или неделю об их выполнении.
3. Ведите учет всех поставленных задач, а также используйте календарь, чтобы контролировать сроки выполнения.
4. Изучите популярные системы управления проектами: scram, waterfool и другие. Эти методики пришли к нам с запада и достаточно эффективны.
5. И последнее, но не по значимости: внедрите в работу своей компании корпоративный портал. Это отличное решение для бизнеса, которое поможет вам не только с постановкой задач подчиненным, но и с эффективным взаимодействием со своими клиентами.

Современные порталы имеют колоссальные возможности, которые помогут вашему бизнесу развиваться. В частности, вы сможете эффективно наладить постановку задач и контроль их выполнения без волокиты, записных книжек и календарей. Давайте рассмотрим этот момент подробнее.

Постановка и контроль выполнения задач на примере портала Битрикс24

Для наглядности возьмем конкретную задачу. Например, вам необходимо провести обучающий тренинг для сотрудников своей компании. Как это скорее всего будет выглядеть, если в постановки и реализации задачи не задействуется Битрикс24:

1. Вы вызываете к себе подчиненного и устно объясняете ему суть задачи.

2. Сотрудник выслушивает, если ответственный — записывает детали в блокнот.

3. Ближе к дедлайну вы интересуетесь, как идут дела с подготовкой к тренингу и выясняется, что многие технические моменты упущены, специалисты, которые могли бы помочь в организации, не подключены, спикер уходит в отпуск и так далее, и тому подобное.

4. В день тренинга организация оставляет желать лучшего: многие сотрудники не были предупреждены о мероприятии вовремя и не успели прийти, произошла задержка/накладка, все затянулось, прошло совсем не так, как вы ожидали, а главное, не принесло нужных результатов.

Согласитесь, именно по такому сценарию (с небольшими отклонениями в ту или иную сторону в зависимости от обстоятельств и специфики работы) выполняется большинство задач в компании.

А как могло бы выглядеть это же задание, если бы вы внедрили в свой бизнес Битрикс24?

1. Постановка задачи осуществляется через систему, сотруднику, ответственному за ее исполнение, сразу приходит уведомление.

2. В задаче вы можете прописать все цели и свои ожидания, не опасаясь, что исполнитель что-нибудь упустит или забудет.

3. Вы можете поставить срок, когда должна быть готова задача. Если по какой-то причине работа не будет выполнена в срок, задача окажется в просроченных, и исполнитель, и вы — постановщик задачи — это увидите.

4. К задаче можно подключать наблюдателей, соисполнителей, менять ответственных — все сотрудники будут получать уведомления о каждом комментарии и изменении в задаче, смогут вносить свои предложения, делать замечания и отчитываться о проделанной работе.

5. В задаче можно создавать подзадачи и в них назначать других ответственных. Например, вы хотите не просто провести тренинг, но и сохранить его видеозапись. Используя Битрикс24 можно создать подзадачу для оператора, техника, монтажера и все контролировать в рамках одной поставленной задачи.

6. И наконец, так как через данный портал будут работать все ваши подчиненные, вы очень легко сможете оповестить их о предстоящем мероприятии. Просто создайте задачу, поставьте пометку “Всем сотрудникам” или выберите конкретный отдел, и они получат уведомления о тренинге. Кроме того, вы сможете отслеживать реакцию сотрудников: они могут оставлять комментарии и ставить отметку “Я прочитал” или “Мне нравится”. Также можно подключать календарь. Благодаря этому сотрудники получат уведомление в день тренинга.

Как видите, такая организация работы гораздо более эффективная. Многие процессы вы сможете автоматизировать, держать под контролем исполнение задач и в целом оптимизировать свой бизнес. Если Вы хотите, чтобы постановка задач и контроль их исполнения в Вашей компании вышли на новый, эффективный уровень, наши специалисты помогут Вам внедрить корпоративный портал Битрикс24 и настроить под Ваш бизнес.

Остались вопросы?
У Вас другие задачи или Вы не поняли как это сделать?